Custom-Formulare

Mit Custom-Formularen (CF) können Sie die medizinische Dokumentation an die individuellen Bedürfnisse Ihrer Praxis anpassen. Dieser Formulartyp eignet sich besonders für die strukturierte Erhebung von Informationen durch Patienten, z. B. über Anamnesebögen oder Einwilligungserklärungen, sowie für die Weitergabe und den Druck von medizinischen Befunden und Dokumenten, wie Aufklärungsbögen oder spezifischen Formulare für externe Stellen.

Hinweis: Custom-Formulare können durch Ihre Patienten auf dem iPad ausgefüllt werden.

Empfehlung zum Lernen und Verstehen der Funktion:

Verwaltung

Wenn Sie Administratorrechte besitzen gelangen Sie aus einem geöffneten Custom-Formular über den Button „Custom-Formular“ zu dessen Verwaltungsfenster („CustomFormularVerwaltung“).

In der allgemeinen Formularverwaltung (Admin → Formulare) können Sie alle Formulare auch nach CF kategorisieren 1. Ob es sich um ein Custom-Formular handelt erkennen Sie auch in der Liste anhand des gesetzten Hakens unter dem Reiter „Custom“ 2. Von hier aus gelangen sie über über den Button „Editieren“ 3 ebenfalls zur CustomFormularVerwaltung. In diesem Fenster wird das gesamte Custom-Formular bezüglich Seitengröße, -anzahl und -farbe konfiguriert.

Hintergrundbild

Für die Verwendung eines Hintergrundbildes im Custom-Formular ziehen Sie ein PDF-Dokument per Drag-and-drop in das vorgesehene Feld. Geben Sie entsprechend des Hintergrundbildes die korrekten Maße (Höhe und Breite) in Pixel an. Bitte beachten Sie auch, dass lesegeschützte Dokumente als Hintergrundbild nicht angezeigt und folglich nicht verwendet werden können. In der Seitenübersicht kann mittels Drag-and-drop die Reihenfolge der Hintergrundbilder angepasst werden.

Hinweis: Für die Befüllung des KBV-Headers stehen die Briefkommandos $[kbvHeader]$ und $[kbvHeader_hzv]$ zur Verfügung. In tomedo® gibt es kein Formular dass nur den KBV Header inklusive der Linien enthält und das als Hintergrund für Custom-Formulare verwendet werden kann.

Feldtypen

Um neue Felder für das Formular hinzuzufügen, klicken Sie auf den „+“-Button. Daraufhin erscheint ein neues Feld in der Liste, welches Sie mit Name und Modus konfigurieren können. Ausserdem stehen Ihnen, abhängig vom Feldmodus, weitere Anpassungsmöglichkeiten im Bereich „Formularfeld“ zur Verfügung. Bis jetzt unterstützt tomedo® folgende Feldtypen:

Jedes Feld hat einen Namen, eine Position (auf den Achsen x und y) und ein Format (Breite und Höhe). Wenn Sie kein Hintergrundbild verwenden, ist das Messen der Eingabefelder auf dem Formular mit dem Lineal hilfreich. Der Bezugspunkt für die Position der Felder ist deren linke obere Ecke.

Zurückschreiben

Für einige Feldtypen steht Ihnen die Möglichkeit des Zurückschreibens zur Verfügung. Dazu gehören unter anderem Ankreuzfelder, Textfelder oder Zahlenfelder.

Sobald Sie einen dieser Typen ausgewählt haben, erscheint unten ein Auswahlmenü, aus dem Sie den gewünschten Inhalt anklicken können.

Je nach Feldtyp stehen dabei unterschiedliche Möglichkeiten zum Zurückschreiben zur Verfügung:

• Ankreuzfeld:
  • Patient: Selbstständig (Arbeit), Ablehnung (z.B. E-Mail, Anrufe), Einverständnis (z.B. SMS, E-Mail)
  • Besuch: praxisspezifische Felder („J/N Besuch“), Unfall
• Textfeld mehrzeilig und Textfeld mehrzeilig, mit Schnellauswahl
  • Patient: Name, Adressdaten, Telefonnummern, Beschreibung der Telefonnummer, Faxnummer, Beschreibung der Faxnummer, Geschlecht, Beruf, Info, patientenabhängige Textfelder („Text Patient“)
  • Rechnungsempfänger: Name, Adressdaten, Geschlecht, E-Mail
  • Hauptversicherter: Name, Adressdaten, Geschlecht
  • Besuch: besuchsabhängige Felder („Text Besuch“), Unfallort
• Datumsfeld
  • Patient: Geburtsdatum, Beruf seit
  • Hauptversicherter: Geburtstag
  • Besuch: Unfalltag
• Zahlenfeld
  • Patient: patientenabhängige Felder („Text Patient“)
• Anforderungsident für Laborauftrag
  • Patient: patientenabhängige Felder („Text Patient“)
• Diagnose
  • Patient: Name, Adressdaten, Telefonnummer, Geschlecht, Beruf, Info, patientenabhängige Textfelder („Text Patient“)
  • Rechnungsempfänger: Name, Adressdaten, Geschlecht, E-Mail
  • Hauptversicherter: Name, Adressdaten, Geschlecht
  • Besuch: besuchsabhängige Felder („Text Besuch“), Unfallort
• Score
  • Patient: Name, Adressdaten, Telefonnummer, Geschlecht, Beruf, Info, patientenabhängige Textfelder („Text Patient“)
  • Rechnungsempfänger: Name, Adressdaten, Geschlecht, E-Mail
  • Hauptversicherter: Name, Adressdaten, Geschlecht
  • Besuch: besuchsabhängige Felder („Text Besuch“), Unfallort

Bei den praxisspezifischen Feldern handelt es sich um die von Ihnen konfigurierbaren Felder (besuchsabhängig oder patientenabhängig), welche Sie in den tomedo® Einstellungen unter Praxis → Tagesliste anpassen können.

Hinweise zur Konfiguration

• Über Drag-and-drop kann bei mehrseitigen Formularen die Reihenfolge der Seiten geändert werden.
• Mit Klick auf die Zeile im Konfigurationsfenster wird automatisch das selektierte Feld farblich hervorgehoben. So kann der Nutzer einfach erkennen, wo sich das Feld befindet.
• Andersherum funktioniert die Selektion genauso: Mit Klick auf ein Feld (in der rechten Fensterseite) wird das entsprechende Feld selektiert und die dazugehörige Zeile in der Konfigurationstabelle farblich hervorgehoben.
• In der Tabelle (links) können mehrere Felder zur gemeinsamen Bearbeitung ausgewählt werden. So kann in einem Schritt für mehrere Felder die Schriftart, Position, Breite, Höhe, Pflichtfeld-Markierung, usw. gesetzt werden.
• Die Position der Felder kann auf der rechten Seite im Fenster via Drag-and-drop an die gewünschte Position verschoben werden.
• Für die Konfiguration ist es hilfreich, die Checkbox „Zeige Textfelder“ zu aktivieren, da Sie so schnell alle Eingabefelder im Formular sehen.
• Geben Sie zur besseren Übersicht jedem angelegten Textfeld einen individuellen Namen. Sollten Sie mehrere Textfelder mit Schnellauswahl haben, so wird der Name genutzt, um die Werte der Schnellauswahl zu speichern. Haben Sie also zwei Custom-Formulare und wollen die gleichen Auswahlpunkte haben, so müssen Sie nur den gleichen Namen nutzen.
• Eine Formatierung der Schriftart (Font) und -größe ist im Formularfeld links unten möglich. Darüber hinaus kann der Inhalt der Felder über die Vorbefüllung oder Befüllung aus der Vorlage vordefiniert werden.
  Die Größe der Felder kann über die Eingabemaske erfolgen. Alternativ kann die Größer verschiedener Felder, wie z.B. Text-, Zahlen-, Ankreuzfelder direkt über das Skalieren der Feldbox angepasst werden.
• Eingabefelder, wie Text-, Zahlen-, Datums- und Ankreuzfelder können als Pflichtfelder markiert werden, sodass das Custom-Formular nur gespeichert werden kann, wenn eine Eingabe erfolgt ist.

• Die Textfarbe für die Text-, Datums-, Score- und Zahlenfelder können im Formularfeld individuell gestaltet werden 1.
• Des Weiteren kann die Anzahl der Nachkommastellen für Score-Felder hier ebenfalls festgelegt werden 2.
• Damit bei Score-Berechnungen keine ganzzahligen Berechnungen ausgeführt werden, muss mindestens eine in diese Berechnung eingehende Zahl nicht ganzzahlig sein.
  • Beispiel: 101/100 wird als 1 aber 101/100 als 1.01 ausgewertet (sofern – siehe Punkt 10 – für dieses Scorefeld „2“ für die Nachkommastellen eingestellt wurde)
• Für Score-Berechnungen ist wichtig, dass diese in der Reihenfolge von oben nach unten bezüglich der Liste in der Custom-Formularverwaltung durchgeführt werden.
  • Beispiel: Benötigt eine Berechnung in Zeile Nr. 10 Eingabedaten, müssen diese im Bereich der Zeilen Nr. 1 bis Nr. 9 ermittelt werden, aber nicht z.B. in Zeile Nr. 11.
• Vorausfüllung: Verwendung von festem Text, Makrobefehle und/oder Briefschreibungsbefehlen. Diese werden bei Neuanlage des Formulars automatisch ersetzt. Wollen Sie z.B. den Namen des Patienten in einem Feld benutzen, so müssen Sie $[pv]$ $[pn]$ eingeben. Bitte beachten Sie, dass einige Briefschreibungsbefehle nicht funktionieren können, wie z.B. Befehle zu selektierten Karteieinträgen.
• Für die Felder mit dem Modus ,,Textfeld mehrzeilig, mit Schnellauswahl” können Sie als Vorbefüllung mehrzeilige Listen festlegen (siehe Bild unten). Alle Felder dieses Modus, die einer jeweiligen Liste zugeordnet sind, werden dann im Custom-Formular mit dieser vorbefüllt. Eine Änderung dieser Listen kann auf zwei Weisen erfolgen:
  1. Sie ändern die Liste unter “Liste bearbeiten” im CustomFormularVerwaltungsfenster für das betreffende Custom-Formular.
  2. Der ausfüllende Nutzer des Custom-Formulars ändert ein per Liste vorbefülltes Feld vom Typ “Textfeld mehrzeilig, mit Schnellauswahl”. Ab dem nächsten Aufruf dieses Formulars hat sich dann diese Liste entsprechend geändert (im CustomFormularVerwaltungsfenster kann man die Änderung der Liste auch nachvollziehen).

• Für die Feldtypen
  • Ankreuzfeld
  • Textfeld mehrzeilig
  • Textfeld mehrzeilig, mit Schnellauswahl
  • Textfeld mehrzeilig, mit Kopie des Inhaltes
  • Datumsfeld
  • Zahlenfeld
  • Anforderungsident für Laborauftrag
  • Diagnose
  • Score
  • gibt es die Option “Zurückschreiben”. Wählen Sie hier eine Möglichkeit aus, dann wird aus den in tomedo® hinterlegten Patientendaten das betreffende Feld vorbefüllt. Ändert der Nutzer beim Ausfüllen des Custom-Formulars das betreffende Feld, werden in tomedo® diese Patientendaten entsprechend zurückgeschrieben, also geändert.

Konfiguration mehrfach verwenden

Zur Wiederverwendung von aufwendig konfiguriert Custom-Formularen, können Sie die selektierten Zeilen eines Formulars in den Zwischenspeicher legen. Öffnen Sie dazu das Kontextmenü über den Rechtsklick auf die entsprechende Zeile. Anschließend können Sie in jedem Custom-Formular über das Kontextmenü den Inhalt des Zwischenspeichers wieder einfügen.

Konfiguration aus PDF importieren

Über den Button „Import“ kann in der Formularverwaltung anhand eines PDF-Formulars oder eines an anderer Stelle exportierten Formulartyps (.dict-Datei) ein Custom-Formular erzeugt und enthaltene Ankreuz- und Textfelder automatisch angelegt werden.

• Für PDFs, die bereits editierbar sind, werden sämtliche Ankreuz- und Textfelder erkannt und automatisch angelegt.
• Für nicht editierbare PDFs wird über einen Bilderkennungsalgorithmus versucht, die entsprechenden Felder zu extrahieren und anzulegen.

Weiter wird das importierte PDF als Hintergrundbild im Custom-Formular abgespeichert.

Hinweis: Es werden nur das Textfeld „Textfeld mehrzeilig“ anhand des PDFs generiert. Gegebenenfalls sind anschließend manuelle Anpassungen bezüglich Textfeld-Typ notwendig. Umfasst das PDF mehrere Seiten, dann wird dennoch nur eine der Seiten als Grundlage zur Ankreuz- und Textfeld-Generierung berücksichtigt.

Hinweise zur Vorbefüllung

Hinweise:

• Sobald etwas in dem Feld „Vorbefüllung“ steht, wird dieser Inhalt auch im Custom-Formular verwendet. Unabhängig davon, ob die Checkbox „aus Vorlage füllen“ aktiv ist.
• Die Vorbefüllung und Befüllung aus der Vorlage sowie die Festlegung der Schriftgröße und -art ist nur für inhaltlich „sinnvolle“ Felder, wie Textfelder, Ankreuzfelder, Datum, Diagnosen usw. möglich.
• Code-Felder in Custom-Formularen (z.B. QR-Code, PDF417) können Feldreferenzen enthalten und ändern sich bei Änderung eines abhängigen Feldes.

Mit dem Auswahlfeld „im Karteitext“ wird bestimmt, welcher Inhalt des Custom-Formulars im Karteieintrag erscheinen soll.

Ankreuzfelder

• Mit Setzen eines x oder X im Feld „Vorbefüllung“ kann das Ankreuzfeld aktiviert werden.
• Bei Ankreuzfeldern ist das Setzen von Abhängigkeiten zueinander möglich. Sie können zum Beispiel einstellen, dass Checkbox 1 nicht aktiviert werden kann, wenn Checkbox 2 bereits aktiviert ist.
  • Anwendungsbeispiel: Sie möchten einen Status abfragen, für den es zwei mögliche Optionen (Ankreuzfelder) „Entweder“ / „Oder“ gibt:
    • Im Textfeld (Pos 5) tragen Sie die erste Option (hier „Entweder“) ein und im Textfeld (Pos 7) die zweite Option („Oder“)
    • Legen Sie zwei Ankreuzfelder „zu Entweder“ (Pos 6) und „zu Oder“ (Pos 8) an.
    • Wählen Sie dann für die Ankreuzfelder unter „Ankreuzkette“ das jeweils entsprechende Feld mit der Abhängigkeit aus (wobei zur eindeutigen Zuordnung des Feldes auch die Seite und die Position angegeben wird, also z.B. „Seite 1 / POS 8 – zu Oder“).
    • Mit Drücken des Pfeil-Buttons, neben der gesetzten Ankreuzkette, können Sie die gesetzten Abhängigkeiten der Ankreuzfelder prüfen. Es werden über Klicken des Pfeils immer die Ankreuzfelder ausgewählt, die eine Abhängigkeit zueinander haben.

Scores

Die Konfiguration des Scores erfolgt auf Basis von Ankreuzfeldern. Für die Berechnung des Scores müssen die Ankreuzfelder einen Namen (z.B. v1, v2, v3) haben. Ein aktiviertes Ankreuzfeld entspricht dem Wert 1. Je nach gewünschter „Wertigkeit“ einer aktivierten Checkbox, muss dies in der Formel des Scores entsprechend konfiguriert werden. Die Formel für die Berechnung muss im Feld „Vorbefüllung“ angegeben werden.

Zwei Syntax-Beispiele:

1. Einfache Addition und Subtraktion der Felder – gleiche Wertigkeit:  
   • $[v1]$+$[v2]$-$[v3]$
2. Addition, Subtraktion sowie Multiplikation der Felder – unterschiedliche Wertigkeit:  
   • 2*$[v1]$+1.5*$[v2]$-4.4*$[v3]$

Wenn Sie das Formular über die Kartei eines Patienten aufrufen, können Sie nun die Ankreuzfelder nutzen. Der Score wird automatisch auf Basis der Formel zur Berechnung aus der Vorausfüllung errechnet.