Dokumentenverwaltung / Qualitätsmanagement

Allgemeines

Die Dokumentenverwaltung eignet sich zur Anlage eines praxisinternen Qualit√§tsmanagement-Systems (QMS). Sie kann √ľber Verwaltung ‚Üí Dokumente / QM ‚Üí Dokumentenverwaltung / QM ge√∂ffnet werden.

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Das Fenster Dokumentenverwaltung wird in 2 Bereiche unterteilt: links 1 der Verzeichnis-Baum mit allen gespeicherten Ordnern und Dateien und rechts 2 die Details der Dokumente und Ordner angezeigt.

Das Anlegen von Ordnern erfolgt √ľber die Ordner-Schaltfl√§che 3. Standardm√§√üig wird KEIN Ordner-Name vergeben.

Das Erstellen von neuen Schreib-Dokumenten, wie docx-Datei oder Textdokument, erfolgt √ľber die Neu-Schaltfl√§che 4. Der Default-Name ist f√ľr docx-Dateien ‚Äěneues docx-Dokument‚Äú und f√ľr ein Textdokument ‚Äěneues Textdokument‚Äú.

Mithilfe der Import-Schaltfl√§chen 5 k√∂nnen Dateien und Verzeichnisse vom Rechner in die tomedo¬ģ-Dokumentenverwaltung importiert werden. Der Import ist limitiert mit maximal 100 Dateien und maximal 500 MB in einem Schritt. Beim √úberschreiten des Limits wird ein entsprechender Hinweis angezeigt und der Import wird gestoppt. Genauso k√∂nnen Sie nat√ľrlich auch Dateien und Verzeichnisse wieder exportieren 6.

Verzeichnisse und Dateien k√∂nnen √ľber die L√∂schen-Schaltfl√§che 7 auch systemweit gel√∂scht werden, was sicherheitshalber mit einem Best√§tigungs-Dialog akzeptiert werden muss.

Die Sortierung der Verzeichnisdatei-Struktur erfolgt alphabetisch. Via Drag & Drop k√∂nnen Dokumente in andere Ordner und/oder Ordner an andere Stellen im Verzeichnisbaum verschoben werden. Weiter k√∂nnen √ľber folgende 3 Icons die Dokumente und Ordner verwaltet werden:

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  1. Schloss:¬†Standardm√§√üig k√∂nnen nur Nutzer mit den entsprechenden Rechten die Dokumente editieren (siehe¬†Rechteverwaltung). Sollen andere Nutzer die M√∂glichkeit bekommen, Dokumente zu bearbeiten, muss das Schloss ‚Äěge√∂ffnet‚Äú werden.
  2. Auge: Regelt die Sichtbarkeit von Dokumenten und Verzeichnissen im Panel Leseaufforderungen/Dokumente. Standardm√§√üig sind alle Dokumente f√ľr alle Nutzer im Panel sichtbar. Wird ein Dokument oder Ordner als nicht sichtbar eingestellt, kann kein Nutzer mehr die Dateien unter dem Punkt „Dokumente“ sehen.
    Hinweis: Diese Einstellungen sind erst nach erneutem √Ėffnen des Panels aktiv. Weiter k√∂nnen auch f√ľr nicht sichtbare Dokumente Leseaufforderungen gesetzt werden.
  3. Buch: mit Klick auf das Buch-Icon kann die Leseaufforderung f√ľr ein Dokument aktiviert, konfiguriert und verwaltet werden:
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Dabei existieren die folgenden Parameter zur Konfiguration der Leseaufforderung:

  • DATUM („das n√§chste Mal am“): wann die Lesebest√§tigung f√ľr die Nutzer sichtbar ist.
  • H√ĄUFIGKEIT („Wiederholen nach“): der Lesebest√§tigung (einmalig oder periodisch). Soll die Lesebest√§tigung wiederholt werden, muss angegeben werden, nach wie vielen Tagen, Wochen, Monaten oder Jahren diese wiederholt werden soll.
  • NUTZER: die das Dokument lesen sollen. Es k√∂nnen nur Nutzergruppen oder alle Nutzer hinzugef√ľgt werden und keine einzelnen Nutzer. Werden Nutzer zu einer Nutzergruppe nachtr√§glich hinzugef√ľgt, erhalten diese Nutzer alle folgenden Leseaufforderungen, die der Gruppe zugewiesen sind.
  • BEST√ĄTIGUNGSTEXT: ist eine erg√§nzende Konfiguration und muss nicht zwangsweise gesetzt werden. Dieser Best√§tigungstext wird dem Nutzer mit einer Checkbox in dem zu lesenden Dokument angezeigt, was √ľber das Panel ge√∂ffnet wurde. Nur nach Aktivierung der Checkbox kann das Dokument als gelesen markiert werden.

Hinweis: Erfolgt die Konfiguration des Best√§tigungstextes, nachdem die Leseaufforderung bereits aktiv ist, wird der Best√§tigungstext nicht angezeigt!

Dr√ľckt der Nutzer die Gelesen-Schaltfl√§che, erscheint folgender Best√§tigungs-Dialog:

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Mit Klick auf das Stift-Icon wird das ausgew√§hlte Dokument ge√∂ffnet und kann bearbeitet werden. √úber Klick auf das Aktionsketten-Icon kann die hinterlegte Aktionskette ausgef√ľhrt werden. Zum Ausf√ľhren der Aktionskette muss eine Kartei ge√∂ffnet sein.

Nutzer mit Zugriffsrechten auf Bearbeitung der Dokumenten-Struktur d√ľrfen das Fenster ‚Äě√úbersicht Leseaufforderungen‚Äú √ľber den Reiter ‚ÄěVerwaltung‚Äú unter¬†Dokumente¬†‚Üí¬†√úbersicht Leseaufforderungen¬†√∂ffnen. In diesem Fenster erh√§lt der Nutzer einen √úberblick, welche Dokumente wann von welchem Nutzer gelesen wurden bzw. welche noch ungelesen sind. Mehr dazu erfahren Sie in den Unterkapiteln¬†Filterung nach Dokumenten¬†und¬†Filterung nach Nutzern.

Bearbeitung von Dokumenten

Die Bearbeitung des Dokuments kann √ľber die „Bearbeiten“-Schaltfl√§che 1 gestartet werden. Mit jedem Speichern des Dokuments wird es in der Dokumentenverwaltung aktualisiert.

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√úber die Historie-Schaltfl√§che 2 k√∂nnen alle gespeicherten √Ąnderungen eingesehen und wiederhergestellt werden. Bei einem Klick auf die Schaltfl√§che √∂ffnet sich das folgende Fenster:

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Achtung: Mit Doppelklick auf das Dokument in der Verzeichnis√ľbersicht k√∂nnen die Dokumente schreibgesch√ľtzt ge√∂ffnet werden. √Ąnderungen am Dokument, die dennoch vorgenommen werden, werden allerdings nicht in der Dokumentenverwaltung gespeichert.

Zus√§tzlich besteht die M√∂glichkeit Dokumente in der Dokumentenverwaltung durch Dokumente vom Rechner √ľber die Schaltfl√§che ‚Äěandere Datei zuweisen‚Äú 3 zu ersetzen. Dabei wird der Inhalt des Dokuments in der Dokumentenverwaltung komplett √ľberschrieben, der Name des Dokuments bleibt erhalten. Das Dokument auf dem Rechner bleibt von dieser Aktion unber√ľhrt.

Zur besseren Organisation und Verwaltung von Dokumenten kann mit Versionsnummern gearbeitet werden. Die aktuell eingestellte Versionsnummer 4 wird dabei dem gespeicherten Dokument zugeordnet.

Das Erstell- 5 und Updatedatum 6 sowie von welchem Nutzer das Dokument erstellt und zuletzt bearbeitet wurde, ist ebenfalls im oberen Bereich der Dokumentenverwaltung nachvollziehbar.

Das Panel Leseaufforderungen

Das Panel ‚Üí Leseaufforderungen/Dokumente (auch √ľber das Symbol tomedo handbuch dokumentenverwaltung symbol toolbar oesterreich der festen Symbolleiste, welches auch direkt anzeigt, ob offene Leseaufforderungen ausstehen) untergliedert sich in drei Bereiche „Offen“, „Dokumente“ und „Erledigt“, die einzeln √ľber die entsprechenden Reiter angeklickt werden k√∂nnen. Das Heftzwecken-Symbol oben rechts erm√∂glicht es Ihnen, dieses Fenster anzupinnen und im Vordergrund zu behalten. Das Einstellungssymbol f√ľhrt Sie direkt in die Dokumentenverwaltung.

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  • Offen: Dokumente, die vom eingeloggten Nutzer zu lesen bzw. zu bearbeiten sind. Zus√§tzlich ist ersichtlich, seit wann die Leseaufforderungen f√ľr die Dokumente bestehen. Wird ein Dokument in der Dokumentenverwaltung gel√∂scht, verschwinden sofort die offenen Leseaufforderungen f√ľr dieses Dokument aus dem Panel.
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  • Dokumente: zeigt die gesamte sichtbare Dokumentenverwaltung. Die Dokumente, die editierbar sind und / oder Aktionsketten ausl√∂sen k√∂nnen, sind mit einem entsprechenden Icon gekennzeichnet.
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  • Erledigt: Dokumente, die vom eingeloggten Nutzer bereits gelesen bzw. bearbeitet wurden. Weiter wird aufgelistet, wann die Dokumente als gelesen markiert wurden. Gel√∂schte Dokumente, die bereits gelesen wurden, werden an dieser Stelle weiter aufgef√ľhrt.

Filterung nach Dokumenten

Als Admin haben Sie au√üerdem die M√∂glichkeit, sich √ľber Verwaltung ‚Üí Dokumente ‚Üí √úbersicht Leseaufforderungen anzeigen zu lassen, wer welches Dokument bereits gelesen hat.

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F√ľr das ausgew√§hlte Dokument 1 werden nun die Nutzer 2, die eine Leseaufforderung f√ľr das Dokument erhalten haben, aufgelistet.

Unter „Status“ 3 ist ersichtlich, seit wie vielen Tagen die Leseaufforderung aktiv bzw. f√§llig ist (rot hinterlegt) oder an welchem Tag die Lesebest√§tigung erfolgte (gr√ľn hinterlegt). Besteht eine offene Leseaufforderung f√ľr ein Dokument, wird zus√§tzlich ein roter Briefkasten 4 angezeigt. Mit Klick auf das Icon wird automatisch dem Nutzer eine Standard-Nachricht mit Hinweis auf die offene Lesebest√§tigung geschickt: ‚ÄěSie haben eine offene Leseaufforderung f√ľr das Dokument ‚Ķ Bitte lesen und best√§tigen Sie!‚Äú. √úber die Schaltfl√§che „Alle offenen erinnern“ 5 wird automatisch an alle Nutzer diese Standard-Nachricht versendet.

In der Spalte „Lesedauer“ 6 wird die Zeit, wie lange das Dokument ge√∂ffnet war, angezeigt. Die Angabe der Lesedauer bezieht sich stets auf die letzte Leseaufforderung des Dokuments. Wird das Dokument mehrmals pro Leseaufforderung gelesen, wird die Zeit pro Leseaufforderung addiert. Das ist relevant, wenn ein Dokument regelm√§√üig gelesen werden muss.

Wird f√ľr ein Dokument die Leseaufforderung wiederholt, wird nur die Lesedauer vom letzten Lesen bzw. der aktiven Leseaufforderung angezeigt.

In diesem Fenster ist √ľber Aktivieren der entsprechenden Checkbox am unteren Reiter au√üerdem m√∂glich, gel√∂schte Nutzer und gel√∂schte Dokumente anzeigen zu lassen. Die gel√∂schten Dokumente und Nutzer werden jeweils in roter Schrift hervorgehoben. F√ľr die gel√∂schten Dokumente kann ebenfalls noch eingesehen werden, wann und von welchem Nutzer f√ľr wie lange gelesen wurde.

Filterung nach Nutzern

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Um die Leseaufforderung nach Nutzern zu filtern, k√∂nnen Sie das Symbol mit den zwei Pfeilen 1 anklicken, und von dort aus einen beliebigen Nutzer 2 ausw√§hlen, um eine √úbersicht seiner noch ausstehenden Lesebest√§tigungen zu sehen. Sie k√∂nnen au√üerdem nach Nutzergruppen filtern 3. Wenn Sie in diesem Modus auf „Alle offenen erinnern“ 4 klicken, erh√§lt der ausgew√§hlte Nutzer Benachrichtigungen √ľber alle Dokumente, die von ihm noch nicht gelesen worden sind.

Drucken der Leseaufforderungs-√úbersicht

Mit der Schaltfl√§che ‚ÄěDrucken‚Äú kann die ge√∂ffnete Liste aller Leseaufforderungen (sowohl in der Dokumenten- als auch der Nutzer√ľbersicht) gedruckt werden. Manuell kann eingestellt werden, welche Spalten gedruckt werden und wie der Titel des Dokuments lauten soll. Als Titel wird standardm√§√üig das gew√§hlte Dokument bzw. Nutzer und an welchem Tag die Lesebest√§tigungen gedruckt wurden, vorausgef√ľllt.

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