SMS

tomedo® kann automatisch Terminerinnerungs-SMS an Patienten verschicken. Dazu müssen Sie mit Admin-Rechten in tomedo® angemeldet sein und einige Einstellungen vornehmen. Bis tomedo® Version v1.147 muss das SMS-Modul durch unseren Support eingerichtet werden. Ab Version v1.148 können Sie die Einrichtung selbst vornehmen.

Zunächst müssen Sie zur Verwendung der neuen SMS-Funktion ein Konto registrieren. Klicken Sie dazu auf den Button „zollsoft-Account registrieren“ 1. In dem sich öffnenden Fenster geben Sie eine E-Mail-Adresse und den Namen Ihrer Ordination an. Daraufhin erhalten Sie eine E-Mail mit einem Bestätigungslink zur Verifizierung. Durch Klick auf den Link schalten Sie den Account frei und nach der initialen Einrichtung können Sie zurück zu tomedo® wechseln. Nun wird der Button „neue SMS-Funktion nutzen“ 2 verfügbar.

Durch Klick öffnet sich ein weiteres Fenster, welches Sie auf die Änderungen des bisherigen Vertrages hinweist. Akzeptieren Sie die Bedingungen und klicken Sie auf „Vertrag anpassen“ 3, um die neue Funktionalität zu aktivieren.

Sie haben ab jetzt die Möglichkeit, beliebig viele Konten anzulegen. Für jedes Konto kann ein separater Absender vorgegeben werden, standardmäßig ist dabei „IhrArzt“ voreingestellt. Sie können den Text im Rahmen der für SMS üblichen Grenzen ändern. Beachten Sie dazu den zugehörigen Tooltip.

Im Abschnitt „Sendelimits“ können Sie Tages- und Monatslimites festlegen. Dabei haben Sie die Wahl, ob das Monatslimit für den Kalendermonat oder für die letzten 30 Tage gelten soll. Mit Hilfe des Buttons „Sendestatistiken anfordern“ können Sie jederzeit nachsehen, wie viele SMS in der letzten Stunde, in den letzten 24 Stunden, in der letzten Woche, im laufenden Monat und in den letzten 30 Tagen verschickt wurden.

Mit den beiden Schiebereglern 4 kann eingestellt werden, dass tomedo® bei fast ausgeschöpftem SMS-Kontingent eine Warnung verschickt. Mit dem Button „zu den Servernachrichten“ 5 können Sie verwalten, welche Nutzer an welchen Arbeitsplätzen diese Warnungen bekommen sollen.

Versenden von SMS

Damit Sie einem Patienten eine SMS schicken können, muss in den Patientendetails unter „Akzeptiert Kontakt per“ der Haken bei SMS einverstanden gesetzt sein.

Sowohl in der Fußzeile der Patientendetails als auch unter der medizinischen Dokumentation in der Patientenkartei gibt es einen Button, mit dem Sie dem Patienten eine SMS schreiben können. Dort können Sie auch die hinterlegten SMS-Vorlagen nutzen. Wenn Sie auch aus der Tagesliste SMS versenden wollen, können Sie in der variablen Symbolleiste einen Button zum Erstellen von SMS hinterlegen. Darüber hinaus haben Sie auch die Möglichkeit, im Rahmen einer Aktionskette eine SMS zu versenden.

Ab tomedo®-Version v1.121 besteht auch die Möglichkeit, Massen-SMS an eine Liste von Handy-Nummern zu versenden. Dazu müssen Sie bei „Nr. des Empfängers“ die Option „Andere Nummer(n)“ auswählen.

SMS-Vorlagen

Als Nächstes können Sie in der Vorlagenverwaltung von tomedo® Ihre SMS-Vorlagen einrichten. Für welche Termine Erinnerungen an die Patienten gesendet werden sollen, können Sie in der Terminerinnerungsverwaltung einstellen (siehe Der Kalender – Abschnitt Terminerinnerung). Diese Einstellungen können nur von Nutzern mit Administrator-Rechten vorgenommen werden.

Rufen Sie dazu über den Menüpunkt Admin → Kalender → SMS-Vorlagen Ihre persönlichen Vorlagen auf.

1. Mit dem „+“-Knopf können Sie eine neue SMS-Vorlage anlegen oder entsprechend über „–“ eine ausgewählte Vorlage entfernen.
2. Vergeben Sie einen möglichst eindeutigen Namen für die Vorlage.
3. Tragen Sie gegebenenfalls einen Absender ein. Wenn das Feld frei bleibt, ist der Standardabsender „Ihr Arzt“ voreingestellt. Die Empfänger bekommen die SMS von diesem Absender. Mögliche Eingaben sind bis zu 14-stellige Zahlen wie z.B. Ihre Telefonnummer „01234567890“ oder auch alphanumerisch bis 11 Zeichen z.B. „Onkel Dok“. Wenn Sie eine gültige Nummer als Absender angeben, können Empfänger unkompliziert zurückrufen. Wenn Sie Text als Absender verwenden, vermeiden Sie Umlaute und überlegen Sie, ob Sie zusätzlich eine Rückrufnummer in den Nachrichtentext aufnehmen, um den Empfängern den Rückruf zu ermöglichen. Welchen Absender Sie auch immer wählen, er muss zuerst vom zollsoft Support freigeschaltet werden, andernfalls kommt es zu Fehlern beim Versenden der SMS (falscher Absender).
4. Geben Sie eine Textvorlage ein. Eine SMS ist auf maximal 160 Zeichen beschränkt. Bei Überschreiten dieses Limits wird der Text auf mehrere SMS aufgeteilt. Sie können alle Platzhalter des Briefkommandos $[selektierterTermin]$ verwenden. Diese finden Sie in der Liste aller Briefkommandos, die Sie über die daneben stehende Schaltfläche „Kommandos“ aufrufen können. Mit $[selektierterTermin %d ]$ erhalten Sie zum Beispiel das Datum des Termins. Vorname und Nachname des Patienten erhalten Sie analog mit %V und %N und für %g erhalten Sie „Herr“ oder „Frau“. Komplette Patientennamen incl. Titel etc. erhalten Sie mit %M. Wenn es häufiger vorkommt, dass Patienten mehrere Termine an einem Tag haben, können Sie diese gezielt durch die Briefkommandos $[selektierteTermineEinzahlMehrzahl]$, $[selektierteTermineErster]$, $[selektierteTermineLetzter]$ und $[selektierteTermineListe]$ ansprechen. Der zollsoft-Support unterstützt Sie gern bei der Erstellung Ihrer SMS-Vorlagen.
5. Geben Sie an, ob für die SMS-Erinnerung ein Karteieintrag angelegt werden soll und ob dieser nur bei erfolgreichem Versand erfolgen soll. Alle weiteren Einstellungen, wann und für welche Termine die Erinnerung verschickt werden soll, nehmen Sie anschließend in der Terminerinnerungsverwaltung vor.

SMS an Statistikergebnisliste

Zusätzlich zur automatischen Terminerinnerungs-SMS-Funktionalität können Sie nun auch manuell eine SMS an eine Statistikergebnisliste versenden (siehe Statistiken – Ergebnisliste).

Wählen Sie dazu in der Ergebnisliste die Aktion „SMS an alle Patienten der Liste verschicken“. Es erscheint ein Dialogfenster, in dem die Anzahl der gefundenen gültigen Handynummern der Statistikergebnisse angezeigt wird. Sie können wählen welche Vorlage verwendet werden soll oder einen Freitext angeben. Des Weiteren kann analog zur Terminerinnerung ein Karteieintrag vorgegeben werden, welcher nach erfolgreichem Versand in den Patientenkarteien gespeichert wird. Wenn Sie mehrere SMS-Konten eingerichtet haben, kann zudem das zu verwendende Konto gewählt werden. In dem Fenster sehen Sie vor dem Versand zudem wie viele SMS versendet werden.

Wenn eine SMS an den Online-SMS-Dienst übergeben und der Versand bestätigt wurde, ist das leider noch keine Garantie, dass der Adressat die Nachricht auch empfängt. Es kann verschiedenste Gründe geben, die dies verhindern, unter anderem: Akku leer, Gerät ausgeschalten, im Ausland ohne Roaming, im Funkloch, SMS-Speicher voll, etc. Außerdem wird niemals eine SMS an Patienten versendet, in deren Kontaktdaten das Häkchen „mit SMS einverstanden“ nicht gesetzt ist.