Nachrichten und Erinnerungen

Allgemeines

In tomedo® können Sie Nachrichten und Erinnerungen an andere Nutzer versenden. Diese können als wichtig markiert werden oder patientenbezogen sein. Um Nachrichten zu erstellen, können Sie entweder auf das Nachrichten-Symbol in der Symbolleiste klicken oder das „+“-Symbol in der Nachrichtenverwaltung betätigen.

Nachrichten und Erinnerungen erstellen

Das Fenster zum Erstellen von Nachrichten und Erinnerungen öffnen Sie über das entsprechende „Nachrichten“-Symbol in der Symbolleiste. Sie finden dies in erster Linie in der Symbolleiste der Tagesliste, allerdings auch in der Kartei und den Patientendetails. Letzteres ist vor allem relevant, wenn Sie patientenbezogene Nachrichten verschicken möchten.

Nachrichten erstellen

Sobald Sie das entsprechende Symbol angeklickt haben, öffnet sich das folgende Fenster:

Als Absender wird automatisch der aktuelle Nutzer eingetragen. Den oder die Empfänger 1 können sie frei wählen, entweder durch Eintippen der Kürzel oder durch Auswahl in den Listen rechts. Genauso können auch konkrete Rechner sowie Nutzer- und Rechnergruppen ausgewählt werden. Sie können außerdem direkt „alle Nutzer“ 2 oder „alle Rechner“ 3 wählen. Das Feld darunter 4 ist ein Freitextfeld, in welches Sie den Inhalt der Nachricht schreiben können.

Bei Bedarf können Sie einen Sendezeitpunkt und ein Verfallsdatum 5 angeben. Um die Nachricht nicht direkt zu senden, sondern zu einem festgelegten Termin, aktivieren Sie die „später“-Checkbox. Daraufhin erscheint ein weiterer Bereich, in welchem Sie Datum und Uhrzeit festlegen können. Genauso können Sie entscheiden, wann eine Nachricht verfällt. In diesem Fall wählen Sie „verfällt am“ aus und wählen ein Datum und eine Uhrzeit.

Zudem haben Sie die Möglichkeit, Nachrichten als Erinnerungen 6 zu verschicken oder Nachrichten als wichtig 7 zu markieren.

Wenn Sie eine Nachricht aus einer Vorlage heraus erstellen wollen, klicken Sie auf den „Vorlagen“-Button 8.

Bei Klick auf „OK“ wird die Nachricht versandt.

Wichtige Nachrichten erstellen

Sie haben die Möglichkeit, eine Nachricht als „wichtig“ zu markieren. Dazu aktivieren Sie die entsprechende Checkbox im Fenster zur Nachrichtenerstellung. Das Fenster färbt sich automatisch rot, um den Unterschied zu einer regulären Nachricht zu verdeutlichen.

Diese Färbung besteht auch, wenn der Empfänger die Nachricht angezeigt bekommt. Zusätzlich ist in diesem Fall das erscheinende Nachrichten-Fenster für den Empfänger als „Wichtige Nachricht“ betitelt.

Erinnerungen erstellen

Über das „Nachrichten“-Symbol können Sie neben Nachrichten selber auch Erinnerungen verschicken. Sie können eine Mitteilung über die entsprechende Checkbox als Erinnerung kennzeichnen. Das Fenster erscheint in diesem Fall in blau, um die Mitteilung von einer regulären Nachricht abzugrenzen.

Auch Erinnerungen können zusätzlich als „wichtig“ gekennzeichnet werden. In diesem Fall färbt sich das Fenster zur Verdeutlichung lila.

Patientenbezogene Nachrichten erstellen und archivieren

Neben allgemeinen Nachrichten und Erinnerungen ist es auch möglich, patientenbezogene Nachrichten zu verschicken. Dazu müssen Sie die Kartei oder die Patientendetails des gewünschten Patienten öffnen und dort in der Symbolleiste auf das Symbol „Nachrichten“ klicken. Der aktuelle Patient wird automatisch in das Nachrichtenfenster eingefügt.

An der Checkbox „Patient“ 1 erkennen Sie, dass ein Patient mit der Nachricht verknüpft ist. Um dies rückgängig zu machen, entfernen Sie das Häkchen. Daneben haben Sie außerdem Shortcuts zu den Patientendetails und der Kartei. Zudem wird der Name des Patienten angezeigt. Wenn Sie die Nachricht direkt in der Kartei des Patienten archivieren möchten, können Sie dies über die zweite Checkbox 2 tun.

Wenn eine Nachricht archiviert wurde, können Sie diese jederzeit über die Kartei des Patienten wieder ansehen. Sie können von dort aus auch auf die Nachricht antworten.

Bei Bedarf haben Sie die Möglichkeit, durch Rechte einzuschränken, wer diese Nachrichten in der Kartei eines Patienten sehen darf. Dazu müssen Sie unter Admin → Praxisorganisation → Rechteverwaltung zu dem Rechtetyp KarteiEintragTyp → NACHR → In Kartei anzeigen navigieren und ein entsprechendes Recht anlegen.

Vorlagen für Nachrichten und Erinnerungen

Wenn Sie mit immer wiederkehrenden Nachrichten und/oder Erinnerungen arbeiten, bietet es sich an, für gewissen Fälle Vorlagen anzulegen. Sie gelangen zu Ihren persönlichen Vorlagen, in dem Sie im Nachrichtenfenster den Button „Vorlagen“ 1 anklicken.

Im erscheinenden Popup-Fenster sind alle von Ihnen bereits angelegten Vorlagen 2 aufgelistet. Sie können an dieser Stelle eine beliebige Vorlage auswählen. Falls Sie noch keine Vorlagen erstellt haben, ist diese Liste zunächst leer. Dann können Sie auf die drei Punkte 3 klicken, um die Vorlagenverwaltung aufzurufen und neue Vorlagen hinzuzufügen.

Die Liste oben zeigt alle bereits vorhandenen Vorlagen 1 an, welche auch nach Bedarf bearbeitet werden können. Um eine neue Vorlage oder Gruppe (zum Sortieren der Vorlagen) anzulegen, klicken Sie auf die Buttons „+ Vorlage“ oder „+ Gruppe“ 2. Daraufhin geben Sie der neuen Vorlage einen Namen 3 und fügen die gewünschte Nachricht 4 ein. Bei Bedarf können Sie zudem bereits Empfänger 5 für die Nachricht hinterlegen. Auch die Kennzeichnung als „Erinnerung“ oder „wichtig“ 6 ist möglich.

Nachrichten und Erinnerungen empfangen

Natürlich können Sie Nachrichten und Erinnerungen nicht nur verschicken, sondern auch empfangen. Dies gestaltet sich allerdings in beiden Fällen ein wenig anders und wird daher in den nächsten beiden Unterkapiteln einzeln erklärt.

Nachrichten empfangen und beantworten

Im folgenden Beispiel ist eine empfangene Nachricht mit Nachrichtenverlauf und Antworten dargestellt. Dieses Fenster erscheint automatisch, sobald eine neue Nachricht für Sie eingeht. Wenn Nachrichten an Sie verschickt werden, während Sie ausgeloggt sind, erscheinen alle verpassten Nachrichten automatisch, sobald Sie sich das nächste Mal anmelden.

Im Nachrichtenfenster sehen Sie den Verlauf der Nachrichten. Dabei kann es sich um eine Nachricht oder um mehrere handeln,  wenn bereits Antworten versendet worden sind. Anhand der Ausrichtung der Sprechblasen können Sie schnell erkennen, ob es sich um Mitteilungen von Ihnen oder anderen Nutzern handelt: Die eigenen Nachrichten sind immer nach rechts ausgerichtet 1, die Nachrichten anderer Nutzer nach links 2.

Innerhalb der Nachricht selber sehen Sie neben dem Inhalt auch den Absender, alle Empfänger (da einige Nachrichten unter Umständen nur an Sie geschickt worden sind, aber nicht den Rest der ursprünglichen Empfänger), sowie Datum und Uhrzeit. Durch Klick auf das Info-Symbol ist ersichtlich welche Vollnamen sich hinter den Nutzerkürzeln verbergen, wann/ob eine Nachricht bereits vom Empfänger gelesen wurde, oder ob die Nachricht bereits vom Empfänger gelöscht wurde.

In der untersten Zeile sind zudem einige Aktionen 3 dargestellt:

• Antwort an Absender
• Antwort an alle
• weiterleiten
• als Erinnerung
• neue Aufgabe (siehe entsprechendes Unterkapitel)

Unterhalb der Nachrichten befindet sich ein Freitextfeld 4, in welchem Sie Ihre Antwort formulieren können. Daraufhin können Sie sich entscheiden, ob die Nachricht an alle aus dem Nachrichtenverlauf oder nur den Originalversender der Nachricht 6 geschickt werden soll.

Außerdem besteht die Möglichkeit, weitere Empfänger durch Klick auf den entsprechenden Button 5 hinzuzufügen.

Wenn Sie weitere Empfänger hinzufügen möchten, öffnet sich ein neuer Nachrichtendialog. Innerhalb des Nachrichteninhalts ist der Verlauf der bereits versendeten Nachrichten zu sehen. An der rechten Seite haben Sie dann die Möglichkeit, auszuwählen, wer ebenfalls als Empfänger hinzugefügt werden soll. Das Fenster ist prinzipiell identisch mit dem Nachrichtenfenster, in welchem Sie neue Nachrichten verfassen und verschicken.

Nachricht beim nächsten Einloggen anzeigen

Wenn Sie eine Nachricht erst beim nächsten Einloggen in Ihren Account beantworten möchten und diese auch so lange nicht als “gelesen” markieren wollen, haben Sie die Möglichkeit unten links auf den Button “Jetzt nicht” 7 zu klicken. In diesem Fall verschwindet die Nachricht und wird beim nächsten Einloggen automatisch erneut angezeigt.

Nachricht zu einem späteren Zeitpunkt anzeigen

Wenn Sie eine Nachricht erst zu einem späteren Zeitpunkt beantworten möchten und dabei auch so lange nicht als “gelesen” markieren wollen, haben Sie die Möglichkeit unten auf den Button mit dem Wecker-Symbol 8 zu klicken. Dann öffnet sich ein Menü, in welchem Sie die Zeitspanne, nach der die Nachricht erneut angezeigt werden soll, einstellen können.

Nachricht löschen 

Wenn Sie eine Nachricht löschen möchten, haben Sie die Möglichkeit unten auf den Button “Löschen” 9 zu klicken.

Anschließend öffnet sich das nachfolgend abgebildete Fenster, und Sie können das Löschen der Nachricht bestätigen. Das Löschen wieder abzubrechen, ist ebenfalls möglich.

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass dabei die Nachricht aus der persönlichen Liste und der Liste des aktuellen Arbeitsplatzes entfernt wird. Eine Nachricht an einen Arbeitsplatz wird somit für alle Nutzer an diesem Arbeitsplatz gelöscht.

Für Nutzer mit Adminrechten und für Nutzer, denen in der Rechteverwaltung unter dem Punkt „Nachrichten“ das Recht “Nachricht für alle löschen” verliehen worden ist, erscheint anstelle des obigen Fensters nach einem Klick auf den Button “Löschen” 9 das nachfolgend abgebildete Fenster.

Dort haben sie zusätzlich mit der Option “Für alle löschen” die Möglichkeit, die Nachricht aus allen Listen zu löschen. Auch im Nachrichtenverlauf für die anderen Nutzer wird diese Nachricht dann nicht mehr angezeigt.

Nachricht schließen 

Wenn Sie eine Nachricht schließen und auf gelesen setzen wollen, ist dies im oben abgebildeten Fenster für einen Nachrichtenverlauf mit einem Klick auf den rechts unten platzierten Button “Schließen” 10 möglich.

Alle ungelesenen Nachrichten öffnen 

In der Symbolleiste gibt es neben dem Button zum Erstellen neuer Nachrichten eine weitere Option, sich alle ungelesenen Nachrichten in einem eigenen Fenster anzeigen zu lassen.

Außerdem können Sie hier aus einem Dropdownmenü auswählen, ob Sie hier…

• Nur wichtige Nachrichten in einem eigenen Fenster öffnen möchten
• Die Inboxansicht für Nachrichten öffnen
• Die Nachrichtenverwaltung öffnen

Hinweis: Die Zahl auf grauem Grund links oben beim Symbol für Nachrichten in der Symbolleiste gibt die gesamte Anzahl an ungelesenen Nachrichten (d.h. nicht wichtige ungelesene Nachrichten und wichtige ungelesene Nachrichten) an, und die Zahl auf rotem Grund links oben bei diesem Symbol gibt die Anzahl der ungelesenen wichtigen Nachrichten an.

Erinnerungen empfangen

Erinnerungen werden nicht über das Nachrichtenfenster empfangen. Stattdessen sehen Sie in der Symbolleiste der Tagesliste unter den „Hinweise“-Symbolen anhand des Wecker-Symbols, dass neue Erinnerungen für Sie vorliegen. Sollten diese als „wichtig“ gekennzeichnet sein, blinkt das Symbol in dunkelblau. Sobald Sie auf das Symbol klicken, erscheinen alle patientenbezogenen Erinnerungen. Weitere Erinnerungen sind über den Button „x ungelesene Erinnerungen…“ verfügbar.

Aufgabe aus Nachricht erstellen

Wenn Sie Nachrichten empfangen, können Sie an dieser Stelle auch Aufgaben aus diesen Nachrichten erstellen. Dazu klicken Sie in der unteren Zeile der Nachricht auf „neue Aufgabe“ 1. Es öffnet sich ein Popover.

Wenn Sie bereits über Vorlagen für Aufgaben aus Nachrichten verfügen, werden diese hier angezeigt 2, sodass Sie sich für eine dieser Vorlagen entscheiden können.

Hinweis: Sie können ausschließlich über Vorlagen Aufgaben aus Nachrichten erstellen.

Wenn Sie Vorlagen anlegen oder bearbeiten möchten, klicken Sie auf die drei Punkte 3 am unteren Rand des Popovers, um in die Vorlagenverwaltung zu gelangen.

Wenn Sie eine Vorlage ausgewählt haben, erreichen Sie direkt das Fenster, in welchem Sie wie gewohnt eine Aufgabe erstellen können (siehe Kapitel Aufgabenverwaltung). Der Name der Aufgabe entspricht dabei der Name der Vorlage (kann allerdings verändert werden). In den Details wird der Absender der Nachricht mit Zeitstempel angeführt sowie die eigentliche Nachricht.

Erinnerungsliste und Nachrichtenverwaltung

Die Erinnerungsliste und Nachrichtenverwaltung können Sie über Verwaltung → Erinnerungen oder Verwaltung → Nachrichten aufrufen. Prinzipiell handelt es sich um dasselbe Fenster. Allerdings ist im ersten Fall der Modus „Erinnerungen (für diesen Nutzer oder Rechner)“ und im zweiten „Nachrichten, ungelesen (an diesen Nutzer oder Rechner)“ voreingestellt.

Je nach eingestelltem Filter können Sie an dieser Stelle alle Nachrichten und/oder Erinnerungen 1 einsehen. Dabei erhalten Sie Informationen über die Art der Mitteilung, Lesestatus, Absender, Datum, Patientenbezug und einige andere Punkte. Sie können wie gewohnt über einen Rechtsklick in der Kopfzeile einstellen, welche Spalten Ihnen angezeigt werden.

Wenn Sie einen Eintrag anklicken, öffnet sich ein Popover 2 mit einigen Informationen über die Mitteilung inklusive der Originalnachricht. Darunter sehen Sie zudem, welche Empfänger die Nachricht bereits gelesen oder gelöscht haben 3. Sie können sich auch den gesamten Nachrichtenverlauf 4 mit einem Klick auf den entsprechenden Button anzeigen lassen.

Für das Fenster bestehen eine Reihe voreingestellter Filter 5, welche Sie über das Auswahlmenü unten rechts auswählen können:

• Erinnerungen (für diesen Nutzer oder Rechner)
• Nur Erinnerungen für diesen Nutzer
• Nur Erinnerungen für diesen Rechner
• Nachrichten von und für diesen Nutzer
• Nachrichten, ungelesen (an diesen Nutzer oder Rechner)
• Nachrichten, auch gelesene
• Erinnerungen und Nachrichten, ungelesen
• Erinnerungen und Nachrichten, auch gelesene
• Erinnerungen, ungelesen (für diesen Nutzer oder Rechner)
• Alle Einträge (nur Administrator)

Über die „+“- und „–“-Buttons 6 können Sie außerdem neue Nachrichten und Erinnerungen verfassen oder Einträge aus der Liste löschen.

Umgang mit vielen ungelesenen Nachrichten

Viele Nutzer fühlen sich gestört, wenn beim Einloggen in tomedo® zahlreiche ungelesene Nachrichten und Erinnerungen erscheinen. Dem können Sie Abhilfe schaffen, indem Sie in den tomedo® Einstellungen unter Nutzer → Sonstiges einstellen, ab wie vielen ungelesenen Nachrichten stattdessen eine Zusammenfassung in Form eines modalen Dialogs erscheint.

Mit dem Schieberegler können Sie eine Zahl zwischen 0 und 50 auswählen. Wenn diese Anzahl ungelesener Nachrichten überschritten wird, erscheint statt der Einzelnachrichten der folgende modale Dialog:

Sollte unter den ungelesenen Nachrichten auch wichtige Nachrichten sein, werden diese zusätzlich erwähnt („darunter x wichtige“). Außerdem können Sie in diesem Fall direkt nur zu den wichtigen Nachrichten springen.

Ruhemodus

Der Ruhemodus ermöglicht Ihnen ungestörtes und konzentriertes Arbeiten. In diesem Modus können Sie für Ihren Arbeitsplatz entscheiden, welche Nachrichten und Erinnerungen erscheinen sollen oder komplett verborgen werden, bis Sie den Modus wieder deaktivieren.

Der Ruhemodus wird über ein Symbol innerhalb der konfigurierbaren Symbolleiste der Tagesliste und/oder der Kartei aktiviert. Um diese Schaltfläche hinzuzufügen, öffnen Sie über einen Rechtsklick auf die Symbolleiste das Kontextmenü und wählen Sie „Symbolleiste anpassen…“. Das Symbol „Ruhemodus“ ist unter der Kategorie „Allgemeines“ zu finden. Ziehen Sie dieses in Ihre Symbolleiste, um es nutzen zu können.

Hinweis: In der Inbox ist für den Kommunikationskanal «Nachrichten» ein Button vorhanden, der zum Ruhemodus führt.

Konfigurationsmöglichkeiten

Über einen Klick auf das Ruhemodus-Symbol in Ihrer Symbolleiste öffnet sich ein Popup mit Konfigurationsmöglichkeiten.

Unter den allgemeinen Einstellungen können Sie über zwei Optionen entscheiden: die Dauer des Ruhemodus und die Gültigkeit für Nutzer.

Innerhalb der Dauer 1 haben Sie fünf Möglichkeiten, wie lange der Modus aktiv sein soll: eine Stunde, vier Stunden, bis morgen (in diesem Fall wird der Ruhemodus um 23:59:59 des aktuellen Tages deaktiviert), dauerhaft oder eine frei konfigurierbare Zeitspanne mit einer Dauer von 1 Minute bis 60 Minuten. Wenn der Modus dauerhaft aktiviert ist, können Sie diesen nur manuell wieder deaktivieren.

Der Ruhemodus ist prinzipiell arbeitsplatzspezifisch. In den Gültigkeitseinstellungen 2 können Sie entscheiden, ob dieser am konkreten Arbeitsplatz nur für den aktuell angemeldeten Nutzer gelten soll, oder auch für alle anderen Nutzer, die sich an diesem Arbeitsplatz anmelden.

Über den Pfeil 3 können Sie den Bereich „Der Ruhemodus erlaubt die Anzeige von“ einblenden. An dieser Stelle können Sie entscheiden, welche Nachrichten und Erinnerungen erlaubt oder blockiert werden sollen. Sie haben jeweils die Wahl zwischen „allen“ Nachrichten/Erinnerungen, „wichtigen“ Nachrichten/Erinnerungen und keinen Nachrichten/Erinnerungen. Außerdem können Sie entscheiden, ob der Praxisnotruf aktiv sein soll. Hier können Einschränkungen bestehen, wenn in den Einstellungen (Admin → Praxisorganisation → Praxisnotruf) hinterlegt ist, dass gewissen Notrufe auch im Ruhemodus nicht deaktiviert werden können. Weitere Informationen zum Praxisnotruf finden Sie im entsprechenden Kapitel.

Sobald Sie die Konfiguration Ihres Ruhemodus abgeschlossen haben, klicken Sie auf den Button „Ruhemodus aktivieren“ 4. Diese Konfigurationen werden an Ihrem Arbeitsplatz dauerhaft gespeichert. Wollen Sie also den Ruhemodus erneut aktivieren, sind Ihre vorherigen Einstellungen bereits vorhanden und, insofern Sie diese nicht anpassen möchten, können Sie schnell und einfach über den Button den Ruhemodus wieder aktivieren.

Aktivierter Ruhemodus

Wenn der Ruhemodus aktiv ist, erscheint der Button in der Symbolleiste in farbiger Form. Wenn Sie nun auf das Symbol klicken, erscheint das Konfigurationsfenster erneut, allerdings können Sie an dieser Stelle keine Änderungen an den aktuellen Einstellungen mehr vornehmen.

In diesem Popup können Sie sehen, wie lange der Ruhemodus noch aktiv ist. Zum einen wird Ihnen angezeigt, wie viel Restzeit 1 verbleibt, bis der Modus sich automatisch deaktiviert. Außerdem ist ersichtlich, zu welcher konkreten Uhrzeit 2 der Ruhemodus ausgeschaltet wird. Sie können den Ruhemodus allerdings auch jederzeit manuell über den Button 3 beenden.

Ablauf

Wenn der Ruhemodus aktiviert ist, werden Nachrichten und Erinnerungen entsprechend Ihrer Konfigurationen vor Ihnen verborgen. Sobald der Modus deaktiviert wird (unabhängig davon, ob dies manuell geschieht oder die eingestellte Zeit abläuft), erscheinen alle verpassen Nachrichten und Erinnerungen automatisch. Deaktivierte Praxisnotrufe werden nicht nachträglich angezeigt.

Nutzerspezifischer Ruhemodus

Wenn ein Ruhemodus nutzerspezifisch aktiviert wurde, betrifft dies auch bei Nutzerwechsel am selben Arbeitsplatz keine anderen Nutzer. Prinzipiell kann jeder Nutzer für den Arbeitsplatz seinen spezifischen Ruhemodus einzeln einstellen. Sobald ein Nutzer mit aktivem Ruhemodus sich wieder einloggt, wird dieser wie eingestellt fortgeführt.

Arbeitsplatzspezifischer Ruhemodus für alle Nutzer

Wenn ein Ruhemodus für einen konkreten Arbeitsplatz für alle Nutzer eingestellt wurde, so werden eventuelle nutzerspezifische Ruhemodi automatisch von diesem überschrieben.

Beispiel: Nutzer A aktiviert einen Ruhemodus für vier Stunden. Nutzer B stellt daraufhin einen Ruhemodus für alle Nutzer über eine Stunde ein. In diesem Fall gilt zunächst der einstündige Ruhemodus auch für Nutzer A. Sobald dieser allerdings abläuft und deaktiviert wird, wird der eigentliche (vierstündige) Ruhemodus für Nutzer A fortgeführt.

Sollte ein Nutzer einen arbeitsplatzspezifischen Ruhemodus für alle Nutzer deaktivieren, ist dieser für alle anderen Nutzer auch automatisch deaktiviert.