Im ersten Reiter sind die Servereinstellungen des E-Mail-Services einzutragen. In dem zweiten Reiter hinterlegen Sie dann die Credentials Ihres E-Mail-Kontos bei diesem Provider. Signaturen k\u00f6nnen Sie entsprechend im dritten Reiter f\u00fcr jedes E-Mail-Konto einzeln einstellen. Alle drei Reiter werden in den n\u00e4chsten Unterkapiteln genauer erkl\u00e4rt.<\/p>\n\n\n\n
Servereinstellungen<\/h3>\n\n\n\n![\"\"](\"https:\/\/support.tomedo.at\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/2024\/05\/tomedo-handbuch-email-kontenverwaltung-server-oesterreich-946x1024.png\")
<\/figure>\n\n\n\nUm den Empfang und das Versenden von E-Mails einzurichten, ben\u00f6tigen Sie die korrekte Host-Adresse Ihres E-Mail-Anbieters und den zum Protokoll passenden Port, den Sie am besten selber googeln. G\u00e4ngige Portnummern sind bei IMAP 993, 143, bei SMTP 465, 587, 25 und POP3 995, 110.<\/p>\n\n\n\n
Wichtig:<\/strong> Versenden kann tomedo\u00ae nur per SMTP-Protokoll, empfangen hingegen nur per POP3 oder IMAP, d.h. Sie brauchen in jedem Fall ein extra E-Mail-Konto zum Versenden mit dem passenden SMTP-Host und -Port Ihres Anbieters und ein anderes E-Mail-Konto in tomedo\u00ae mit den gleichen Zugangsdaten aber dem POP3- oder IMAP-Host und -Port Ihres Anbieters. Sie k\u00f6nnen sich auch an den Support wenden, der Sie bei der Einrichtung unterst\u00fctzt.<\/p>\n\n\n\nE-Mail-Konto<\/h3>\n\n\n\n
Nach erfolgter Konfiguration der Servereinstellungen k\u00f6nnen Sie im Reiter „Konto“ die Zugangsdaten des E-Mail-Kontos hinterlegen. Zur Authentifizierung gibt es 2 M\u00f6glichkeiten, die Sie \u00fcber den Button „Authentifizierung“ 1<\/mark> ausw\u00e4hlen k\u00f6nnen:<\/p>\n\n\n\nAuthentifizierung per Passwort<\/h4>\n\n\n\n![\"\"](\"https:\/\/support.tomedo.at\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/2024\/05\/tomedo-handbuch-email-kontenverwaltung-konto-passwort-oesterreich-neu.png\")
<\/figure>\n\n\n\nBei der Authentifizierung per Passwort m\u00fcssen Sie in das Feld „Passwort“ 2<\/mark> das Passwort des hinterlegten E-Mail-Kontos eintragen.<\/p>\n\n\n\nOpen Authentification (OAuth) 2.0<\/h4>\n\n\n\n![\"\"](\"https:\/\/support.tomedo.at\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/2024\/05\/tomedo-handbuch-email-kontenverwaltung-konto-oauth-oesterreich-neu2.png\")
<\/figure>\n\n\n\nBei der Authentifizierung via OAuth 2.0 (verf\u00fcgbar ab tomedo\u00ae-Version v1.110) k\u00f6nnen Sie nach Dr\u00fccken auf den Button „Zugangscode“ 3<\/mark> im Browser einen Zugangscode f\u00fcr das E-Mail-Konto beantragen. Nach Akzeptieren der Authentifikation wird der entsprechende Zugangscode automatisch in tomedo\u00ae eingetragen.<\/p>\n\n\n\nGenerelle Einstellungen zur Authentifizierung<\/h4>\n\n\n\n
In beiden F\u00e4llen k\u00f6nnen Sie mittels „Verbindungstest“ 4<\/mark> \u00fcberpr\u00fcfen, ob Sie alle Credentials korrekt eingegeben haben. Wenn das nicht der Fall ist, bekommen Sie eine entsprechende Fehlermeldung.<\/p>\n\n\n\nWenn der E-Mail-Empfang per IMAP-Protokoll konfiguriert ist, k\u00f6nnen Sie heruntergeladene Mails automatisch als gelesen markieren 5<\/mark> und sogar das komplette E-Mail-Konto mit allen Unterordnern synchronisieren. Bitte beachten Sie, dass die initiale Synchronisierung einige Minuten in Anspruch nehmen kann.<\/p>\n\n\n\nStandardm\u00e4\u00dfig ist f\u00fcr den Abruf von E-Mails ein Intervall von 60 Sekunden eingestellt. Sie k\u00f6nnen diesen Wert auch anpassen sowie bei Bedarf den Abruf oder Versand von E-Mails deaktivieren 6<\/mark>.<\/p>\n\n\n\nNach Setzen des Hakens bei „E-Mails mit Patientenbezug in der Akte archivieren“ 7<\/mark> k\u00f6nnen Sie eine E-Mail mit Rechtsklick einem vorhandenen oder neuen Patienten zuordnen. Oft werden Ihnen anhand des Absenders und weiterer Schlagw\u00f6rter m\u00f6gliche Patienten vorgeschlagen.<\/p>\n\n\n\nSignaturen<\/h3>\n\n\n\n![\"\"](\"https:\/\/support.tomedo.at\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/2024\/05\/tomedo-handbuch-email-kontenverwaltung-signatur-oesterreich-947x1024.png\")
<\/figure>\n\n\n\nPro E-Mail-Konto k\u00f6nnen Sie eine oder mehrere Signaturen hinterlegen. Sie haben dort auch die M\u00f6glichkeit, html-Bl\u00f6cke zu verwenden. Diese erstellen Sie am besten mit einem externen html-Editor und f\u00fcgen sie dann in den html-Block in der Signatur ein.<\/p>\n\n\n\n
E-Mail-Account<\/h2>\n\n\n\n![\"\"](\"https:\/\/support.tomedo.at\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/2024\/05\/tomedo-handbuch-email-verwaltung-oesterreich.png\")
<\/figure>\n\n\n\nUnter Verwaltung \u2192 E-Mail<\/em> k\u00f6nnen Sie die E-Mails aus Ihrem Account ansehen. Im Auswahlmen\u00fc oben 1<\/mark> k\u00f6nnen Sie aus der Liste aller aktiven E-Mail-Accounts ausw\u00e4hlen. In der linken Spalte befinden sich die Ordner 2<\/mark> des ausgew\u00e4hlten Accounts. Wenn Sie die E-Mail-Synchronisation aktiviert haben, wird die Ordnerstruktur ebenfalls synchronisiert. Generell k\u00f6nnen Sie aber auch \u00fcber die Buttons „+ eigener Ordner“ und „\u2013 Ordner l\u00f6schen“ 3<\/mark> Ihre Ordneransicht manuell konfigurieren. Rechts neben den Ordnern befindet sich eine Tabelle der heruntergeladenen E-Mails, im rechten leeren Feld befindet sich dann die Vorschau einer ausgew\u00e4hlten E-Mail.<\/p>\n\n\n\nOberhalb der Mails sind zudem zwei Suchfelder vorhanden, sowohl f\u00fcr die Patientensuche 4<\/mark> als auch f\u00fcr die Textsuche 5<\/mark>. So k\u00f6nnen Sie unkompliziert Ihre Mails filtern. Der obere Reiter gibt zudem noch einmal die M\u00f6glichkeit, schnell zwischen den Ordern Posteingang, Gesendet, Postausgang, Entw\u00fcrfe und Papierkorb zu wechseln 6<\/mark>. Die Symbole daneben 7<\/mark> erm\u00f6glichen es, nur dem Absender zu antworten, allen zu antworten oder die Mail weiterzuleiten. Au\u00dferdem k\u00f6nnen Sie eine neue Mail schreiben, auch konkret an den aktuellen Patienten 8<\/mark>. Das Symbol in der rechten oberen Ecke des Fensters bringt Sie in die E-Mail Einstellungen 9<\/mark>, die auch \u00fcber Admin \u2192 E-Mail Einstellungen<\/em> zu finden sind.<\/p>\n\n\n\nWenn Sie in der Tabelle eine E-Mail ausgew\u00e4hlt haben, stehen Ihnen weitere Funktionen zur Verf\u00fcgung. Per Rechtsklick auf eine E-Mail k\u00f6nnen Sie dann \u00fcber das Kontextmen\u00fc die folgenden Aktionen ausf\u00fchren:<\/p>\n\n\n\n![\"\"](\"https:\/\/support.tomedo.at\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/2024\/05\/tomedo-handbuch-e-mail-Rechtsklick-1024x335.png\")
<\/figure>\n\n\n\n\n- E-Mail verschieben:<\/strong> Hier k\u00f6nnen Sie innerhalb der vorhandenen Ordnerstruktur navigieren. Alternativ k\u00f6nnen Sie die E-Mail auch per Drag-and-drop in den gew\u00fcnschten Ordner verschieben.<\/li>\n\n\n\n
- E-Mail l\u00f6schen:<\/strong> Diese E-Mail ist dann auch auf allen synchronisierten Mail-Clients gel\u00f6scht.<\/li>\n\n\n\n
- E-Mail als ungelesen markieren:<\/strong> Auch diese Aktion wird auf allen Mail-Clients synchronisiert.<\/li>\n\n\n\n
- Patient suchen und E-Mail zuordnen:<\/strong> Einem Bestandspatienten kann die E-Mail direkt zugeordnet werden. Sie erscheint dann als Eintrag in der Patientenkartei.<\/li>\n\n\n\n
- Patient anlegen und E-Mail zuordnen:<\/strong> Wenn es sich um einen Neupatienten handelt, k\u00f6nnen Sie diesen direkt anlegen und die E-Mail zuordnen. Auch in diesem Fall erscheint sie daraufhin als Eintrag in der Patientenkartei.<\/li>\n\n\n\n
- automatische Zuordnung:<\/strong> Nachdem Sie eine E-Mail einem Patienten zugeordnet haben, haben Sie die M\u00f6glichkeit, zuk\u00fcnftige E-Mails von dieser E-Mail-Adresse automatisch diesem Patienten zuzuordnen.<\/li>\n\n\n\n
- E-Mail .eml \u00f6ffnen:<\/strong> Bei eml handelt es sich um ein geeignetes Format, um E-Mails auf einem Datentr\u00e4ger zu speichern.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
Verwaltung der E-Mail-Vorlagen<\/h2>\n\n\n\n
Um Terminerinnerungen per E-Mail oder aus Statistik-Ergebnislisten per Aktion leicht massenhaft E-Mails verschicken zu k\u00f6nnen, werden Vorlagen ben\u00f6tigt. \u00dcber den Men\u00fcpunkt Admin \u2192 E-Mail-Vorlagen<\/em> erreichen Sie die Vorlagenverwaltung. Dort k\u00f6nnen Sie vorhandene Vorlagen bearbeiten, neue Vorlagen erstellen, sowie diese in Ordnern thematisch ordnen.<\/p>\n\n\n\n![\"\"](\"https:\/\/support.tomedo.at\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/2024\/05\/tomedo-handbuch-oesterreich-kommunikation-patienten-e-mail-verwaltung-vorlagen.png\")
<\/figure>\n\n\n\nAuf der linken Seite 1<\/mark> sind alle verf\u00fcgbaren Vorlagen aufgelistet. Mit den Button darunter 2<\/mark> k\u00f6nnen Sie neue Vorlagen hinzuf\u00fcgen, Ordner hinzuf\u00fcgen, um Ihre Vorlagen zu sortieren, oder Vorlagen und Ordner wieder l\u00f6schen.<\/p>\n\n\n\nDer Name der Vorlage 3<\/mark> dient der internen Wiedererkennung in Schnellauswahllisten und sollte f\u00fcr Sie m\u00f6glichst eindeutig sein.<\/p>\n\n\n\nIm Feld \u201eKopie an\u201c 4<\/mark> k\u00f6nnen Sie eine (oder gegebenenfalls kommagetrennt mehrere) E-Mail-Adresse(n) angeben, an die eine Kopie jeder versendeten E-Mail geschickt werden soll. Das Feld kann auch leer bleiben, aber dann erhalten Sie unter Umst\u00e4nden keine direkte Versandbest\u00e4tigung. Andererseits kann der mehr oder weniger gleichzeitige Empfang von \u00fcber hundert Versandbest\u00e4tigungsmails herk\u00f6mmliche E-Mail-Konten durchaus \u00fcberlasten, wenn Ihr E-Mail-Anbieter das z.B. als potenziellen Angriffsversuch wertet und erst einmal gar keine Mails mehr verschickt.<\/p>\n\n\n\nDas Betreffsfeld 5<\/mark> stellt dar, was die Empf\u00e4nger von Nachrichten, die auf dieser Vorlage basieren, als Betreff angezeigt bekommen und sollte daher nicht leer bleiben, sondern m\u00f6glichst kurz und konkret den Inhalt der Nachricht zusammenfassen.<\/p>\n\n\n\nIn den Bereich Textvorlage kommt der Inhalt der zu versendenden E-Mails. Dabei k\u00f6nnen Sie die meisten Briefschreibungskommandos in der \u00fcblichen $[Schreibweise]$<\/code> verwenden. Als Hilfestellung dazu dient der „Kommandos“-Button 6<\/mark>, \u00fcber den Sie eine Liste aller Kommandos \u00f6ffnen k\u00f6nnen. F\u00fcr Terminerinnerungen k\u00f6nnen Sie alle Platzhalter des Briefkommandos $[selektierterTermin]$<\/code> verwenden. Mit %d<\/code> erhalten Sie zum Beispiel das Datum des Termins. Vor- und Nachname des Patienten erhalten Sie mit %V<\/code> und %N<\/code> und f\u00fcr %g<\/code> erhalten Sie \u201eHerr\u201c oder \u201eFrau\u201c. Komplette Patientennamen inkl. Anrede und Titel erhalten Sie mit %M<\/code>.<\/p>\n\n\n\nMit dem Button \u201cSchrift\u201d k\u00f6nnen Sie den Text in der Vorlage im Hinblick auf Schriftart, Schriftgr\u00f6sse, Farbe, etc. anpassen. \u00dcber den Button \u201cHTML Block\u201d k\u00f6nnen Sie auch direkt html-Code einbauen. Auch das Hinzuf\u00fcgen von Anh\u00e4ngen 7<\/mark> an die E-Mail ist m\u00f6glich.<\/p>\n\n\n\nDes Weiteren k\u00f6nnen Sie unter dem Feld \u201eHeader\u201c\u00a08<\/mark>\u00a0die Header f\u00fcr die mit dieser Vorlage versendeten E-Mails angeben. Details zu den verschiedenen Headertypen k\u00f6nnen Sie unter\u00a0Versandfenster f\u00fcr E-Mails in tomedo\u00ae<\/a>\u00a0nachlesen.<\/p>\n\n\n\n\u00dcber \u201cVorschlag f\u00fcr\u201d 9<\/mark> k\u00f6nnen Sie ausserdem festlegen, an welchen Stellen die E-Mail Vorlage verwendet werden kann. Diese ist dann in allen angehakten Bereichen verf\u00fcgbar. Standardm\u00e4\u00dfig ist nur die Kartei hinterlegt, wenn Sie also die Vorlage an weiteren Stellen nutzen m\u00f6chten, k\u00f6nnen Sie dies hier hinterlegen.<\/p>\n\n\n\n![\"\"](\"https:\/\/support.tomedo.at\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/2024\/05\/tomedo-handbuch-oesterreich-kommunikation-patienten-e-mail-vorlagen-verwaltung-vorschlag-2048x1310.png\")
<\/figure>\n\n\n\nZus\u00e4tzlich k\u00f6nnen Sie E-Mails aus Statistik-Ergebnislisten per Aktion verschicken. Dies funktioniert nat\u00fcrlich nur, sofern in den Patientendetails eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Haben Sie in einer Statistik-Ergebnisliste die Aktion \u201eE-Mail an alle Patienten der Liste verschicken\u201c gew\u00e4hlt, \u00f6ffnet sich zun\u00e4chst ein Fenster, in dem Sie die E-Mail-Vorlage, das Absender-Konto sowie bei Bedarf eine E-Mail-Signatur ausw\u00e4hlen. In diesem Fenster wird ebenfalls angezeigt, bei wie vielen Patienten eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Des Weiteren haben Sie die M\u00f6glichkeit, der E-Mail Dokumente aus Karteieintr\u00e4gen als Anhang hinzuzuf\u00fcgen. Die Verschl\u00fcsselung der Anh\u00e4nge wird im n\u00e4chsten Abschnitt besprochen.<\/p>\n\n\n\n![\"\"](\"https:\/\/support.tomedo.at\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/2024\/05\/tomedo-handbuch-e-mail-statistik-1024x546.png\")
<\/figure>\n\n\n\nAnalog k\u00f6nnen Sie auch an anderen Stellen E-Mails an mehrere Patienten verschicken, beispielsweise aus Patientenlisten.<\/p>\n\n\n\n
Die Einstellungen, um Terminerinnerungen automatisiert per E-Mail zu verschicken, werden in der Terminerinnerungsverwaltung vorgenommen (siehe Der Kalender \u2013 Abschnitt Terminerinnerungen per SMS und E-Mail<\/a>).<\/p>\n\n\n\nPDF-Verschl\u00fcsselung beim E-Mail-Anhang-Versand<\/h2>\n\n\n\n
Ob eine PDF-Verschl\u00fcsselung erfolgen soll, kann in den tomedo\u00ae Einstellungen unter Praxis \u2192 Datenschutz<\/em> eingestellt werden. Diese Funktion umfasst, dass PDF-Dokumente im Anhang von E-Mails mit einem dem Patienten zugeordneten Schl\u00fcssel verschl\u00fcsselt werden k\u00f6nnen. Diesbez\u00fcglich k\u00f6nnen folgende Optionen eingestellt werden:<\/p>\n\n\n\n\n- vorher nachfragen,<\/li>\n\n\n\n
- immer wenn m\u00f6glich und<\/li>\n\n\n\n
- nie.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
Als Standardeinstellung wird vor dem Versenden von E-Mails nachgefragt, ob Sie Anh\u00e4nge verschl\u00fcsseln m\u00f6chte oder nicht. Bereits verschl\u00fcsselte Dateien werden automatisch nicht zus\u00e4tzlich verschl\u00fcsselt.<\/p>\n\n\n\n
Damit ein PDF-Anhang verschl\u00fcsselt versendet werden kann, muss f\u00fcr den Patienten ein Schl\u00fcssel hinterlegt sein. In den Einstellungen haben Sie die M\u00f6glichkeit zu bestimmen, ob mit \u00d6ffnen der Kartei automatisch ein Schl\u00fcssel f\u00fcr den Patienten gesetzt werden soll. Ob ein Schl\u00fcssel generiert werden soll oder falls ja, auf welcher Grundlage, k\u00f6nnen Sie im Auswahlmen\u00fc festlegen. Dabei stehen Ihnen folgende Optionen f\u00fcr den Schl\u00fcssel zur Verf\u00fcgung:<\/p>\n\n\n\n
\n- als Geburtstag,<\/li>\n\n\n\n
- als Versichertennummer,<\/li>\n\n\n\n
- als zuf\u00e4llige Zeichenkette und<\/li>\n\n\n\n
- nicht setzen.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
In den Patientendetails neben der E-Mail-Adresse kann mit Klick auf die Schl\u00fcssel-Schaltfl\u00e4che der Dialog ebenfalls ein Schl\u00fcssel f\u00fcr den Patienten hinterlegt werden. Hier haben Sie die M\u00f6glichkeit sich einen 16-stelligen Schl\u00fcssel \u00fcber den Reload-Button automatisch erzeugen zu lassen oder k\u00f6nnen selbst einen Schl\u00fcssel eingeben.<\/p>\n\n\n\n
Hinweis:<\/strong> Der Schl\u00fcssel f\u00fcr die Verschl\u00fcsselung von PDF-Dokumenten darf nur Zahlen, Buchstaben (au\u00dfer \u00df,\u00f6,\u00e4,\u00fc) und die Zeichen , . \u2013 ; : _ enthalten.<\/p>\n\n\n\n![\"\"](\"https:\/\/support.tomedo.at\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/2024\/05\/tomedo-handbuch-verschluesselter-Versand-Schluessel.png\")
<\/figure>\n\n\n\nIm Anschluss k\u00f6nnen Sie diesen Schl\u00fcssel f\u00fcr den Patienten auf Grundlage einer Briefvorlage f\u00fcr den Patienten ausdrucken oder als SMS versenden.<\/p>\n\n\n\n
Als Standard ist die Briefvorlage „Verschl\u00fcsselungscode“ gesetzt, falls noch keine andere ausgew\u00e4hlt wurde. Mit dem Briefkommando $[ds_key]$ (siehe Admin \u2192 Briefkommando-Liste \u2192 Platzhalter \u2192 Text<\/em>) kann der Schl\u00fcssel ausgegeben werden.<\/p>\n\n\n\nZum Versenden der SMS klicken Sie auf den SMS-Button. Es \u00f6ffnet sich folgender Dialog. Hier haben Sie die M\u00f6glichkeit auf Grundlage einer Textvorlage mit Verwendung des Briefkommandos f\u00fcr den Schl\u00fcssel eine SMS an den Patienten zu senden. Zus\u00e4tzlich k\u00f6nnen Sie sich daf\u00fcr einen Karteieintrag erstellen lassen.<\/p>\n\n\n\n
Hinweis:<\/strong> Nur wenn Sie ein SMS-Konto unter Admin \u2192 Kalender \u2192 SMS-Vorlagen<\/em> im Reiter „Einstellungen“ hinterlegt haben, steht diese Funktion zum SMS-Versand zur Verf\u00fcgung.<\/p>\n\n\n\n![\"\"](\"https:\/\/support.tomedo.at\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/2024\/05\/tomedo-handbuch-verschluesselter-Versand-SMS-1024x688.png\")
<\/figure>\n\n\n\nDieser Schl\u00fcssel wird gesetzt, falls Sie PDF-Dokumente verschl\u00fcsselt per E-Mail an den Patienten versenden. Ist der Schl\u00fcssel leer, wird das Dokument nicht verschl\u00fcsselt versendet, wenn Sie die Option „immer wenn m\u00f6glich“ gew\u00e4hlt haben. Bei Verwendung der Option „immer nachfragen“ \u00f6ffnet sich folgender Dialog bei E-Mail-Erstellung mit PDF-Anhang aus der Kartei heraus.<\/p>\n\n\n\n
Ist f\u00fcr den Patienten kein Schl\u00fcssel hinterlegt, dann k\u00f6nnen Sie den E-Mail-Anhang in dem Status nur unverschl\u00fcsselt versenden. Alternativ haben Sie die M\u00f6glichkeit, einen Schl\u00fcssel f\u00fcr den Patienten zu hinterlegen. Hier k\u00f6nnen Sie \u00fcber den Button „Geburtsdatum“ oder Schaltfl\u00e4che „Versichertennummer“ die Daten des Patienten als Schl\u00fcssel setzten lassen. Nat\u00fcrlich k\u00f6nnen Sie auch selbst einen Schl\u00fcssel eingeben. \u00dcber den Augen-Button kann der Schl\u00fcssel sich angezeigt werden lassen und kann ggf. editiert werden.<\/p>\n\n\n\n![\"\"](\"https:\/\/support.tomedo.at\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/2024\/05\/tomedo-handbuch-verschluesselter-Versand-Verschluesselungsabfrage.png\")
<\/figure>\n\n\n\nHaben Sie einen Schl\u00fcssel f\u00fcr den Patienten hinterlegt, k\u00f6nnen Sie diesen Schl\u00fcssel jetzt dem Patienten ausdrucken oder eine SMS mit dem Schl\u00fcssel senden. Mit Klick auf den Button „Verschl\u00fcsselt“ wird der PDF-E-Mail-Anhang verschl\u00fcsselt versendet und mit Klick auf „Unverschl\u00fcsselt“ entsprechend unverschl\u00fcsselt versendet.<\/p>\n\n\n\n![\"\"](\"https:\/\/support.tomedo.at\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/2024\/05\/tomedo-handbuch-verschluesselter-Versand-Verschluesselungsabfrage_mit_Schluessel.png\")
<\/figure>\n\n\n\nIm Massenversand per E-Mail stehen zwei Checkboxen f\u00fcr die PDF Verschl\u00fcsselung zur Verf\u00fcgung:<\/p>\n\n\n\n
\n- „PDF Dateien im Anhang verschl\u00fcsseln“ ist, wenn die Einstellung „immer verschl\u00fcsseln“ ausgew\u00e4hlt hat, automatisch aktiviert, sonst deaktiviert.<\/li>\n\n\n\n
- „PDF Dateien im Anhang auch f\u00fcr Patienten ohne Schl\u00fcssel versenden“ erlaubt es E-Mails auch f\u00fcr Personen ohne Schl\u00fcssel zu versenden, falls „PDF Dateien im Anhang verschl\u00fcsseln“ aktiviert ist und ist nie automatisch aktiviert. F\u00fcr Patienten ohne Schl\u00fcssel, denen Sie verschl\u00fcsselte E-Mails schicken m\u00f6chten, erscheint eine Abfrage, ob Sie die E-Mail wirklich senden m\u00f6chten, da kein Schl\u00fcssel vorhanden ist.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
E-Mail-Versand von Karteieintr\u00e4gen<\/h2>\n\n\n\n
Sie k\u00f6nnen auch konkrete Karteieintr\u00e4ge per E-Mail versenden. Dazu ist es zun\u00e4chst einmal n\u00f6tig, ein entsprechendes Karteiversandprofil anzulegen, um \u00fcber dieses die Karteieintr\u00e4ge auszuw\u00e4hlen.<\/p>\n\n\n\n
Karteiversandprofile<\/h3>\n\n\n\n
Die Verwaltung der einzelnen Profile finden Sie unter Admin \u2192 Karteiversandprofile<\/em>. Dabei ist ein Standard-Profil von tomedo\u00ae voreingestellt. Dieses k\u00f6nnen Sie nicht ver\u00e4ndern.<\/p>\n\n\n\n![\"\"](\"https:\/\/support.tomedo.at\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/2024\/05\/tomedo-handbuch-e-mail-aus-kartei-karteiversandprofile-neu.png\")
<\/figure>\n\n\n\nUm ein neues Karteiversandprofil anzulegen, klicken Sie auf den „+“-Button 1<\/mark> unterhalb der linken Liste bestehender Profile. Genauso k\u00f6nnen Sie \u00fcber den „\u2013“-Button Profile wieder l\u00f6schen. Dem neuen Profil sollten Sie daraufhin zun\u00e4chst einmal einen Namen 2<\/mark> geben.<\/p>\n\n\n\nDer oberste Bereich bestimmt die Vorlagen 3<\/mark>, die f\u00fcr den Versand relevant sind. Wenn Sie die E-Mails aus einer konkreten Vorlage heraus erstellen wollen, so m\u00fcssen Sie die zugeh\u00f6rige Vorlage ausw\u00e4hlen. Sollten Sie noch keine entsprechende Vorlage erstellt haben, k\u00f6nnen Sie dies wie oben beschrieben<\/a> \u00fcber Admin \u2192 E-Mail-Vorlagen<\/em> tun. Au\u00dferdem k\u00f6nnen Sie einen Brief aus Ihren Vorlagen anh\u00e4ngen. Bei diesen handelt es sich um Ihre Briefvorlagen aus Admin \u2192 Briefvorlagen<\/em>.<\/p>\n\n\n\nSie k\u00f6nnen zudem entscheiden, welche Karteieintr\u00e4ge 4<\/mark> f\u00fcr den E-Mail-Versand ber\u00fccksichtigt werden sollen. Dabei k\u00f6nnen Sie w\u00e4hlen, ob das Profil f\u00fcr alle Karteieintr\u00e4ge zur Verf\u00fcgung steht oder nur solche, die ab dem aktuellen Tagesdatum erstellt werden. Auch der Umgang mit Anh\u00e4ngen der Karteieintr\u00e4ge und die \u00dcbernahme von Dateien mit bestimmten Endungen kann hier konfiguriert werden.<\/p>\n\n\n\nIm dritten Bereich wird der Umgang mit bestimmten tomedo\u00ae-Funktionen 5<\/mark> hinterlegt. So k\u00f6nnen Sie einzeln f\u00fcr Briefe, Formulare, offene Privatrechnungen und zuk\u00fcnftige Termine entscheiden, ob diese prinzipiell der E-Mail angeh\u00e4ngt werden sollen oder nicht.<\/p>\n\n\n\nZuletzt legen Sie fest, f\u00fcr wen das Karteiversandprofil sichtbar 6<\/mark> ist. Sie k\u00f6nnen hier sowohl „alle“ Nutzer \u00fcber die Checkbox an der rechten Seite ausw\u00e4hlen, als auch einzelne Nutzer und\/oder Nutzergruppen \u00fcber die Liste unten bestimmen.<\/p>\n\n\n\nHinweis:<\/strong> Diese Versandprofile k\u00f6nnen auch zur E-Mail-Erstellung per Aktionskette genutzt werden.<\/p>\n\n\n\nVersand aus der Kartei<\/h3>\n\n\n\n
Um einen Karteieintrag zu versenden, m\u00fcssen Sie in der Kartei des gew\u00fcnschten Patienten innerhalb der medizinischen Dokumentation per Rechtsklick das Kontextmen\u00fc f\u00fcr den entsprechenden Karteieintrag \u00f6ffnen.<\/p>\n\n\n\n![\"\"](\"https:\/\/support.tomedo.at\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/2024\/05\/tomedo-handbuch-e-mail-aus-kartei-kontextmenue-karteieintrag-neu.png\")
<\/figure>\n\n\n\nAn dieser Stelle werden Ihnen alle Karteiversandprofile, die f\u00fcr den jeweiligen Nutzer sichtbar sind, angezeigt. W\u00e4hlen Sie das gew\u00fcnschte Profil aus und klicken Sie auf „neue E-Mail“, also zum Beispiel „neue E-Mail (Spezial)“ 1<\/mark> f\u00fcr das Profil mit dem Namen „Spezial“. Wollen Sie das generelle Profil \u00fcbernehmen, haben allerdings keine E-Mail-Vorlage hinterlegt oder wollen eine andere nutzen, k\u00f6nnen Sie stattdessen „neue E-Mail mit Vorlage“ 2<\/mark> ausw\u00e4hlen. \u00dcber den Pfeil auf der rechten Seite erscheinen automatisch alle vorhandenen E-Mail-Vorlagen, die Sie nutzen und mit einem Klick \u00f6ffnen k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\nDaraufhin \u00f6ffnet sich automatisch ein Fenster, welches Ihnen anzeigt, welche n\u00f6tigen Vorg\u00e4nge bereits erledigt sind, momentan ausgef\u00fchrt werden, oder noch anstehen.<\/p>\n\n\n\n![\"\"](\"https:\/\/support.tomedo.at\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/2024\/05\/tomedo-handbuch-e-mail-aus-kartei-ablauf-fenster.png\")
<\/figure>\n\n\n\nFalls aktiviert, erscheint au\u00dferdem ein Popup-Fenster, in welchem Sie entscheiden k\u00f6nnen, ob die E-Mail verschl\u00fcsselt versandt werden soll und wenn ja, welcher Schl\u00fcssel genutzt wird. F\u00fcr mehr Informationen diesbez\u00fcglich beachten Sie diesen Abschnitt<\/a>.<\/p>\n\n\n\nSobald dieser Vorgang abgeschlossen ist, erscheint das Fenster, in welchem Sie die E-Mail weiter konfigurieren und absenden k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n
Versand aus Kartei-Popover<\/a><\/h3>\n\n\n\nWenn Sie in der Medizinischen Dokumentation einen Arztbrief anklicken, \u00f6ffnet sich ein Popover. In diesem k\u00f6nnen Sie auf den Briefumschlag-Button klicken, um diesen Eintrag als Mail zu versenden.<\/p>\n\n\n\n![\"\"](\"https:\/\/support.tomedo.at\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/2024\/05\/tomedo-handbuch-oesterreich-kommunikation-patienten-email-kartei-popover-versenden.png\")
<\/figure>\n\n\n\nDas Verhalten von tomedo\u00ae ist dabei abh\u00e4ngig davon, ob Sie E-Mail-Vorlagen (Admin \u2192 E-Mail-Vorlagen)<\/em> f\u00fcr den Typ \u201eArztbrief\u201c konfiguriert haben. Innerhalb der Vorlagenverwaltung k\u00f6nnen Sie an dieser Stelle sehen, f\u00fcr welche Funktionen diese Vorlage vorgeschlagen wird, z.B. f\u00fcr Arztbriefe.<\/p>\n\n\n\n![\"\"](\"https:\/\/support.tomedo.at\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/2024\/05\/tomedo-handbuch-oesterreich-kommunikation-patienten-email-kartei-popover-versenden-vorlagen-2048x1310.png\")
<\/figure>\n\n\n\nWenn Sie keine<\/strong> Vorlage besitzen, die f\u00fcr Arztbriefe vorgeschlagen werden soll, k\u00f6nnen Sie beim Klick auf den Briefumschlag-Button im Popover direkt die E-Mail ohne Vorlage versenden.<\/p>\n\n\n\nSobald Sie mindestens eine<\/strong> Vorlage f\u00fcr Arztbriefe konfiguriert haben, erscheint ein Popover-Men\u00fc, sobald Sie auf den Button klicken. Sie k\u00f6nnen an dieser Stelle ausw\u00e4hlen, welche Vorlage Sie f\u00fcr diesen Arztbrief nutzen m\u00f6chten.<\/p>\n\n\n\n![\"\"](\"https:\/\/support.tomedo.at\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/2024\/05\/tomedo-handbuch-oesterreich-kommunikation-patienten-email-kartei-popover-versenden-mehrere.png\")
<\/figure>\n\n\n\nVersandfenster f\u00fcr E-Mails in tomedo\u00ae <\/h3>\n\n\n\n![\"\"](\"https:\/\/support.tomedo.at\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/2024\/05\/tomedo-handbuch-oesterreich-kommunikation-patienten-e-mail-versandfenster.png\")
<\/figure>\n\n\n\nSie k\u00f6nnen an dieser Stelle noch den Absender 1<\/mark> ver\u00e4ndern oder eine (andere) Signatur 2<\/mark> ausw\u00e4hlen. Au\u00dferdem werden hier die Empf\u00e4nger 3<\/mark> der E-Mail bestimmt. Sie k\u00f6nnen diese \u00fcber die Buttons („Patient“, „Hausarzt“, „Folgearzt“, „Facharzt“) ausw\u00e4hlen \u2013 insofern die E-Mail-Adressen in den Patientendetails hinterlegt sind \u2013, einen konkreten Arzt oder eine sonstige Adresse \u00fcber die Suchfelder finden, oder die E-Mail-Adresse manuell im Feld darunter eintippen.<\/p>\n\n\n\nDie angeh\u00e4ngten Dateien 4<\/mark> der E-Mail werden auf der linken Seite angezeigt. \u00dcber den B\u00fcroklammer-Button k\u00f6nnen Sie zudem weitere Anh\u00e4nge hinzuf\u00fcgen.<\/p>\n\n\n\nWenn Sie eine E-Mail-Vorlage definiert haben, sind die entsprechenden Vorgaben f\u00fcr den Betreff 5<\/mark>, die sogenannten Header der E-Mail 6<\/mark> und das Freitextfeld 7<\/mark> bereits eingetragen. Sie k\u00f6nnen diese allerdings an dieser Stelle noch ver\u00e4ndern. Sie k\u00f6nnen den Text der E-Mail auch \u00fcber die Buttons \u201cHTML Block\u201d und \u201cA<\/em>\u201d unten rechts entsprechend bearbeiten.<\/p>\n\n\n\nDie oben erw\u00e4hnten Header sind zus\u00e4tzliche Angaben zu Ihren E-Mails. Im Einzelnen sind:<\/p>\n\n\n\n
\n- Bcc (\u201cBlind Carbon Copy\u201d)<\/strong>: Hier k\u00f6nnen Sie eine (oder gegebenenfalls kommagetrennt mehrere) E-Mail-Adresse(n) angeben von zus\u00e4tzlichen Empf\u00e4ngern angeben.<\/li>\n\n\n\n
- Comments<\/strong>: Hier k\u00f6nnen Sie zus\u00e4tzliche Kommentare als Freitext angeben.<\/li>\n\n\n\n
- Expires<\/strong>: Hier k\u00f6nnen Sie Datum und Uhrzeit eines Verfallstermins angeben, ab dem diese E-Mail dem Empf\u00e4nger nicht mehr angezeigt werden soll.<\/li>\n\n\n\n
- Importance<\/strong>: Hier k\u00f6nnen Sie die Wichtigkeit der E-Mail angeben.<\/li>\n\n\n\n
- Keywords<\/strong>: Hier k\u00f6nnen Sie Schl\u00fcsselw\u00f6rte angeben, die das Thema der E-Mail beschreiben.<\/li>\n\n\n\n
- Priority<\/strong>: Hier k\u00f6nnen sie das Priorit\u00e4tsniveau der E-Mail angeben.<\/li>\n\n\n\n
- Reply-to<\/strong>: Hier k\u00f6nnen Sie eine (oder gegebenenfalls kommagetrennt mehrere) E-Mail-Adresse(n) angeben, an die die Antwort des Empf\u00e4ngers gesendet werden soll.<\/li>\n\n\n\n
- Sensitivity<\/strong>: Hier k\u00f6nnen Sie darauf hinweisen, wie sensibel die Informationen in dieser E-Mail behandelt werden sollen (z.B. \u201cstreng vertraulich\u201d).<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
Im Alltag Ihrer Ordination sind dabei wahrscheinlich die Header „Bcc“ und „Reply-to“ am wichtigsten. Des Weiteren k\u00f6nnen Sie selbst unter dem Punkt \u201cbenutzerdefiniert\u201d eigene E-Mail Header definieren und f\u00fcr diese Angaben festlegen.<\/p>\n\n\n\n
Sobald Sie die Konfigurationen der E-Mail beendet haben, k\u00f6nnen Sie diese \u00fcber den entsprechenden Button versenden.<\/p>\n\n\n\n
Tipp<\/strong>: Der Dateiname f\u00fcr per E-Mail zu versendende Formulare ist jetzt in den tomedo\u00ae Einstellungen unter Ordination \u2192 Brief\/Fax\/Tel<\/em> einstellbar.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"Verwaltung der E-Mail-Konten Sie haben die M\u00f6glichkeit, E-Mails aus Ihrem E-Mail-Account in tomedo\u00ae einzulesen. Dazu m\u00fcssen Sie unter Admin \u2192 E-Mail-Konten die Daten Ihres E-Mail-Accounts eingeben. Unterhalb der Felder „Bezeichnung“ und „E-Mail-Adresse“ sehen Sie drei verschiedene Reiter: „Server“, „Konto“ und „Signaturen“. Im ersten Reiter sind die Servereinstellungen des E-Mail-Services einzutragen. In dem zweiten Reiter hinterlegen Sie dann […]<\/p>\n","protected":false},"author":21,"featured_media":0,"parent":9179,"menu_order":56,"comment_status":"open","ping_status":"closed","template":"","doc_tag":[],"doc_badge":[],"class_list":["post-9181","docs","type-docs","status-publish","hentry"],"blocksy_meta":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/support.tomedo.at\/wp-json\/wp\/v2\/docs\/9181","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/support.tomedo.at\/wp-json\/wp\/v2\/docs"}],"about":[{"href":"https:\/\/support.tomedo.at\/wp-json\/wp\/v2\/types\/docs"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/support.tomedo.at\/wp-json\/wp\/v2\/users\/21"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/support.tomedo.at\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=9181"}],"version-history":[{"count":4,"href":"https:\/\/support.tomedo.at\/wp-json\/wp\/v2\/docs\/9181\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":13144,"href":"https:\/\/support.tomedo.at\/wp-json\/wp\/v2\/docs\/9181\/revisions\/13144"}],"up":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/support.tomedo.at\/wp-json\/wp\/v2\/docs\/9179"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/support.tomedo.at\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=9181"}],"wp:term":[{"taxonomy":"doc_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/support.tomedo.at\/wp-json\/wp\/v2\/doc_tag?post=9181"},{"taxonomy":"doc_badge","embeddable":true,"href":"https:\/\/support.tomedo.at\/wp-json\/wp\/v2\/doc_badge?post=9181"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}
<\/figure>\n\n\n\nUm den Empfang und das Versenden von E-Mails einzurichten, ben\u00f6tigen Sie die korrekte Host-Adresse Ihres E-Mail-Anbieters und den zum Protokoll passenden Port, den Sie am besten selber googeln. G\u00e4ngige Portnummern sind bei IMAP 993, 143, bei SMTP 465, 587, 25 und POP3 995, 110.<\/p>\n\n\n\n
Wichtig:<\/strong> Versenden kann tomedo\u00ae nur per SMTP-Protokoll, empfangen hingegen nur per POP3 oder IMAP, d.h. Sie brauchen in jedem Fall ein extra E-Mail-Konto zum Versenden mit dem passenden SMTP-Host und -Port Ihres Anbieters und ein anderes E-Mail-Konto in tomedo\u00ae mit den gleichen Zugangsdaten aber dem POP3- oder IMAP-Host und -Port Ihres Anbieters. Sie k\u00f6nnen sich auch an den Support wenden, der Sie bei der Einrichtung unterst\u00fctzt.<\/p>\n\n\n\n Nach erfolgter Konfiguration der Servereinstellungen k\u00f6nnen Sie im Reiter „Konto“ die Zugangsdaten des E-Mail-Kontos hinterlegen. Zur Authentifizierung gibt es 2 M\u00f6glichkeiten, die Sie \u00fcber den Button „Authentifizierung“ 1<\/mark> ausw\u00e4hlen k\u00f6nnen:<\/p>\n\n\n\n Bei der Authentifizierung per Passwort m\u00fcssen Sie in das Feld „Passwort“ 2<\/mark> das Passwort des hinterlegten E-Mail-Kontos eintragen.<\/p>\n\n\n\n Bei der Authentifizierung via OAuth 2.0 (verf\u00fcgbar ab tomedo\u00ae-Version v1.110) k\u00f6nnen Sie nach Dr\u00fccken auf den Button „Zugangscode“ 3<\/mark> im Browser einen Zugangscode f\u00fcr das E-Mail-Konto beantragen. Nach Akzeptieren der Authentifikation wird der entsprechende Zugangscode automatisch in tomedo\u00ae eingetragen.<\/p>\n\n\n\n In beiden F\u00e4llen k\u00f6nnen Sie mittels „Verbindungstest“ 4<\/mark> \u00fcberpr\u00fcfen, ob Sie alle Credentials korrekt eingegeben haben. Wenn das nicht der Fall ist, bekommen Sie eine entsprechende Fehlermeldung.<\/p>\n\n\n\n Wenn der E-Mail-Empfang per IMAP-Protokoll konfiguriert ist, k\u00f6nnen Sie heruntergeladene Mails automatisch als gelesen markieren 5<\/mark> und sogar das komplette E-Mail-Konto mit allen Unterordnern synchronisieren. Bitte beachten Sie, dass die initiale Synchronisierung einige Minuten in Anspruch nehmen kann.<\/p>\n\n\n\n Standardm\u00e4\u00dfig ist f\u00fcr den Abruf von E-Mails ein Intervall von 60 Sekunden eingestellt. Sie k\u00f6nnen diesen Wert auch anpassen sowie bei Bedarf den Abruf oder Versand von E-Mails deaktivieren 6<\/mark>.<\/p>\n\n\n\n Nach Setzen des Hakens bei „E-Mails mit Patientenbezug in der Akte archivieren“ 7<\/mark> k\u00f6nnen Sie eine E-Mail mit Rechtsklick einem vorhandenen oder neuen Patienten zuordnen. Oft werden Ihnen anhand des Absenders und weiterer Schlagw\u00f6rter m\u00f6gliche Patienten vorgeschlagen.<\/p>\n\n\n\n Pro E-Mail-Konto k\u00f6nnen Sie eine oder mehrere Signaturen hinterlegen. Sie haben dort auch die M\u00f6glichkeit, html-Bl\u00f6cke zu verwenden. Diese erstellen Sie am besten mit einem externen html-Editor und f\u00fcgen sie dann in den html-Block in der Signatur ein.<\/p>\n\n\n\n Unter Verwaltung \u2192 E-Mail<\/em> k\u00f6nnen Sie die E-Mails aus Ihrem Account ansehen. Im Auswahlmen\u00fc oben 1<\/mark> k\u00f6nnen Sie aus der Liste aller aktiven E-Mail-Accounts ausw\u00e4hlen. In der linken Spalte befinden sich die Ordner 2<\/mark> des ausgew\u00e4hlten Accounts. Wenn Sie die E-Mail-Synchronisation aktiviert haben, wird die Ordnerstruktur ebenfalls synchronisiert. Generell k\u00f6nnen Sie aber auch \u00fcber die Buttons „+ eigener Ordner“ und „\u2013 Ordner l\u00f6schen“ 3<\/mark> Ihre Ordneransicht manuell konfigurieren. Rechts neben den Ordnern befindet sich eine Tabelle der heruntergeladenen E-Mails, im rechten leeren Feld befindet sich dann die Vorschau einer ausgew\u00e4hlten E-Mail.<\/p>\n\n\n\n Oberhalb der Mails sind zudem zwei Suchfelder vorhanden, sowohl f\u00fcr die Patientensuche 4<\/mark> als auch f\u00fcr die Textsuche 5<\/mark>. So k\u00f6nnen Sie unkompliziert Ihre Mails filtern. Der obere Reiter gibt zudem noch einmal die M\u00f6glichkeit, schnell zwischen den Ordern Posteingang, Gesendet, Postausgang, Entw\u00fcrfe und Papierkorb zu wechseln 6<\/mark>. Die Symbole daneben 7<\/mark> erm\u00f6glichen es, nur dem Absender zu antworten, allen zu antworten oder die Mail weiterzuleiten. Au\u00dferdem k\u00f6nnen Sie eine neue Mail schreiben, auch konkret an den aktuellen Patienten 8<\/mark>. Das Symbol in der rechten oberen Ecke des Fensters bringt Sie in die E-Mail Einstellungen 9<\/mark>, die auch \u00fcber Admin \u2192 E-Mail Einstellungen<\/em> zu finden sind.<\/p>\n\n\n\n Wenn Sie in der Tabelle eine E-Mail ausgew\u00e4hlt haben, stehen Ihnen weitere Funktionen zur Verf\u00fcgung. Per Rechtsklick auf eine E-Mail k\u00f6nnen Sie dann \u00fcber das Kontextmen\u00fc die folgenden Aktionen ausf\u00fchren:<\/p>\n\n\n\n Um Terminerinnerungen per E-Mail oder aus Statistik-Ergebnislisten per Aktion leicht massenhaft E-Mails verschicken zu k\u00f6nnen, werden Vorlagen ben\u00f6tigt. \u00dcber den Men\u00fcpunkt Admin \u2192 E-Mail-Vorlagen<\/em> erreichen Sie die Vorlagenverwaltung. Dort k\u00f6nnen Sie vorhandene Vorlagen bearbeiten, neue Vorlagen erstellen, sowie diese in Ordnern thematisch ordnen.<\/p>\n\n\n\n Auf der linken Seite 1<\/mark> sind alle verf\u00fcgbaren Vorlagen aufgelistet. Mit den Button darunter 2<\/mark> k\u00f6nnen Sie neue Vorlagen hinzuf\u00fcgen, Ordner hinzuf\u00fcgen, um Ihre Vorlagen zu sortieren, oder Vorlagen und Ordner wieder l\u00f6schen.<\/p>\n\n\n\n Der Name der Vorlage 3<\/mark> dient der internen Wiedererkennung in Schnellauswahllisten und sollte f\u00fcr Sie m\u00f6glichst eindeutig sein.<\/p>\n\n\n\n Im Feld \u201eKopie an\u201c 4<\/mark> k\u00f6nnen Sie eine (oder gegebenenfalls kommagetrennt mehrere) E-Mail-Adresse(n) angeben, an die eine Kopie jeder versendeten E-Mail geschickt werden soll. Das Feld kann auch leer bleiben, aber dann erhalten Sie unter Umst\u00e4nden keine direkte Versandbest\u00e4tigung. Andererseits kann der mehr oder weniger gleichzeitige Empfang von \u00fcber hundert Versandbest\u00e4tigungsmails herk\u00f6mmliche E-Mail-Konten durchaus \u00fcberlasten, wenn Ihr E-Mail-Anbieter das z.B. als potenziellen Angriffsversuch wertet und erst einmal gar keine Mails mehr verschickt.<\/p>\n\n\n\n Das Betreffsfeld 5<\/mark> stellt dar, was die Empf\u00e4nger von Nachrichten, die auf dieser Vorlage basieren, als Betreff angezeigt bekommen und sollte daher nicht leer bleiben, sondern m\u00f6glichst kurz und konkret den Inhalt der Nachricht zusammenfassen.<\/p>\n\n\n\n In den Bereich Textvorlage kommt der Inhalt der zu versendenden E-Mails. Dabei k\u00f6nnen Sie die meisten Briefschreibungskommandos in der \u00fcblichen Mit dem Button \u201cSchrift\u201d k\u00f6nnen Sie den Text in der Vorlage im Hinblick auf Schriftart, Schriftgr\u00f6sse, Farbe, etc. anpassen. \u00dcber den Button \u201cHTML Block\u201d k\u00f6nnen Sie auch direkt html-Code einbauen. Auch das Hinzuf\u00fcgen von Anh\u00e4ngen 7<\/mark> an die E-Mail ist m\u00f6glich.<\/p>\n\n\n\n Des Weiteren k\u00f6nnen Sie unter dem Feld \u201eHeader\u201c\u00a08<\/mark>\u00a0die Header f\u00fcr die mit dieser Vorlage versendeten E-Mails angeben. Details zu den verschiedenen Headertypen k\u00f6nnen Sie unter\u00a0Versandfenster f\u00fcr E-Mails in tomedo\u00ae<\/a>\u00a0nachlesen.<\/p>\n\n\n\n \u00dcber \u201cVorschlag f\u00fcr\u201d 9<\/mark> k\u00f6nnen Sie ausserdem festlegen, an welchen Stellen die E-Mail Vorlage verwendet werden kann. Diese ist dann in allen angehakten Bereichen verf\u00fcgbar. Standardm\u00e4\u00dfig ist nur die Kartei hinterlegt, wenn Sie also die Vorlage an weiteren Stellen nutzen m\u00f6chten, k\u00f6nnen Sie dies hier hinterlegen.<\/p>\n\n\n\n Zus\u00e4tzlich k\u00f6nnen Sie E-Mails aus Statistik-Ergebnislisten per Aktion verschicken. Dies funktioniert nat\u00fcrlich nur, sofern in den Patientendetails eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Haben Sie in einer Statistik-Ergebnisliste die Aktion \u201eE-Mail an alle Patienten der Liste verschicken\u201c gew\u00e4hlt, \u00f6ffnet sich zun\u00e4chst ein Fenster, in dem Sie die E-Mail-Vorlage, das Absender-Konto sowie bei Bedarf eine E-Mail-Signatur ausw\u00e4hlen. In diesem Fenster wird ebenfalls angezeigt, bei wie vielen Patienten eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Des Weiteren haben Sie die M\u00f6glichkeit, der E-Mail Dokumente aus Karteieintr\u00e4gen als Anhang hinzuzuf\u00fcgen. Die Verschl\u00fcsselung der Anh\u00e4nge wird im n\u00e4chsten Abschnitt besprochen.<\/p>\n\n\n\n Analog k\u00f6nnen Sie auch an anderen Stellen E-Mails an mehrere Patienten verschicken, beispielsweise aus Patientenlisten.<\/p>\n\n\n\n Die Einstellungen, um Terminerinnerungen automatisiert per E-Mail zu verschicken, werden in der Terminerinnerungsverwaltung vorgenommen (siehe Der Kalender \u2013 Abschnitt Terminerinnerungen per SMS und E-Mail<\/a>).<\/p>\n\n\n\n Ob eine PDF-Verschl\u00fcsselung erfolgen soll, kann in den tomedo\u00ae Einstellungen unter Praxis \u2192 Datenschutz<\/em> eingestellt werden. Diese Funktion umfasst, dass PDF-Dokumente im Anhang von E-Mails mit einem dem Patienten zugeordneten Schl\u00fcssel verschl\u00fcsselt werden k\u00f6nnen. Diesbez\u00fcglich k\u00f6nnen folgende Optionen eingestellt werden:<\/p>\n\n\n\n Als Standardeinstellung wird vor dem Versenden von E-Mails nachgefragt, ob Sie Anh\u00e4nge verschl\u00fcsseln m\u00f6chte oder nicht. Bereits verschl\u00fcsselte Dateien werden automatisch nicht zus\u00e4tzlich verschl\u00fcsselt.<\/p>\n\n\n\n Damit ein PDF-Anhang verschl\u00fcsselt versendet werden kann, muss f\u00fcr den Patienten ein Schl\u00fcssel hinterlegt sein. In den Einstellungen haben Sie die M\u00f6glichkeit zu bestimmen, ob mit \u00d6ffnen der Kartei automatisch ein Schl\u00fcssel f\u00fcr den Patienten gesetzt werden soll. Ob ein Schl\u00fcssel generiert werden soll oder falls ja, auf welcher Grundlage, k\u00f6nnen Sie im Auswahlmen\u00fc festlegen. Dabei stehen Ihnen folgende Optionen f\u00fcr den Schl\u00fcssel zur Verf\u00fcgung:<\/p>\n\n\n\n In den Patientendetails neben der E-Mail-Adresse kann mit Klick auf die Schl\u00fcssel-Schaltfl\u00e4che der Dialog ebenfalls ein Schl\u00fcssel f\u00fcr den Patienten hinterlegt werden. Hier haben Sie die M\u00f6glichkeit sich einen 16-stelligen Schl\u00fcssel \u00fcber den Reload-Button automatisch erzeugen zu lassen oder k\u00f6nnen selbst einen Schl\u00fcssel eingeben.<\/p>\n\n\n\n Hinweis:<\/strong> Der Schl\u00fcssel f\u00fcr die Verschl\u00fcsselung von PDF-Dokumenten darf nur Zahlen, Buchstaben (au\u00dfer \u00df,\u00f6,\u00e4,\u00fc) und die Zeichen , . \u2013 ; : _ enthalten.<\/p>\n\n\n\n Im Anschluss k\u00f6nnen Sie diesen Schl\u00fcssel f\u00fcr den Patienten auf Grundlage einer Briefvorlage f\u00fcr den Patienten ausdrucken oder als SMS versenden.<\/p>\n\n\n\n Als Standard ist die Briefvorlage „Verschl\u00fcsselungscode“ gesetzt, falls noch keine andere ausgew\u00e4hlt wurde. Mit dem Briefkommando $[ds_key]$ (siehe Admin \u2192 Briefkommando-Liste \u2192 Platzhalter \u2192 Text<\/em>) kann der Schl\u00fcssel ausgegeben werden.<\/p>\n\n\n\n Zum Versenden der SMS klicken Sie auf den SMS-Button. Es \u00f6ffnet sich folgender Dialog. Hier haben Sie die M\u00f6glichkeit auf Grundlage einer Textvorlage mit Verwendung des Briefkommandos f\u00fcr den Schl\u00fcssel eine SMS an den Patienten zu senden. Zus\u00e4tzlich k\u00f6nnen Sie sich daf\u00fcr einen Karteieintrag erstellen lassen.<\/p>\n\n\n\n Hinweis:<\/strong> Nur wenn Sie ein SMS-Konto unter Admin \u2192 Kalender \u2192 SMS-Vorlagen<\/em> im Reiter „Einstellungen“ hinterlegt haben, steht diese Funktion zum SMS-Versand zur Verf\u00fcgung.<\/p>\n\n\n\n Dieser Schl\u00fcssel wird gesetzt, falls Sie PDF-Dokumente verschl\u00fcsselt per E-Mail an den Patienten versenden. Ist der Schl\u00fcssel leer, wird das Dokument nicht verschl\u00fcsselt versendet, wenn Sie die Option „immer wenn m\u00f6glich“ gew\u00e4hlt haben. Bei Verwendung der Option „immer nachfragen“ \u00f6ffnet sich folgender Dialog bei E-Mail-Erstellung mit PDF-Anhang aus der Kartei heraus.<\/p>\n\n\n\n Ist f\u00fcr den Patienten kein Schl\u00fcssel hinterlegt, dann k\u00f6nnen Sie den E-Mail-Anhang in dem Status nur unverschl\u00fcsselt versenden. Alternativ haben Sie die M\u00f6glichkeit, einen Schl\u00fcssel f\u00fcr den Patienten zu hinterlegen. Hier k\u00f6nnen Sie \u00fcber den Button „Geburtsdatum“ oder Schaltfl\u00e4che „Versichertennummer“ die Daten des Patienten als Schl\u00fcssel setzten lassen. Nat\u00fcrlich k\u00f6nnen Sie auch selbst einen Schl\u00fcssel eingeben. \u00dcber den Augen-Button kann der Schl\u00fcssel sich angezeigt werden lassen und kann ggf. editiert werden.<\/p>\n\n\n\n Haben Sie einen Schl\u00fcssel f\u00fcr den Patienten hinterlegt, k\u00f6nnen Sie diesen Schl\u00fcssel jetzt dem Patienten ausdrucken oder eine SMS mit dem Schl\u00fcssel senden. Mit Klick auf den Button „Verschl\u00fcsselt“ wird der PDF-E-Mail-Anhang verschl\u00fcsselt versendet und mit Klick auf „Unverschl\u00fcsselt“ entsprechend unverschl\u00fcsselt versendet.<\/p>\n\n\n\n Im Massenversand per E-Mail stehen zwei Checkboxen f\u00fcr die PDF Verschl\u00fcsselung zur Verf\u00fcgung:<\/p>\n\n\n\n Sie k\u00f6nnen auch konkrete Karteieintr\u00e4ge per E-Mail versenden. Dazu ist es zun\u00e4chst einmal n\u00f6tig, ein entsprechendes Karteiversandprofil anzulegen, um \u00fcber dieses die Karteieintr\u00e4ge auszuw\u00e4hlen.<\/p>\n\n\n\n Die Verwaltung der einzelnen Profile finden Sie unter Admin \u2192 Karteiversandprofile<\/em>. Dabei ist ein Standard-Profil von tomedo\u00ae voreingestellt. Dieses k\u00f6nnen Sie nicht ver\u00e4ndern.<\/p>\n\n\n\n Um ein neues Karteiversandprofil anzulegen, klicken Sie auf den „+“-Button 1<\/mark> unterhalb der linken Liste bestehender Profile. Genauso k\u00f6nnen Sie \u00fcber den „\u2013“-Button Profile wieder l\u00f6schen. Dem neuen Profil sollten Sie daraufhin zun\u00e4chst einmal einen Namen 2<\/mark> geben.<\/p>\n\n\n\n Der oberste Bereich bestimmt die Vorlagen 3<\/mark>, die f\u00fcr den Versand relevant sind. Wenn Sie die E-Mails aus einer konkreten Vorlage heraus erstellen wollen, so m\u00fcssen Sie die zugeh\u00f6rige Vorlage ausw\u00e4hlen. Sollten Sie noch keine entsprechende Vorlage erstellt haben, k\u00f6nnen Sie dies wie oben beschrieben<\/a> \u00fcber Admin \u2192 E-Mail-Vorlagen<\/em> tun. Au\u00dferdem k\u00f6nnen Sie einen Brief aus Ihren Vorlagen anh\u00e4ngen. Bei diesen handelt es sich um Ihre Briefvorlagen aus Admin \u2192 Briefvorlagen<\/em>.<\/p>\n\n\n\n Sie k\u00f6nnen zudem entscheiden, welche Karteieintr\u00e4ge 4<\/mark> f\u00fcr den E-Mail-Versand ber\u00fccksichtigt werden sollen. Dabei k\u00f6nnen Sie w\u00e4hlen, ob das Profil f\u00fcr alle Karteieintr\u00e4ge zur Verf\u00fcgung steht oder nur solche, die ab dem aktuellen Tagesdatum erstellt werden. Auch der Umgang mit Anh\u00e4ngen der Karteieintr\u00e4ge und die \u00dcbernahme von Dateien mit bestimmten Endungen kann hier konfiguriert werden.<\/p>\n\n\n\n Im dritten Bereich wird der Umgang mit bestimmten tomedo\u00ae-Funktionen 5<\/mark> hinterlegt. So k\u00f6nnen Sie einzeln f\u00fcr Briefe, Formulare, offene Privatrechnungen und zuk\u00fcnftige Termine entscheiden, ob diese prinzipiell der E-Mail angeh\u00e4ngt werden sollen oder nicht.<\/p>\n\n\n\n Zuletzt legen Sie fest, f\u00fcr wen das Karteiversandprofil sichtbar 6<\/mark> ist. Sie k\u00f6nnen hier sowohl „alle“ Nutzer \u00fcber die Checkbox an der rechten Seite ausw\u00e4hlen, als auch einzelne Nutzer und\/oder Nutzergruppen \u00fcber die Liste unten bestimmen.<\/p>\n\n\n\n Hinweis:<\/strong> Diese Versandprofile k\u00f6nnen auch zur E-Mail-Erstellung per Aktionskette genutzt werden.<\/p>\n\n\n\n Um einen Karteieintrag zu versenden, m\u00fcssen Sie in der Kartei des gew\u00fcnschten Patienten innerhalb der medizinischen Dokumentation per Rechtsklick das Kontextmen\u00fc f\u00fcr den entsprechenden Karteieintrag \u00f6ffnen.<\/p>\n\n\n\n An dieser Stelle werden Ihnen alle Karteiversandprofile, die f\u00fcr den jeweiligen Nutzer sichtbar sind, angezeigt. W\u00e4hlen Sie das gew\u00fcnschte Profil aus und klicken Sie auf „neue E-Mail“, also zum Beispiel „neue E-Mail (Spezial)“ 1<\/mark> f\u00fcr das Profil mit dem Namen „Spezial“. Wollen Sie das generelle Profil \u00fcbernehmen, haben allerdings keine E-Mail-Vorlage hinterlegt oder wollen eine andere nutzen, k\u00f6nnen Sie stattdessen „neue E-Mail mit Vorlage“ 2<\/mark> ausw\u00e4hlen. \u00dcber den Pfeil auf der rechten Seite erscheinen automatisch alle vorhandenen E-Mail-Vorlagen, die Sie nutzen und mit einem Klick \u00f6ffnen k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n Daraufhin \u00f6ffnet sich automatisch ein Fenster, welches Ihnen anzeigt, welche n\u00f6tigen Vorg\u00e4nge bereits erledigt sind, momentan ausgef\u00fchrt werden, oder noch anstehen.<\/p>\n\n\n\n Falls aktiviert, erscheint au\u00dferdem ein Popup-Fenster, in welchem Sie entscheiden k\u00f6nnen, ob die E-Mail verschl\u00fcsselt versandt werden soll und wenn ja, welcher Schl\u00fcssel genutzt wird. F\u00fcr mehr Informationen diesbez\u00fcglich beachten Sie diesen Abschnitt<\/a>.<\/p>\n\n\n\n Sobald dieser Vorgang abgeschlossen ist, erscheint das Fenster, in welchem Sie die E-Mail weiter konfigurieren und absenden k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n Wenn Sie in der Medizinischen Dokumentation einen Arztbrief anklicken, \u00f6ffnet sich ein Popover. In diesem k\u00f6nnen Sie auf den Briefumschlag-Button klicken, um diesen Eintrag als Mail zu versenden.<\/p>\n\n\n\n Das Verhalten von tomedo\u00ae ist dabei abh\u00e4ngig davon, ob Sie E-Mail-Vorlagen (Admin \u2192 E-Mail-Vorlagen)<\/em> f\u00fcr den Typ \u201eArztbrief\u201c konfiguriert haben. Innerhalb der Vorlagenverwaltung k\u00f6nnen Sie an dieser Stelle sehen, f\u00fcr welche Funktionen diese Vorlage vorgeschlagen wird, z.B. f\u00fcr Arztbriefe.<\/p>\n\n\n\n Wenn Sie keine<\/strong> Vorlage besitzen, die f\u00fcr Arztbriefe vorgeschlagen werden soll, k\u00f6nnen Sie beim Klick auf den Briefumschlag-Button im Popover direkt die E-Mail ohne Vorlage versenden.<\/p>\n\n\n\n Sobald Sie mindestens eine<\/strong> Vorlage f\u00fcr Arztbriefe konfiguriert haben, erscheint ein Popover-Men\u00fc, sobald Sie auf den Button klicken. Sie k\u00f6nnen an dieser Stelle ausw\u00e4hlen, welche Vorlage Sie f\u00fcr diesen Arztbrief nutzen m\u00f6chten.<\/p>\n\n\n\n Sie k\u00f6nnen an dieser Stelle noch den Absender 1<\/mark> ver\u00e4ndern oder eine (andere) Signatur 2<\/mark> ausw\u00e4hlen. Au\u00dferdem werden hier die Empf\u00e4nger 3<\/mark> der E-Mail bestimmt. Sie k\u00f6nnen diese \u00fcber die Buttons („Patient“, „Hausarzt“, „Folgearzt“, „Facharzt“) ausw\u00e4hlen \u2013 insofern die E-Mail-Adressen in den Patientendetails hinterlegt sind \u2013, einen konkreten Arzt oder eine sonstige Adresse \u00fcber die Suchfelder finden, oder die E-Mail-Adresse manuell im Feld darunter eintippen.<\/p>\n\n\n\n Die angeh\u00e4ngten Dateien 4<\/mark> der E-Mail werden auf der linken Seite angezeigt. \u00dcber den B\u00fcroklammer-Button k\u00f6nnen Sie zudem weitere Anh\u00e4nge hinzuf\u00fcgen.<\/p>\n\n\n\n Wenn Sie eine E-Mail-Vorlage definiert haben, sind die entsprechenden Vorgaben f\u00fcr den Betreff 5<\/mark>, die sogenannten Header der E-Mail 6<\/mark> und das Freitextfeld 7<\/mark> bereits eingetragen. Sie k\u00f6nnen diese allerdings an dieser Stelle noch ver\u00e4ndern. Sie k\u00f6nnen den Text der E-Mail auch \u00fcber die Buttons \u201cHTML Block\u201d und \u201cA<\/em>\u201d unten rechts entsprechend bearbeiten.<\/p>\n\n\n\n Die oben erw\u00e4hnten Header sind zus\u00e4tzliche Angaben zu Ihren E-Mails. Im Einzelnen sind:<\/p>\n\n\n\n Im Alltag Ihrer Ordination sind dabei wahrscheinlich die Header „Bcc“ und „Reply-to“ am wichtigsten. Des Weiteren k\u00f6nnen Sie selbst unter dem Punkt \u201cbenutzerdefiniert\u201d eigene E-Mail Header definieren und f\u00fcr diese Angaben festlegen.<\/p>\n\n\n\n Sobald Sie die Konfigurationen der E-Mail beendet haben, k\u00f6nnen Sie diese \u00fcber den entsprechenden Button versenden.<\/p>\n\n\n\n Tipp<\/strong>: Der Dateiname f\u00fcr per E-Mail zu versendende Formulare ist jetzt in den tomedo\u00ae Einstellungen unter Ordination \u2192 Brief\/Fax\/Tel<\/em> einstellbar.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Verwaltung der E-Mail-Konten Sie haben die M\u00f6glichkeit, E-Mails aus Ihrem E-Mail-Account in tomedo\u00ae einzulesen. Dazu m\u00fcssen Sie unter Admin \u2192 E-Mail-Konten die Daten Ihres E-Mail-Accounts eingeben. Unterhalb der Felder „Bezeichnung“ und „E-Mail-Adresse“ sehen Sie drei verschiedene Reiter: „Server“, „Konto“ und „Signaturen“. Im ersten Reiter sind die Servereinstellungen des E-Mail-Services einzutragen. 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Authentifizierung per Passwort<\/h4>\n\n\n\n
<\/figure>\n\n\n\nOpen Authentification (OAuth) 2.0<\/h4>\n\n\n\n
<\/figure>\n\n\n\nGenerelle Einstellungen zur Authentifizierung<\/h4>\n\n\n\n
Signaturen<\/h3>\n\n\n\n
<\/figure>\n\n\n\nE-Mail-Account<\/h2>\n\n\n\n
<\/figure>\n\n\n\n<\/figure>\n\n\n\n\n
Verwaltung der E-Mail-Vorlagen<\/h2>\n\n\n\n
<\/figure>\n\n\n\n$[Schreibweise]$<\/code> verwenden. Als Hilfestellung dazu dient der „Kommandos“-Button 6<\/mark>, \u00fcber den Sie eine Liste aller Kommandos \u00f6ffnen k\u00f6nnen. F\u00fcr Terminerinnerungen k\u00f6nnen Sie alle Platzhalter des Briefkommandos $[selektierterTermin]$<\/code> verwenden. Mit %d<\/code> erhalten Sie zum Beispiel das Datum des Termins. Vor- und Nachname des Patienten erhalten Sie mit %V<\/code> und %N<\/code> und f\u00fcr %g<\/code> erhalten Sie \u201eHerr\u201c oder \u201eFrau\u201c. Komplette Patientennamen inkl. Anrede und Titel erhalten Sie mit %M<\/code>.<\/p>\n\n\n\n<\/figure>\n\n\n\n<\/figure>\n\n\n\nPDF-Verschl\u00fcsselung beim E-Mail-Anhang-Versand<\/h2>\n\n\n\n
\n
\n
<\/figure>\n\n\n\n<\/figure>\n\n\n\n<\/figure>\n\n\n\n<\/figure>\n\n\n\n\n
E-Mail-Versand von Karteieintr\u00e4gen<\/h2>\n\n\n\n
Karteiversandprofile<\/h3>\n\n\n\n
<\/figure>\n\n\n\nVersand aus der Kartei<\/h3>\n\n\n\n
<\/figure>\n\n\n\n<\/figure>\n\n\n\nVersand aus Kartei-Popover<\/a><\/h3>\n\n\n\n
<\/figure>\n\n\n\n<\/figure>\n\n\n\n<\/figure>\n\n\n\nVersandfenster f\u00fcr E-Mails in tomedo\u00ae <\/h3>\n\n\n\n
<\/figure>\n\n\n\n\n