Sie haben die M\u00f6glichkeit, E-Mails aus Ihrem E-Mail-Account in tomedo\u00ae einzulesen. Dazu m\u00fcssen Sie unter\u00a0Admin \u2192 E-Mail-Konten<\/em>\u00a0die Daten Ihres E-Mail-Accounts eingeben. Unterhalb der Felder „Bezeichnung“ und „E-Mail-Adresse“ sehen Sie drei verschiedene Reiter: „Server“, „Konto“ und „Signaturen“.<\/p>\n\n\n\n
Im ersten Reiter sind die Servereinstellungen des E-Mail-Services einzutragen. In dem zweiten Reiter hinterlegen Sie dann die Credentials Ihres E-Mail-Kontos bei diesem Provider.\u00a0Signaturen k\u00f6nnen Sie entsprechend im dritten Reiter f\u00fcr jedes E-Mail-Konto einzeln einstellen.\u00a0Alle drei Reiter werden in den n\u00e4chsten Unterkapiteln genauer erkl\u00e4rt.<\/p>\n\n\n\n
Um den Empfang und das Versenden von E-Mails einzurichten, ben\u00f6tigen Sie die korrekte Host-Adresse Ihres E-Mail-Anbieters und den zum Protokoll passenden Port, den Sie am besten selber googeln. G\u00e4ngige Portnummern sind bei IMAP 993, 143, bei SMTP 465, 587, 25 und POP3 995, 110.<\/p>\n\n\n\n
Wichtig:<\/strong> Versenden kann tomedo\u00ae nur per SMTP-Protokoll, empfangen hingegen nur per POP3 oder IMAP, d.h. Sie brauchen in jedem Fall ein extra E-Mail-Konto zum Versenden mit dem passenden SMTP-Host und -Port Ihres Anbieters und ein anderes E-Mail-Konto in tomedo\u00ae mit den gleichen Zugangsdaten aber dem POP3- oder IMAP-Host und -Port Ihres Anbieters. Sie k\u00f6nnen sich auch an den Support wenden, der Sie bei der Einrichtung unterst\u00fctzt.<\/p>\n\n\n\n
E-Mail-Konto<\/h3>\n\n\n\n
Nach erfolgter Konfiguration der Servereinstellungen k\u00f6nnen Sie im Reiter „Konto“ die Zugangsdaten des E-Mail-Kontos hinterlegen. Zur Authentifizierung gibt es 2 M\u00f6glichkeiten, die Sie \u00fcber den Button „Authentifizierung“\u00a01<\/mark>\u00a0ausw\u00e4hlen k\u00f6nnen:<\/p>\n\n\n\n
Authentifizierung per Passwort<\/h4>\n\n\n\n<\/figure>\n\n\n\n
Bei der Authentifizierung per Passwort m\u00fcssen Sie in das Feld „Passwort“ 2<\/mark> das Passwort des hinterlegten E-Mail-Kontos eintragen.<\/p>\n\n\n\n
Open Authentification (OAuth) 2.0<\/h4>\n\n\n\n<\/figure>\n\n\n\n
Bei der Authentifizierung via OAuth 2.0 (verf\u00fcgbar ab tomedo\u00ae-Version v1.110) k\u00f6nnen Sie nach Dr\u00fccken auf den Button „Zugangscode“\u00a03<\/mark>\u00a0im Browser einen Zugangscode f\u00fcr das E-Mail-Konto beantragen. Nach Akzeptieren der Authentifikation wird der entsprechende Zugangscode automatisch in tomedo\u00ae eingetragen.<\/p>\n\n\n\n
Generelle Einstellungen zur Authentifizierung<\/h4>\n\n\n\n
In beiden F\u00e4llen k\u00f6nnen Sie mittels „Verbindungstest“ 4<\/mark> \u00fcberpr\u00fcfen, ob Sie alle Credentials korrekt eingegeben haben. Wenn das nicht der Fall ist, bekommen Sie eine entsprechende Fehlermeldung.<\/p>\n\n\n\n
Wenn der E-Mail-Empfang per IMAP-Protokoll konfiguriert ist, k\u00f6nnen Sie heruntergeladene Mails automatisch als gelesen markieren 5<\/mark> und sogar das komplette E-Mail-Konto mit allen Unterordnern synchronisieren. Bitte beachten Sie, dass die initiale Synchronisierung einige Minuten in Anspruch nehmen kann.<\/p>\n\n\n\n
Standardm\u00e4\u00dfig ist f\u00fcr den Abruf von E-Mails ein Intervall von 60 Sekunden eingestellt. Sie k\u00f6nnen diesen Wert auch anpassen sowie bei Bedarf den Abruf oder Versand von E-Mails deaktivieren 6<\/mark>.<\/p>\n\n\n\n
Nach Setzen des Hakens bei „E-Mails mit Patientenbezug in der Akte archivieren“ 7<\/mark> k\u00f6nnen Sie eine E-Mail mit Rechtsklick einem vorhandenen oder neuen Patienten zuordnen. Oft werden Ihnen anhand des Absenders und weiterer Schlagw\u00f6rter m\u00f6gliche Patienten vorgeschlagen.<\/p>\n\n\n\n
Signaturen<\/h3>\n\n\n\n<\/figure>\n\n\n\n
Pro E-Mail-Konto k\u00f6nnen Sie eine oder mehrere Signaturen hinterlegen. Sie haben dort auch die M\u00f6glichkeit, html-Bl\u00f6cke zu verwenden. Diese erstellen Sie am besten mit einem externen html-Editor und f\u00fcgen sie dann in den html-Block in der Signatur ein.<\/p>\n\n\n\n
E-Mail-Account<\/h2>\n\n\n\n<\/figure>\n\n\n\n
Unter\u00a0Verwaltung \u2192 E-Mail<\/em>\u00a0k\u00f6nnen Sie die E-Mails aus Ihrem Account ansehen. Im Auswahlmen\u00fc oben\u00a01<\/mark>\u00a0k\u00f6nnen Sie aus der Liste aller aktiven E-Mail-Accounts ausw\u00e4hlen. In der linken Spalte befinden sich die Ordner\u00a02<\/mark>\u00a0des ausgew\u00e4hlten Accounts. Wenn Sie die E-Mail-Synchronisation aktiviert haben, wird die Ordnerstruktur ebenfalls synchronisiert. Generell k\u00f6nnen Sie aber auch \u00fcber die Buttons „+ eigener Ordner“ und „\u2013 Ordner l\u00f6schen“\u00a03<\/mark>\u00a0Ihre Ordneransicht manuell konfigurieren. Rechts neben den Ordnern befindet sich eine Tabelle der heruntergeladenen E-Mails, im rechten leeren Feld befindet sich dann die Vorschau einer ausgew\u00e4hlten E-Mail.<\/p>\n\n\n\n
Oberhalb der Mails sind zudem zwei Suchfelder vorhanden, sowohl f\u00fcr die Patientensuche 4<\/mark> als auch f\u00fcr die Textsuche 5<\/mark>. So k\u00f6nnen Sie unkompliziert Ihre Mails filtern. Der obere Reiter gibt zudem noch einmal die M\u00f6glichkeit, schnell zwischen den Ordern Posteingang, Gesendet, Postausgang, Entw\u00fcrfe und Papierkorb zu wechseln 6<\/mark>. Die Symbole daneben 7<\/mark> erm\u00f6glichen es, nur dem Absender zu antworten, allen zu antworten oder die Mail weiterzuleiten. Au\u00dferdem k\u00f6nnen Sie eine neue Mail schreiben, auch konkret an den aktuellen Patienten 8<\/mark>. Das Symbol in der rechten oberen Ecke des Fensters bringt Sie in die E-Mail Einstellungen 9<\/mark>, die auch \u00fcber Admin \u2192 E-Mail Einstellungen<\/em> zu finden sind.<\/p>\n\n\n\n
Wenn Sie in der Tabelle eine E-Mail ausgew\u00e4hlt haben, stehen Ihnen weitere Funktionen zur Verf\u00fcgung. Per Rechtsklick auf eine E-Mail k\u00f6nnen Sie dann \u00fcber das Kontextmen\u00fc die folgenden Aktionen ausf\u00fchren:<\/p>\n\n\n\n<\/figure>\n\n\n\n
\n
E-Mail verschieben:<\/strong>\u00a0Hier k\u00f6nnen Sie innerhalb der vorhandenen Ordnerstruktur navigieren. Alternativ k\u00f6nnen Sie die E-Mail auch per Drag-and-drop in den gew\u00fcnschten Ordner verschieben.<\/li>\n\n\n\n
E-Mail l\u00f6schen:<\/strong> Diese E-Mail ist dann auch auf allen synchronisierten Mail-Clients gel\u00f6scht.<\/li>\n\n\n\n
E-Mail als ungelesen markieren:<\/strong> Auch diese Aktion wird auf allen Mail-Clients synchronisiert.<\/li>\n\n\n\n
Patient suchen und E-Mail zuordnen:<\/strong> Einem Bestandspatienten kann die E-Mail direkt zugeordnet werden. Sie erscheint dann als Eintrag in der Patientenkartei.<\/li>\n\n\n\n
Patient anlegen und E-Mail zuordnen:<\/strong> Wenn es sich um einen Neupatienten handelt, k\u00f6nnen Sie diesen direkt anlegen und die E-Mail zuordnen. Auch in diesem Fall erscheint sie daraufhin als Eintrag in der Patientenkartei.<\/li>\n\n\n\n
automatische Zuordnung:<\/strong> Nachdem Sie eine E-Mail einem Patienten zugeordnet haben, haben Sie die M\u00f6glichkeit, zuk\u00fcnftige E-Mails von dieser E-Mail-Adresse automatisch diesem Patienten zuzuordnen.<\/li>\n\n\n\n
E-Mail .eml \u00f6ffnen:<\/strong> Bei eml handelt es sich um ein geeignetes Format, um E-Mails auf einem Datentr\u00e4ger zu speichern.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
Verwaltung der E-Mail-Vorlagen<\/h2>\n\n\n\n
Um Terminerinnerungen per E-Mail oder aus Statistik-Ergebnislisten per Aktion leicht massenhaft E-Mails verschicken zu k\u00f6nnen, werden Vorlagen ben\u00f6tigt. \u00dcber den Men\u00fcpunkt Admin \u2192 E-Mail-Vorlagen<\/em> erreichen Sie die Vorlagenverwaltung. Dort k\u00f6nnen Sie vorhandene Vorlagen bearbeiten, neue Vorlagen erstellen, sowie diese in Ordnern thematisch ordnen.<\/p>\n\n\n\n<\/figure>\n\n\n\n
Auf der linken Seite\u00a01<\/mark>\u00a0sind alle verf\u00fcgbaren Vorlagen aufgelistet. Mit den Button darunter\u00a02<\/mark>\u00a0k\u00f6nnen Sie neue Vorlagen hinzuf\u00fcgen, Ordner hinzuf\u00fcgen, um Ihre Vorlagen zu sortieren, oder Vorlagen und Ordner wieder l\u00f6schen.<\/p>\n\n\n\n
Der Name der Vorlage 3<\/mark> dient der internen Wiedererkennung in Schnellauswahllisten und sollte f\u00fcr Sie m\u00f6glichst eindeutig sein.<\/p>\n\n\n\n
Im Feld \u201eKopie an\u201c 4<\/mark> k\u00f6nnen Sie eine (oder gegebenenfalls kommagetrennt mehrere) E-Mail-Adresse(n) angeben, an die eine Kopie jeder versendeten E-Mail geschickt werden soll. Das Feld kann auch leer bleiben, aber dann erhalten Sie unter Umst\u00e4nden keine direkte Versandbest\u00e4tigung. Andererseits kann der mehr oder weniger gleichzeitige Empfang von \u00fcber hundert Versandbest\u00e4tigungsmails herk\u00f6mmliche E-Mail-Konten durchaus \u00fcberlasten, wenn Ihr E-Mail-Anbieter das z.B. als potenziellen Angriffsversuch wertet und erst einmal gar keine Mails mehr verschickt.<\/p>\n\n\n\n
Das Betreffsfeld 5<\/mark> stellt dar, was die Empf\u00e4nger von Nachrichten, die auf dieser Vorlage basieren, als Betreff angezeigt bekommen und sollte daher nicht leer bleiben, sondern m\u00f6glichst kurz und konkret den Inhalt der Nachricht zusammenfassen.<\/p>\n\n\n\n
In den Bereich Textvorlage kommt der Inhalt der zu versendenden E-Mails. Dabei k\u00f6nnen Sie die meisten Briefschreibungskommandos in der \u00fcblichen\u00a0$[Schreibweise]$<\/code>\u00a0verwenden. Als Hilfestellung dazu dient der „Kommandos“-Button\u00a06<\/mark>, \u00fcber den Sie eine Liste aller Kommandos \u00f6ffnen k\u00f6nnen. F\u00fcr Terminerinnerungen k\u00f6nnen Sie alle Platzhalter des Briefkommandos\u00a0$[selektierterTermin]$<\/code>\u00a0verwenden. Mit\u00a0%d<\/code>\u00a0erhalten Sie zum Beispiel das Datum des Termins. Vor- und Nachname des Patienten erhalten Sie mit\u00a0%V<\/code>\u00a0und\u00a0%N<\/code>\u00a0und f\u00fcr\u00a0%g<\/code>\u00a0erhalten Sie \u201eHerr\u201c oder \u201eFrau\u201c. Komplette Patientennamen inkl. Anrede und Titel erhalten Sie mit\u00a0%M<\/code>.<\/p>\n\n\n\n
Mit dem Button „Schrift“\u00a07<\/mark>\u00a0k\u00f6nnen Sie den Text der Vorlage im Hinblick auf Schriftart, Schriftgr\u00f6\u00dfe, Farbe, etc. anpassen. \u00dcber den Button „HTML Block“\u00a08<\/mark> k\u00f6nnen Sie auch direkt html-Code einbauen. Auch das Hinzuf\u00fcgen von Anh\u00e4ngen\u00a09<\/mark>\u00a0an die E-Mail ist m\u00f6glich.<\/p>\n\n\n\n
Bei der Schnellauswahl des zu erzeugenden Karteieintragstypen\u00a010<\/mark>\u00a0stehen nur solche zur Auswahl, die als Medientyp \u201eText\u201c haben. \u00dcber den Einstellungs-Button an der rechten Seite gelangen Sie wie gewohnt zum entsprechenden Verwaltungsfenster, in dem Sie auch neue Karteieintragstypen (wie z.B. „EMail-Terminerinnerung“) anlegen k\u00f6nnen. In die Akten der Patienten wird jeweils ein Eintrag vom gew\u00e4hlten Typ mit Betreff und Inhalt der versendeten Nachrichten archiviert, au\u00dfer bei \u201ekeine Auswahl\u201c.<\/p>\n\n\n\n
Zus\u00e4tzlich k\u00f6nnen Sie E-Mails aus Statistik-Ergebnislisten per Aktion verschicken. Dies funktioniert nat\u00fcrlich nur, sofern in den Patientendetails eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Haben Sie in einer Statistik-Ergebnisliste die Aktion \u201eE-Mail an alle Patienten der Liste verschicken\u201c gew\u00e4hlt, \u00f6ffnet sich zun\u00e4chst ein Fenster, in dem Sie die E-Mail-Vorlage, das Absender-Konto sowie bei Bedarf eine E-Mail-Signatur ausw\u00e4hlen. In diesem Fenster wird ebenfalls angezeigt, bei wie vielen Patienten eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Des Weiteren haben Sie die M\u00f6glichkeit, der E-Mail Dokumente aus Karteieintr\u00e4gen als Anhang hinzuzuf\u00fcgen. Die Verschl\u00fcsselung der Anh\u00e4nge wird im n\u00e4chsten Abschnitt besprochen.<\/p>\n\n\n\n<\/figure>\n\n\n\n
Analog k\u00f6nnen Sie auch an anderen Stellen E-Mails an mehrere Patienten verschicken, beispielsweise aus Patientenlisten.<\/p>\n\n\n\n
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