DVP-Abrechnung

DVP-Abrechnungen erreichen Sie unter Verwaltung → DVP → DVP-Abrechnung. Hier sehen Sie direkt eine Übersicht aller bereits erstellten Abrechnungen. Außerdem können Sie neue Abrechnungen erstellen.

Der obere Bereich 1 ermöglicht es Ihnen, neue Abrechnungen zu erstellen. Sie müssen dabei konkrete Angaben dazu machen, welche Abrechnung Sie erstellen möchten (siehe auch Abrechnungen erstellen). Mit einem Klick auf “Erstellen” 2 wird die Abrechnung hinzugefügt.

In der Liste unterhalb der Erstell-Optionen finden sich alle bereits erstellten Abrechnungen 3. Mit einem Klick auf den “–”-Button an der unteren rechten Seite der Tabelle können Sie die momentan ausgewählte Abrechnung löschen. Die verschiedenen Spalten und Optionen werden im Kapitel Erstellte Abrechnungen  genauer erläutert.

Die Tabelle “Patientenunabhängige Verrechnung” 4 gibt Ihnen eine Übersicht aller patientenunabhängigen Leistungen, die Sie einer Abrechnung hinzufügen möchten. Um einen neuen Eintrag hinzuzufügen, klicken Sie auf den “+”-Button. Über den “–”-Button können Sie Einträge wieder entfernen. Mehr dazu im Unterkapitel Patientenunabhängige Verrechnung.

Wenn Sie in der oberen Tabelle eine Abrechnung ausgewählt haben, können Sie unter “Abrechnungsdatei” 5 die erstellte Abrechnung einsehen. Das Feld darunter zeigt weitere Anmerkungen oder Probleme an, falls vorhanden (siehe auch Abrechnungsfehler).

Auf der rechten Seite des Fensters finden sich verschiedene Aktionen für die ausgewählte Abrechnung 6. Um eine Abrechnungsdatei zu erneuern, klicken Sie auf “Abrechnungsdatei neu erstellen”. In diesem Fall erscheint ein Popup-Fenster, welches Sie darauf aufmerksam macht, dass ein erneutes Erstellen die alte Abrechnungsdatei überschreibt. Sie können die Datei auch exportieren und damit direkt auf Ihrem Gerät speichern. Wenn Sie “Alle Scheine als abgerechnet markieren” auswählen, gilt die Abrechnung als “versandt” und kann nicht mehr geändert oder neu erstellt werden. Auch die Scheine in den Patientenkarteien werden als “abgerechnet” markiert und können nicht mehr bearbeitet werden. Sobald dies geschehen ist, wechselt der untere Button zu “Abgerechnete Scheine zurücksetzen…”. In diesem Fall wird das Häkchen bei “versandt” wieder entfernt und Sie haben die Möglichkeit, die Abrechnung anzupassen und neu zu erstellen.

Abrechnungen erstellen

Im oberen Bereich des Fensters können Sie neue Abrechnungen erstellen. Dabei müssen Sie Angaben zur abrechnenden Krankenkasse, dem Zeitraum, der Ordination, dem Vertragspartner und des Fachgebietes machen.

Wenn Sie auswählen, dass es sich um eine Gruppenpraxis handelt, ist es nicht nötig bzw. möglich ein Fachgebiet anzugeben. Außerdem können Sie direkt anklicken, dass Sie nur Scheine, in denen Leistungen verzeichnet sind, in die Abrechnung aufnehmen wollen. Wenn Sie diese Checkbox nicht anklicken, erscheinen alle Scheine auf der Abrechnung, auch wenn im entsprechenden Quartal keine Leistung hinzugefügt wurde.

Um die Abrechnung zu erstellen, wählen Sie den Button “Erstellen” aus. Daraufhin öffnet sich ein Popup-Fenster, welches erfragt, ob Sie patientenunabhängige Leistungen zur Abrechnung hinzufügen möchten.

Wenn Sie “Ja” auswählen, können Sie zuerst entsprechende Positionen hinzufügen, bevor Sie die Abrechnungsdatei erstellen. Bei einem Klick auf “Nein” wird die Abrechnungsdatei direkt erstellt. Allerdings haben Sie auch dann noch die Möglichkeit, patientenunabhängige Verrechnungen anzugeben, in diesem Fall müssen Sie die Abrechnungsdatei nach der Eingabe aller Positionen neu erstellen.

Erstellte Abrechnungen

In der ersten Tabelle finden Sie alle bereits erstellten Abrechnungen. Unter “Abrechnung für” sehen Sie direkt die Angaben, die Sie beim Erstellen eingegeben haben bezüglich der Kasse, des Zeitraums, der Ordination, des Vertragspartners und des Fachgebiets. Außerdem können Sie einsehen, an welchem Datum die Abrechnung erstellt wurde.

In der Spalte “nur mit Leistungen” können Sie direkt sehen, ob auch leere Scheine in der Abrechnung hinzugefügt wurden. Solange die Abrechnung noch nicht verschickt worden ist, können Sie über die Checkbox diese Einstellung ändern. Daneben finden Sie die Nummer an Scheinen, die in der Abrechnung vorhanden sind. Außerdem können Sie einsehen, ob Scheine übersprungen worden sind, da Fehler vorliegen (mehr dazu im Unterkapitel Abrechnungsfehler). Diese sind in der Spalte “#übersprungene Scheine” erkenntlich und in rot markiert. Ist die Spalte leer, wurde kein Schein übersprungen.

Die Spalte “versandt” zeigt an, ob die Abrechnung als “versendet” gilt. Dies können Sie nicht manuell in der Tabelle angeben. Stattdessen müssen Sie, wie oben beschrieben, eine Abrechnung auswählen und unten auf “Alle Scheine als abgerechnet markieren” klicken. In diesem Fall wird das Häkchen automatisch gesetzt und die Abrechnung sowie die zugehörigen Scheine können nicht mehr verändert werden.

Die Kreise auf der linken Seite vor der Bezeichnung der Abrechnung zeigt den jeweiligen Status an. Dabei gibt es drei Möglichkeiten:

• Grüner Kreis: Abrechnung OK
• Gelber Kreis: Datei muss neu erstellt werden (Änderung an Parametern)
• Roter Kreis: Abrechnung enthält Fehler

Bei einem roten Kreis handelt es sich um Fehler innerhalb eines oder mehrerer Scheine, die meist in der Spalte “#übersprungene Scheine” angezeigt werden.

Patientenunabhängige Verrechnung

Die zweite Tabelle ermöglicht es Ihnen, patientenunabhängige Leistungen zu einer Abrechnung hinzuzufügen. Klicken Sie dazu auf den “+”-Button, woraufhin ein neuer Eintrag erstellt wird.

Um eine Leistung abrechnen zu können, müssen Sie eine von zwei Voraussetzungen beim Eintragen von Angaben erfüllen:

1. Geben Sie die Leistungspositionsnummer und die Anzahl an.
2. Geben Sie den Typ (Zahlung oder Abzug), den Netto-/Bruttobetrag und die Steuer an.

Beachten Sie, dass Sie die Abrechnungsdatei neu erstellen müssen, wenn Sie patientenunabhängige Verrechnungspositionen hinzugefügt haben.

Abrechnungsfehler

Wenn in Scheinen, die Sie für eine Abrechnung ausgewählt haben, Fehler vorhanden sind, die dazu führen, dass sie nicht abgerechnet werden können, wird der Status der Abrechnung auf rot gesetzt. Außerdem können Sie sehen, wie viele Scheine übersprungen wurden, da sie nicht korrekt ausgefüllt worden sind. Im Beispiel unten wurden acht Scheine übersprungen, da Fehler vorlagen.

Das Textfeld unter “Abrechnungsdatei” gibt Ihnen einen genaueren Aufschluss darüber, welche Fehler in der Abrechnung vorliegen. Meist handelt es sich dabei um fehlende notwendige Angaben, fehlende Diagnosen oder leere Pflichtfelder. Allerdings werden auch andere Informationen in diesem Feld zusammengefasst, die nicht als Fehler auftauchen, etwa der Hinweis, dass die Abrechnung keine Scheine enthält, oder dass gewisse Scheine nach kassenspezifischen Richtlinien zusammengefasst wurden.

Für eine detaillierte Übersicht der Fehler klicken Sie rechts unten im Fenster auf die Schaltfläche “Liste Abrechnungsfehler”. Es öffnet sich ein neues Fenster.

Liste Abrechnungsfehler

Die Liste der Abrechnungsfehler besteht in erster Linie aus einer Tabelle 1, die alle Fehler detailliert darstellt. Neben Datum und Uhrzeit wird die Art des Fehlers angezeigt (Fehler, Warnung oder Hinweis). Außerdem ist ersichtlich, welcher Nutzer den entsprechenden Schein angelegt hat und um welchen Patienten es sich handelt. In der Spalte “ignoriert” haben Sie die Möglichkeit durch Setzen des Häkchens zu entscheiden, dass dieser Fehler ignoriert und damit nicht mehr beachtet wird. Über das Karteisymbol daneben gelangen Sie direkt in die Kartei des entsprechenden Patienten, um den Fehler im besten Fall zu lösen. Die Spalte “Fehler” gibt an, welches Problem aufgetreten ist.

Die Tabelle kann über den Pfeil-Button neben “Filter setzen” 2 zusätzlich nach Belieben gefiltert werden. Dabei stehen folgende Filter zur Auswahl:

• Letztes Quartal
• Aktuelles Quartal
• Datum-Filter aufheben
• Ignorierte ausblenden
• Ignorierte einblenden
• Nur GKV-Fehler anzeigen
• Nur GOÄ-Fehler anzeigen
• Nur HZV-Ziffernkranz Fehler anzeigen
• Alle Fehlertypen anzeigen

Wenn Sie Fehler behoben haben und die Tabelle neu laden möchten, können Sie dies über das entsprechende Symbol 3 tun. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, das Fenster dauerhaft im Vordergrund 4 zu behalten.