![\"\"](\"https:\/\/support.tomedo.at\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/2024\/05\/tomedo-handbuch-kommunikation-praxis-dokumentenverwaltung-uebersicht-2048x1232.png\")
<\/figure>\n\n\n\nDas Fenster „Dokumentenverwaltung“ wird in 2 Bereiche unterteilt: links\u00a01<\/mark>\u00a0der Verzeichnis-Baum mit allen gespeicherten Ordnern und Dateien und rechts\u00a02<\/mark>\u00a0die Details der Dokumente und Ordner angezeigt. \u00dcber die Checkbox\u00a03<\/mark>\u00a0auf der linken Seite k\u00f6nnen Sie sich gel\u00f6schte Dokumente anzeigen lassen.<\/p>\n\n\n\n Das Anlegen von Ordnern erfolgt \u00fcber den Ordner-Button\u00a04<\/mark>. Standardm\u00e4\u00dfig wird kein<\/strong> Ordner-Name vergeben.<\/p>\n\n\n\n Das Erstellen von neuen Schreib-Dokumenten, wie DOCX-Datei oder Textdokument, erfolgt \u00fcber den „Neu“-Button\u00a05<\/mark>. Der Default-Name ist f\u00fcr DOCX-Dateien \u201eneues DOCX-Dokument\u201c und f\u00fcr ein Textdokument \u201eneues Textdokument\u201c.<\/p>\n\n\n\n Mithilfe des „Import“-Buttons\u00a06<\/mark>\u00a0k\u00f6nnen Dateien und Verzeichnisse vom Rechner in die tomedo\u00ae-Dokumentenverwaltung importiert werden. Der Import ist limitiert mit maximal 100 Dateien und maximal 500 MB in einem Schritt. Beim \u00dcberschreiten des Limits wird ein entsprechender Hinweis angezeigt und der Import wird gestoppt. Genauso k\u00f6nnen Sie nat\u00fcrlich auch Dateien und Verzeichnisse wieder exportieren\u00a07<\/mark>.<\/p>\n\n\n\n Verzeichnisse und Dateien k\u00f6nnen \u00fcber den „L\u00f6schen“-Button 7<\/mark> auch systemweit gel\u00f6scht werden, was sicherheitshalber mit einem Best\u00e4tigungs-Dialog akzeptiert werden muss.<\/p>\n\n\n\n Die Sortierung der Verzeichnisdatei-Struktur erfolgt alphabetisch. Via Drag-and-drop k\u00f6nnen Dokumente in andere Ordner und\/oder Ordner an andere Stellen im Verzeichnisbaum verschoben werden.<\/p>\n\n\n\n Sobald Sie ein Textdokument ausw\u00e4hlen, erscheint zudem oberhalb dieser zwei Bereiche eine Werkzeugleiste\u00a09<\/mark>, \u00fcber welche Sie z.B. die Textgr\u00f6\u00dfe. Schriftart oder Farbe von Text in Ihrem Dokument anpassen k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n Wenn Sie mit dem Mauszeiger \u00fcber ein Dokument oder einen Ordner fahren, erscheinen daneben Symbole, \u00fcber welche Sie die Dateien verwalten k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n Hinweis:<\/strong> Bei Ordner existiert nur das Auge, die anderen beiden Symbole finden sich ausschlie\u00dflich bei Dokumenten.<\/p>\n\n\n\n Dabei existieren die folgenden Parameter zur Konfiguration der Leseaufforderung:<\/p>\n\n\n\n Hinweis:<\/strong> Erfolgt die Konfiguration des Best\u00e4tigungstextes, nachdem die Leseaufforderung bereits aktiv ist, wird der Best\u00e4tigungstext nicht angezeigt!<\/p>\n\n\n\n Dr\u00fcckt der Nutzer den „Gelesen“-Button, erscheint folgender Best\u00e4tigungs-Dialog:<\/p>\n\n\n\n Mit Klick auf das Stift-Icon wird das ausgew\u00e4hlte Dokument ge\u00f6ffnet und kann bearbeitet werden. \u00dcber Klick auf das Aktionsketten-Icon kann die hinterlegte Aktionskette ausgef\u00fchrt werden. Zum Ausf\u00fchren der Aktionskette muss eine Kartei ge\u00f6ffnet sein.<\/p>\n\n\n\n Nutzer mit Zugriffsrechten auf Bearbeitung der Dokumenten-Struktur d\u00fcrfen das Fenster \u201e\u00dcbersicht Leseaufforderungen\u201c \u00fcber den Reiter \u201eVerwaltung\u201c unter Dokumente \u2192 \u00dcbersicht Leseaufforderungen<\/em> \u00f6ffnen. In diesem Fenster erh\u00e4lt der Nutzer einen \u00dcberblick, welche Dokumente wann von welchem Nutzer gelesen wurden bzw. welche noch ungelesen sind. Mehr dazu erfahren Sie in den Unterkapiteln Filterung nach Dokumenten<\/a> und Filterung nach Nutzern<\/a>.<\/p>\n\n\n\n Im oberen Bereich der linken Seite\u00a01<\/mark>\u00a0sehen Sie die Informationen zur Erstellung des Dokuments. Hier wird der Titel, das Erstellungsdatum und der entsprechende Nutzer hinterlegt. Auf der rechten Seite\u00a02<\/mark>\u00a0sehen Sie au\u00dferdem, wann und durch wen die letzte \u00c4nderung vorgenommen wurde. Hier wird auch die Versionsnummer\u00a03<\/mark>\u00a0aufgef\u00fchrt. Diese k\u00f6nnen Sie mit einem Klick auf den Pfeil \u2191 hochsetzen. \u00dcber die drei Punkte daneben k\u00f6nnen Sie allgemein entscheiden, mit welcher Versionsnummer neue Dokumente starten sollen. Standardm\u00e4\u00dfig ist diese auf \u201ev0.0\u201c festgelegt.<\/p>\n\n\n\n Um das Dokument direkt im Fenster zu bearbeiten, k\u00f6nnen Sie in das Textfeld\u00a04<\/mark>\u00a0klicken und dort Ihren Text eintippen. F\u00fcr Textgestaltungen wie zum Beispiel die Textart, die Gr\u00f6\u00dfe oder die Farbe der Schrift klicken Sie auf den \u201eA<\/em>\u201e-Button\u00a05<\/mark>. Alternativ k\u00f6nnen Sie auch die Werkzeugleiste im oberen Bereich des Fensters nutzen. Rechts neben dem \u201eA<\/em>\u201e-Button finden Sie die Buttons\u00a06<\/mark>\u00a0zum Verwerfen oder Speichern der \u00c4nderungen.<\/p>\n\n\n\n Bei Bedarf k\u00f6nnen Sie Ihrem Dokument auch direkt eine Aktionskette\u00a07<\/mark>\u00a0zuordnen.<\/p>\n\n\n\n Wenn Sie das Dokument statt im Fenster direkt lieber in einem Textverarbeitungsprogramm bearbeiten m\u00f6chten, k\u00f6nnen Sie dies \u00fcber den Button \u201eBearbeiten\u201c\u00a08<\/mark>\u00a0tun.<\/p>\n\n\n\n \u00dcber den \u201eHistorie\u201c-Button\u00a09<\/mark>\u00a0k\u00f6nnen alle gespeicherten \u00c4nderungen eingesehen und wiederhergestellt werden. Per Klick k\u00f6nnen Sie die gew\u00fcnschte Version (inklusive Informationen \u00fcber das Erstellungsdatum und den Nutzer) anklicken und bei Bedarf, insofern es sich nicht um die aktuellste Version handelt, unten auf den Button \u201eWiederherstellen\u201c klicken.<\/p>\n\n\n\n Hinweis:<\/strong>\u00a0Mit Doppelklick auf das Dokument in der Verzeichnis\u00fcbersicht k\u00f6nnen die Dokumente schreibgesch\u00fctzt ge\u00f6ffnet werden. \u00c4nderungen am Dokument, die dennoch vorgenommen werden, werden allerdings nicht in der Dokumentenverwaltung gespeichert.<\/p>\n\n\n\n Zus\u00e4tzlich besteht die M\u00f6glichkeit, Dokumente in der Dokumentenverwaltung durch Dokumente vom Rechner \u00fcber den Button \u201eandere Datei zuweisen\u201c\u00a010<\/mark>\u00a0zu ersetzen. Dabei wird der Inhalt des Dokuments in der Dokumentenverwaltung komplett \u00fcberschrieben, der Name des Dokuments bleibt allerdings erhalten. Das Dokument auf dem Rechner bleibt von dieser Aktion unber\u00fchrt.<\/p>\n\n\n\n Die drei folgenden Buttons\u00a011<\/mark>\u00a0haben dieselben Funktionen wie die Symbole in der Ordnerstruktur in der linken Seite des Fensters. Sie k\u00f6nnen hier die Rechte zum Editieren, die Sichtbarkeit und eventuelle Lesebest\u00e4tigungen f\u00fcr das Dokument konfigurieren.<\/p>\n\n\n\n Das Panel \u2192 Leseaufforderungen\/Dokumente<\/em> (auch \u00fcber das Symbol Als Admin haben Sie au\u00dferdem die M\u00f6glichkeit, sich \u00fcber Verwaltung \u2192 Dokumente \u2192 \u00dcbersicht Leseaufforderungen<\/em> anzeigen zu lassen, wer welches Dokument bereits gelesen hat.<\/p>\n\n\n\n F\u00fcr das ausgew\u00e4hlte Dokument 1<\/mark> werden nun die Nutzer 2<\/mark>, die eine Leseaufforderung f\u00fcr das Dokument erhalten haben, aufgelistet.<\/p>\n\n\n\n Unter „Status“ 3<\/mark> ist ersichtlich, seit wie vielen Tagen die Leseaufforderung aktiv bzw. f\u00e4llig ist (rot hinterlegt) oder an welchem Tag die Lesebest\u00e4tigung erfolgte (gr\u00fcn hinterlegt). Besteht eine offene Leseaufforderung f\u00fcr ein Dokument, wird zus\u00e4tzlich ein roter Briefkasten 4<\/mark> angezeigt. Mit Klick auf das Icon wird automatisch dem Nutzer eine Standard-Nachricht mit Hinweis auf die offene Lesebest\u00e4tigung geschickt: \u201eSie haben eine offene Leseaufforderung f\u00fcr das Dokument \u2026 Bitte lesen und best\u00e4tigen Sie!\u201c. \u00dcber den Button „Alle offenen erinnern“ 5<\/mark> wird automatisch an alle Nutzer diese Standard-Nachricht versendet.<\/p>\n\n\n\n In der Spalte „Lesedauer“ 6<\/mark> wird die Zeit, wie lange das Dokument ge\u00f6ffnet war, angezeigt. Die Angabe der Lesedauer bezieht sich stets auf die letzte Leseaufforderung des Dokuments. Wird das Dokument mehrmals pro Leseaufforderung gelesen, wird die Zeit pro Leseaufforderung addiert. Das ist relevant, wenn ein Dokument regelm\u00e4\u00dfig gelesen werden muss.<\/p>\n\n\n\n Wird f\u00fcr ein Dokument die Leseaufforderung wiederholt, wird nur die Lesedauer vom letzten Lesen bzw. der aktiven Leseaufforderung angezeigt.<\/p>\n\n\n\n In diesem Fenster ist \u00fcber Aktivieren der entsprechenden Checkbox am unteren Reiter au\u00dferdem m\u00f6glich, gel\u00f6schte Nutzer und gel\u00f6schte Dokumente anzeigen zu lassen. Die gel\u00f6schten Dokumente und Nutzer werden jeweils in roter Schrift hervorgehoben. F\u00fcr die gel\u00f6schten Dokumente kann ebenfalls noch eingesehen werden, wann und von welchem Nutzer f\u00fcr wie lange gelesen wurde.<\/p>\n\n\n\n Um die Leseaufforderung nach Nutzern zu filtern, k\u00f6nnen Sie das Symbol mit den zwei Pfeilen 1<\/mark> anklicken, und von dort aus einen beliebigen Nutzer 2<\/mark> ausw\u00e4hlen, um eine \u00dcbersicht seiner noch ausstehenden Lesebest\u00e4tigungen zu sehen. Sie k\u00f6nnen au\u00dferdem nach Nutzergruppen filtern 3<\/mark>. Wenn Sie in diesem Modus auf „Alle offenen erinnern“ 4<\/mark> klicken, erh\u00e4lt der ausgew\u00e4hlte Nutzer Benachrichtigungen \u00fcber alle Dokumente, die von ihm noch nicht gelesen worden sind.<\/p>\n\n\n\n Mit dem Button \u201eDrucken\u201c kann die ge\u00f6ffnete Liste aller Leseaufforderungen (sowohl in der Dokumenten- als auch der Nutzer\u00fcbersicht) gedruckt werden. Manuell kann eingestellt werden, welche Spalten gedruckt werden und wie der Titel des Dokuments lauten soll. Als Titel wird standardm\u00e4\u00dfig das gew\u00e4hlte Dokument bzw. Nutzer und an welchem Tag die Lesebest\u00e4tigungen gedruckt wurden, vorausgef\u00fcllt.<\/p>\n\n\n\n Allgemeines Die Dokumentenverwaltung\u00a0eignet sich zur Anlage eines praxisinternen Qualit\u00e4tsmanagement-Systems (QMS).\u00a0Sie\u00a0kann \u00fcber\u00a0Verwaltung\u00a0\u2192\u00a0Dokumente \u2192\u00a0Dokumentenverwaltung\u00a0ge\u00f6ffnet werden. Das Fenster „Dokumentenverwaltung“ wird in 2 Bereiche unterteilt: links\u00a01\u00a0der Verzeichnis-Baum mit allen gespeicherten Ordnern und Dateien und rechts\u00a02\u00a0die Details der Dokumente und Ordner angezeigt. \u00dcber die Checkbox\u00a03\u00a0auf der linken Seite k\u00f6nnen Sie sich gel\u00f6schte Dokumente anzeigen lassen. 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<\/figure>\n\n\n\n\n
Hinweis:<\/strong> Diese Einstellungen sind erst nach erneutem \u00d6ffnen des Panels aktiv. Weiter k\u00f6nnen auch f\u00fcr nicht sichtbare Dokumente Leseaufforderungen gesetzt werden.<\/li>\n\n\n\n![\"\"](\"https:\/\/support.tomedo.at\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/2024\/05\/tomedo-handbuch-kommunikation-praxis-dokumentenverwaltung-leseaufforderung-einstellen-2048x1232.png\")
<\/figure>\n\n\n\n\n
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<\/figure>\n\n\n\nBearbeitung von Dokumenten<\/h3>\n\n\n\n
![\"\"](\"https:\/\/support.tomedo.at\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/2024\/05\/tomedo-handbuch-kommunikation-praxis-dokumentenverwaltung-textdokument-bearbeiten.png\")
<\/figure>\n\n\n\n![\"\"](\"https:\/\/support.tomedo.at\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/2024\/05\/tomedo-handbuch-dokumentenverwaltung-historie-oesterreich-1024x585.png\")
<\/figure>\n\n\n\nDas Panel Leseaufforderungen<\/h2>\n\n\n\n
![\"\"](\"https:\/\/support.tomedo.at\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/2024\/05\/tomedo-handbuch-dokumentenverwaltung-symbol-toolbar-oesterreich.png\")
der festen Symbolleiste, welches auch direkt anzeigt, ob offene Leseaufforderungen ausstehen) untergliedert sich in drei Bereiche „Offen“, „Dokumente“ und „Erledigt“, die einzeln \u00fcber die entsprechenden Reiter angeklickt werden k\u00f6nnen. Das Heftzwecken-Symbol oben rechts erm\u00f6glicht es Ihnen, dieses Fenster anzupinnen und im Vordergrund zu behalten. Das Einstellungssymbol f\u00fchrt Sie direkt in die Dokumentenverwaltung.<\/p>\n\n\n\n![\"\"](\"https:\/\/support.tomedo.at\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/2024\/05\/tomedo-handbuch-dokumentenverwaltung-leseaufforderungen-offen-oesterreich.png\")
<\/figure>\n\n\n\n\n
![\"\"](\"https:\/\/support.tomedo.at\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/2024\/05\/tomedo-handbuch-dokumentenverwaltung-leseaufforderungen-dokumente-oesterreich.png\")
<\/figure>\n\n\n\n\n
![\"\"](\"https:\/\/support.tomedo.at\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/2024\/05\/tomedo-handbuch-dokumentenverwaltung-leseaufforderungen-erledigt-oesterreich.png\")
<\/figure>\n\n\n\n\n
Filterung nach Dokumenten<\/h2>\n\n\n\n
![\"\"](\"https:\/\/support.tomedo.at\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/2024\/05\/tomedo-handbuch-dokumentenverwaltung-uebersicht-leseaufforderungen-oesterreich.png\")
<\/figure>\n\n\n\nFilterung nach Nutzern<\/h2>\n\n\n\n
![\"\"](\"https:\/\/support.tomedo.at\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/2024\/05\/tomedo-handbuch-dokumentenverwaltung-leseaufforderungen-nutzer-oesterreich.png\")
<\/figure>\n\n\n\nDrucken der Leseaufforderungs-\u00dcbersicht<\/h2>\n\n\n\n
![\"\"](\"https:\/\/support.tomedo.at\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/2024\/05\/tomedo-handbuch-dokumentenverwaltung-drucken-dokument-oesterreich-868x1024.png\")
![\"\"](\"https:\/\/support.tomedo.at\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/2024\/05\/tomedo-handbuch-dokumentenverwaltung-drucken-nutzer-oesterreich-872x1024.png\")