Kassenbuch

Sie finden diese Funktion unter Verwaltung → Kassenbuch oder den Shortcut 
‚áß Shift + ‚Ćė Cmd + K. Dort √∂ffnet sich das folgende Fenster:

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In der oberen H√§lfte des Fensters sehen Sie die √úbersicht des aktuell ausgew√§hlten Kassenbuchs¬†1. √úber das Auswahlmen√ľ k√∂nnen Sie ein beliebiges Kassenbuch ausw√§hlen. Au√üerdem l√§sst sich √ľber die drei Punkte daneben die Kassenbuchverwaltung √∂ffnen (siehe Unterkapitel¬†Kassenbuchverwaltung). In der Tabelle werden alle Belege des Kassenbuchs angezeigt, wobei Sie die Spalten √ľber einen Rechtsklick in den Tabellenkopf oder das Zahnr√§dchen an der rechten Seite anpassen k√∂nnen. Zur Auswahl stehen folgende Spalten:

  • Belegnummer
  • Datum
  • angelegt von
  • Text
  • % USt.
  • Einnahmen
  • Ausgaben
  • fort. Saldo
  • Anhang
  • gepr√ľft
  • Rechnungsnummer
  • Patientenname

Der Reiter unterhalb der Tabelle¬†2¬†erm√∂glicht Ihnen die Suche nach Eintr√§gen sowie das Stornieren ausgew√§hlter Eintr√§ge. Rechnungen k√∂nnen Sie direkt √ľber die entsprechende Schaltfl√§che √∂ffnen. Au√üerdem k√∂nnen Sie hier den Beleg drucken. Haben Sie in der oberen Tabelle einen Eintrag ausgew√§hlt, erscheinen zudem ‚Äď wenn vorhanden ‚Äď die dazugeh√∂rigen Anh√§nge in den Rechnungsbelege¬†3. Sie k√∂nnen in diesem Bereich auch neue Anh√§nge durch Drag & Drop oder die „+“-Schaltfl√§che hinzuf√ľgen. √úber den Reiter „Importpfad“ k√∂nnen Sie auch einen Dateilauscher anlegen (siehe auch Kapitel¬†Automatischer Datei-Import (Datei-Lauscher)), zum Beispiel, wenn Sie Belege einscannen wollen.

√úber den Bereich unten links 4 k√∂nnen Sie direkt einen neuen Kassenbucheintrag anlegen. Geben Sie dazu einen Bruttobetrag, die Umsatzsteuer und einen Buchungstext ein und w√§hlen Sie aus, ob es sich um eine Einnahme oder eine Ausgabe handelt. Die Belegnummer wird automatisch von tomedo¬ģ durchlaufend ausgef√ľllt. Sie k√∂nnen au√üerdem Vorlagen nutzen, die Sie bereits f√ľr diesen Zweck angelegt haben. Mit Klick auf „Kassenbucheintrag erstellen“ wird dieser in das Kassenbuch √ľbernommen.

Im Bereich „Kassenbuchaktionen“ 5 k√∂nnen Sie zum einen den aktuellen Kassenbuchstand pr√ľfen. Geben Sie dazu den tats√§chlichen Stand ein und klicken Sie auf „Kasse pr√ľfen“. Es wird ein Eintrag erstellt, der das Kassenbuch wieder ausgleicht.

Ein paar zus√§tzliche Funktionen stehen Ihnen in der oberen rechten Ecke 6 zur Verf√ľgung. Der Reihe nach aufgelistet handelt es sich dabei um folgende Aktionen:

  • Kassenbucheintr√§ge als Statistikergebnis anzeigen (z.B. um nach csv oder xls zu exportieren)
  • Tagesumsatz abrufen
  • Tabelle drucken/exportieren
  • Umschalten zwischen einzeiliger und mehrzeiliger Darstellung

Kassenbuchverwaltung

√úber die drei Punkte neben dem Auswahlmen√ľ des aktuellen Kassenbuches gelangen Sie in ein neues Fenster, welches die Kassenbuchverwaltung darstellt.

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Die Tabelle 1 bietet eine √úbersicht √ľber alle aktuell vorhandenen Kassenb√ľcher und die jeweilige Anzahl der Eintr√§ge. Wenn Sie auf eines dieser Kassenb√ľcher klicken, k√∂nnen Sie unten in den Details einige Einstellungen √§ndern. Sie k√∂nnen √ľber die Checkbox „gel√∂schte anzeigen“ 3 auch bereits entfernte Kassenb√ľcher wieder in die √úbersicht √ľbernehmen und bei Bedarf √ľber die Schaltfl√§che „Wiederherstellen“ zur√ľckholen.

Ein neues Kassenbuch legen Sie √ľber das Anklicken der „+“-Schaltfl√§che 2 an. In den Details 4 geben Sie dem Kassenbuch dann einen Namen und nehmen gewisse Einstellungen bez√ľglich Bar/Unbar, der n√§chsten Quittungsnummer, dem Suffix f√ľr Bezahlvermerke, der Hintergrundfarbe und des entsprechenden Kontos an. Sollte es sich bei dem neuen Kassenbuch um eine Registrierkasse handeln, k√∂nnen Sie dies √ľber die Checkbox 5 angeben.

Buchungen ins Kassenbuch einlesen

Neben der oben beschriebenen Option, Eintr√§ge direkt √ľber das Kassenbuch hinzuzuf√ľgen, gibt es weitere M√∂glichkeiten, um Buchungen einzulesen. Dabei handelt es sich um das Einlesen von Buchungen √ľber Upload der Dateien, Einlesen der Rechnung, Einlesen √ľber die Abrechnungen und Einlesen √ľber die Kartei eines Patienten.

Einlesen √ľber die Kartei

Wenn Sie in der Kartei eines Patienten bereits eine Rechnung angelegt haben, k√∂nnen Sie von hier aus bequem den Beleg in das Kassenbuch einf√ľgen.

W√§hlen Sie eine Rechnung in der Kartei des Patienten aus und klicken Sie auf „Drucken“. Sobald die Rechnung ausgedruckt wurde, besteht die M√∂glichkeit, diese auf „bezahlt“ zu setzen. Wenn Sie die Rechnung einem konkreten Kassenbuch zuordnen m√∂chten, so w√§hlen Sie dieses unter „Kassenbuch“ aus dem Auswahlmen√ľ aus und klicken Sie anschlie√üend auf „Bezahlt Kassenbuch“.

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Einlesen √ľber die Rechnung

Buchungen, die dem Kassenbuch hinzugef√ľgt werden sollen, k√∂nnen auch direkt √ľber die entsprechende Rechnung eingelesen werden. Diese k√∂nnen Sie zum Beispiel in der Kartei eines Patienten √∂ffnen, indem Sie eine Rechnung ausw√§hlen und auf die Schaltfl√§che „Details“ klicken.

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√úber den Reiter „Zahlungseing√§nge“ 1 gelangen Sie in die gew√ľnschte √úbersicht. Hier k√∂nnen Sie die Rechnung √ľber die Schaltfl√§che „Bezahlt Kassenbuch“ 2 direkt komplett bezahlen und automatisch ins Kassenbuch eintragen lassen. Zus√§tzlich besteht die Option, nur einen Teilbetrag einzuzahlen. Dazu geben Sie den gew√ľnschten Betrag 3 ein, w√§hlen das entsprechende Kassenbuch 4 aus und klicken auf „Zahlung Kassenbuch“ 5.

Einlesen √ľber die Abrechnung

Sie k√∂nnen einzelne Buchungen auch direkt √ľber die Abrechnungen aus dem √úbersichtsfenster einlesen, welches Sie √ľber Verwaltung ‚Üí Privat / BG  Privatrechnungen erreichen. Klicken Sie hier mit rechts auf eine beliebige Rechnung, um die vorhandenen Optionen im Kontextmen√ľ f√ľr diese einzusehen.

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Klicken Sie auf „Bezahlt ‚Äď setzen“, um die ausgew√§hlte(n) Rechnungen ins Kassenbuch einzutragen. Es √∂ffnet sich das folgende Popover, indem Sie das gew√ľnschte Kassenbuch und, wenn m√∂glich, das Bezahldatum ausw√§hlen k√∂nnen.

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Buchungen einlesen

tomedo¬ģ bietet au√üerdem die M√∂glichkeit, Buchungen direkt hochzuladen und in das Kassenbuch einzutragen. Diese Funktion finden Sie unter Verwaltung ‚Üí Privat / BG ‚Üí Buchungen einlesen.

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√úber das Feld links oben 1 k√∂nnen Buchungsdateien entweder √ľber Drag & Drop oder durch Anklicken des Feldes, worauf sich der Finder √∂ffnet, hinzugef√ľgt werden. Daraufhin √∂ffnet sich das folgende Fenster, in dem Sie ausw√§hlen m√ľssen, in welches Kassenbuch die Belege eingelesen werden sollen:

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Die Tabelle rechts oben 2 gibt eine √úbersicht √ľber alle eingelesenen Dateien, die in der unteren Tabelle 3 im Detail aufgef√ľhrt sind. Hier finden Sie zu jeder Buchung Informationen √ľber den Betrag in Euro, das Buchungsdatum, das Valutadatum, den Typ, Info, Datei, sowie eine Checkbox, um anzuzeigen, ob die Buchung als „erledigt“ markiert werden soll. Ist die Rechnung einem konkreten Patienten bereits zugeordnet, sind auch die Felder „Name“, „Patientennummer“, „Re-Nr.“, „ID“, „Abrechner“ und „Betriebsst√§tte“ ausgef√ľllt.

√úber die Spalte „Typ“ 4 erkennen Sie den Status der Rechnung, der auch √ľber die farbliche Hinterlegung gekennzeichnet ist:

  • Rot: Typ „Fehler“
    • Es wurde keine passende Rechnungsnummer f√ľr diese Buchung gefunden. √úber Doppelklick auf den entsprechenden Eintrag √∂ffnet sich ein neues Fenster. Dort k√∂nnen Sie eine Referenz- oder Rechnungsnummer eintragen.
  • Gelb: Typ „Warnung“
    • Die Buchung wurde einer Rechnungsnummer zugeordnet. Allerdings wurde diese Rechnung bereits verbucht. Daher wird die Buchung nicht hinzugef√ľgt. Mit Doppelklick auf den Eintrag gelangen Sie in die Kartei des zugeordneten Patienten.
  • Blau: Typ „Hinweis“
    • Die Buchung wurde einer Rechnungsnummer zugeordnet und die gefundene Rechnung ist bereits bezahlt oder √ľberbezahlt. Die Buchung wurde hinzugef√ľgt. √úber Doppelklick auf den Eintrag gelangen Sie in die Kartei des zugeordneten Patienten.
  • Wei√ü: Typ „erfolgreich“
    • Die Buchung wurde einer Rechnungsnummer zugeordnet. Mit Doppelklick gelangen Sie in die Kartei des zugeordneten Patienten.

Wenn Sie nur Buchungen angezeigt bekommen wollen, die noch nicht als „erledigt“ markiert worden sind, klicken Sie auf „Alle nicht erledigten Buchungen laden“ 5. Alle andere Buchungen verschwinden daraufhin aus der √úbersicht.

Unterhalb der Tabelle rechts 6 finden Sie au√üerdem Informationen √ľber die Anzahl der ausgew√§hlten Buchungen. Hier k√∂nnen Sie den addierten Betrag der ausgew√§hlten Buchungen sehen. Auch die Gesamtanzahl und der Gesamtbetrag aller angelesenen Buchungen wird aus dieser Darstellung ersichtlich (im Beispiel oben handelt es sich um 13 Buchungen mit einem Betrag von insgesamt 3.271,65 Euro).

Über die drei Punkte im Fenster unten rechts gelangen sie zu den Buchungsparsern camt.05x und v11 und den dazugehörigen Einstellungen.

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Registrierkasse

√úber die Kassenbuch-Funktion k√∂nnen Sie bei tomedo¬ģ auch Ihr Registrierkassenbuch anlegen. Die Konfiguration und Einstellung wird dabei in der Regel vom tomedo¬ģ-Support √ľbernommen. √úber das Kassenbuch k√∂nnen Sie dann direkt oben im Men√ľ „Aktuelles Kassenbuch“ das Registrierkassenbuch ausw√§hlen.

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Im Bereich „Registrierkasse √Ėsterreich“ 1 k√∂nnen Sie neue Eintr√§ge erstellen. Dazu f√ľllen Sie die Felder „Text/Artikel/Dienstleistung“, „Preis“ und „Anzahl“ aus und w√§hlen den entsprechenden Steuersatz. Durch Klicken auf die „+“-Schaltfl√§che wird der Artikel dem Eintrag hinzugef√ľgt. Sie k√∂nnen dabei mehrere Artikel nacheinander im selben Eintrag zusammenfassen. Sobald Sie alle gew√ľnschten Artikel hinzugef√ľgt haben, geben Sie optional einen Buchungstext ein (ansonsten in der Tabelle Verweis „kein Buchungstext“) und klicken Sie auf „Eintrag erstellen“, um ihn Ihrer Registrierkasse hinzuzuf√ľgen. Prinzipiell k√∂nnen Sie den Eintrag auch als „Trainingsbeleg“ markieren, in diesem Fall wird er zwar in der Tabelle oben angezeigt, aber im internen Saldo nicht ber√ľcksichtigt.

Sollte beim Anlegen eines Kassenbuchbelegs ein Systemfehler aufgetreten sein und der QR-Code f√ľr die neusten Eintr√§ge nicht gedruckt werden k√∂nnen, gibt es die M√∂glichkeit √ľber „Eintr√§ge neu signieren“ 2 diese Eintr√§ge so zu erneuern, dass der Fehler behoben und der QR-Code wieder druckbar ist.

√úber die Schaltfl√§che „DEP exportieren“ 3 k√∂nnen Sie au√üerdem das Datenerfassungsprotokoll herunterladen.

Wollen Sie einen bestimmten Beleg ausdrucken, w√§hlen Sie diesen aus der Liste aus und suchen dann im Auswahlmen√ľ 4 die Auswahl „Registrierkassenbeleg“ aus. Wenn Sie daraufhin auf die Schaltfl√§che „Beleg drucken“ klicken, erscheint der Registrierkassenbeleg in einem neuen Fenster. Dort finden Sie auch den QR-Code des Belegs.

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Aus diesem Fenster heraus k√∂nnen Sie den Beleg direkt drucken oder speichern. Gespeicherte Belege erscheinen im Bereich „Anh√§nge“ 5, wenn der Eintrag im Kassenbuch ausgew√§hlt wird.

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