Rechnungen in der Verwaltung

Grundeinstellungen

Über die Einstellungen (drei Punkte rechts oben 1) lassen sich gewisse Grundeinstellungen vornehmen, die für jeden Abrechnungslauf relevant sind. Damit können Sie  das Setzen von nachträglichen Filtern vermeiden und laden von vornherein weniger Rechnungen in die Hauptliste. Dies beschleunigt das Laden von Rechnungen enorm. Die Einstellungen werden für den aktuellen Arbeitsplatz gespeichert und können daher, je nach Bedarf, noch Rechner zu Rechner variieren.

Folgende Einstellungen sind möglich:

2. Betriebsstätte: Lädt nur Rechnungen der eingestellten Betriebsstätte. Ausschlaggebend ist die in den Rechnungsdetails eingestellte „abrechnende Betriebsstätte“ der Rechnung. Sinnvoll ist diese Einstellung für Ordinationen mit mehreren räumlich und personell getrennten Betriebsstätten. Wenn also auf einem bestimmten Arbeitsplatz nur eine bestimmte Betriebsstätte abgerechnet werden soll, kann dies fest eingestellt werden.
3. Arzt: Lädt nur Rechnungen des eingestellten Arztes. Ausschlaggebend ist der in den Rechnungsdetails eingestellte „abrechnende Arzt“ der Rechnung. Diese Einstellung lohnt sich für Nutzer, die nur ihre eigenen Rechnungen sehen wollen. Für Ordinationspersonal, das die gesamte Abrechnung (einer oder mehrerer Betriebsstätten) tätigt, ist die Einstellung „kein Wert“ am sinnvollsten, damit sie alle benötigten Rechnungen sehen.
4. Mindestbetrag (Euro): Falls hier etwas eingetragen ist, werden nur Rechnungen angezeigt, deren Rechnungssummen über dem eingestellten Wert liegen.
5. Wartefrist nach letzter Leistung (Tage): Ist hier etwas eingestellt, werden nur Rechnungen angezeigt, für die seit der eingestellten Anzahl Tage keine Leistung mehr eingetragen wurde. Sinnvoll ist das, falls Sie erst eine gewisse Zeit nach dem Besuch des Patienten verstreichen lassen möchten, bis Sie ihm eine Rechnung schicken.
6. Wartefrist wird ignoriert ab Betrag (Euro): Dieser Wert ist wichtig, sofern Sie bei „Wartefrist“ einen Wert einstellen. Damit wird verhindert, dass Rechnungen, die die „Wartefrist“ nicht erreichen (weil der Patient zum Beispiel regelmäßig alle zwei Tage in die Ordination kommt), nie in der Abrechnung erscheinen. Ab dem eingestellten Betrag wird dann die Wartefrist ignoriert und die Rechnung definitiv mit dem Abrechnungslauf geladen.

Wichtig: Die Einstellungen „Mindestbetrag“ 4, „Wartefrist nach letzter Leistung“ 5 und „Wartefrist wird ignoriert“ 6 sind nur als Vorauswahl zum Laden der „Alle abzurechnenden“-Rechnungen anwendbar und nicht für andere Lade-Funktionen.

Eine mögliche sinnvolle Konfiguration ist beispielsweise:

Die beiden Checkboxen unter „Listenanzeige“ werden im Absatz Arbeitslisten näher erläutert.

Über die drei Punkte unten rechts 1 können weitere Einstellungen vorgenommen werden.

2. Druckexemplare: Hier können Sie bestimmen, ob Sie das Original ausdrucken möchten und, falls erwünscht, wie viele Kopien gedruckt werden sollen. Diese Anzahl wird in das Feld „Kopien“ geschrieben, sodass bei jedem Ausdrucken die eingestellte Anzahl an Kopien ebenfalls gedruckt wird. Wird die Anzahl im Feld „Kopien“ für den aktuellen Druckvorgang geändert, so speichert tomedo® diese Zahl, bis das Abrechnungsfenster geschlossen und erneut geöffnet wird.
   Hinweis: Es muss mindestens eine Kopie eingetragen oder das Häkchen bei „Original“ gesetzt werden, damit ein Druckauftrag ausgelöst werden kann. Die Angaben im Hauptfenster unten links über Original und Kopie werden dabei automatisch in dieses Popup übernommen,
3. Export/Sammelrechnung: Je nach Häkchen wird im Rechnungsfenster die Schaltfläche Export (für den Export für Rechnungen und Übermittlung an einen Abrechnungsdienstleister) und/oder Sammelrechnungen (für die Zusammenfassung von mehreren Rechnungen in eine Gesamtrechnung) angezeigt.

Besondere Spalten

Alle Spalten, in denen ein Icon (grauer Kreis oder grünes Häkchen) angezeigt wird, sind per ja/nein filterbar. Dabei steht „j“ oder „ja“ für Ja (grünes Häkchen) und „n“ oder „nein“ für Nein (grauer Kreis).

Die meisten Spalten der Rechnungslisten sind selbsterklärend. Einige bedürfen jedoch weiterer Erklärung:

• Re.-Datum: Diese Spalte bezeichnet das Datum der Rechnungsstellung (Rechnungsdatum). Dieses ist das Datum, zu dem die Rechnung entweder erstmalig ausgedruckt und den Patienten zugestellt bzw. übergeben oder elektronisch abgerechnet wurde. In den Rechnungsdetails wird das Rechnungsdatum neben die Häkchen „Gedruckt“ angezeigt.
  Hinweis: In früheren tomedo® Versionen wurde das Rechnungsdatum als „Druckdatum“ bezeichnet – dies ist aber irreführend. Zum einen werden elektronisch abgerechnete Rechnungen nicht zwangsweise auch ausgedruckt und zum anderen können Rechnungen auch nachträglich beliebig oft ausgedruckt werden, was jedoch das Rechnungsdatum nicht ändern.
• Arzt: Dies ist der abrechnende Arzt der Rechnung.
• Abgerechnet: „Abgerechnet“ wird als Sammelbegriff für den Abrechnungsstatus verwendet. Eine Rechnung ist abgerechnet (grünes Symbol), wenn sie entweder elektronisch per XML verschickt oder ausgedruckt und dem Patienten per Post bzw. direkt zugestellt wurde.
• Gedruckt: Diese Spalte gibt an, ob für die Rechnung eine Druckversion (pdf) existiert.
  Hinweis: Eine Rechnung kann gedruckt, aber nicht abgerechnet sind, wenn Sie z.B. dem Patienten eine Rechnungskopie mitgegeben haben, die Rechnung selbst aber erst später elektronisch abgerechnet wird.
• Abr. BS: Hier ist die abrechnende Betriebsstätte der Rechnung gemeint.
• Teilbetrag €: Damit wird angegeben, in welcher Höhe bereits Zahlungen an der Rechnung verbucht wurden.
• PVS: Diese Spalte zeigt an, ob es sich um eine Rechnung für eine Privatrechnungsstelle handelt oder nicht. Sie können in den Rechnungsdetails über die Checkbox „für PVS“ angeben, ob die jeweilige Rechnung für eine PVS ist.
• Status: Der Status der Rechnung wird als Symbol angezeigt:

	Status
	offen
	in Korrektur
	in Prüfung
	geprüft

Achtung: Die Nutzung der verschiedenen Status kann in den Einstellungen in den tomedo® Einstellungen unter Ordination → Abrechnung über das Häkchen bei “Status-Modus nutzen” aktiviert werden.

Abrechnungslauf

tomedo® übernimmt die Suche nach Rechnungen, die aktuell abgerechnet werden sollten. Dazu dient die Auswahl „Alle abzurechnenden“ im Schnellauswahl-Menü links oben. Optional kann eingestellt werden, ob PVS-Rechnungen (also Rechnungen, die an eine Privatrechnungsstelle gehen) angezeigt werden sollen oder nicht.

Durch Drücken des „Laden“-Buttons werden die nötigen Rechnungen gesucht und in die Hauptliste geladen. Dabei muss eine Rechnung eine Reihe von Kriterien erfüllen, um geladen zu werden.

Die Rechnung

• darf nicht „abgerechnet“ sein (d.h, es darf kein „Gedruckt“-Häkchen in den Rechnungsdetails gesetzt sein).
• darf nicht „storniert“ sein.
• muss mindestens eine Leistung enthalten.
• darf kein Kostenvoranschlag sein.
• muss die Kriterien erfüllen, die Sie unter Grundeinstellungen getätigt haben.

Die so in die Hauptliste geladenen Rechnungen können direkt abgerechnet werden. Dazu können die Rechnungen ausgedruckt 1, als PDF gespeichert 2, per E-Mail versandt 3, per Online-Briefdienst verschickt 4 oder exportiert 5 werden.

Nach dem Drücken des „Export“-Buttons fragt tomedo®, mit welchem Exportprofil abgerechnet werden soll. Dies ist abhängig von Ihren ordinationsspezifischen Einstellungen. Falls Sie auf einem Arbeitsplatz immer mit demselben Exportprofil abrechnen, können Sie das Häkchen bei „Standard für diesen Arbeitsplatz“ setzen.

Weitere Funktionen zum Laden von Rechnungen

Neben der Schnellauswahl „Alle abzurechnenden“ gibt es die folgenden, weiteren Funktionen:

Wählen Sie eine dieser Funktionen, dann erweitert sich die Anzeige, sodass ein Start- und ein Enddatum für die Suche eingegeben werden kann. Die eingestellten Daten sind dann abhängig vom abgefragten Kontext:

• Erstellte: Datumsauswahl bezieht sich auf das Erstellt-Datum der Rechnungen
• Abgerechnete: Datumsauswahl bezieht sich auf das Abrechnungsdatum der Rechnungen (also das Rechnungsdatum; in den Rechnungsdetails ist das Datum neben dem „Gedruckt“-Häkchen zu sehen)
• Versandte: Datumsauswahl bezieht sich auf das Versanddatum der Rechnungen
• Bezahlte: Datumsauswahl bezieht sich auf das Bezahlt-Datum der Rechnungen
• Stornierte: Datumsauswahl bezieht sich auf das Stornodatum der Rechnungen

Nachdem die gesuchten Rechnungen geladen wurden, ändert sich die Anzeige und der „Laden“-Button wird zu „Geladen“. Daran können Sie jederzeit ablesen, dass die Hauptliste aktuell diejenigen Rechnungen anzeigt, die Sie über die daneben sichtbaren Filterung abgefragt haben. Bei Änderung der Vorfilter (Kategorie, PVS, Datumsauswahl) oder Änderung der Grundeinstellungen ändert sich die Anzeige wieder und zeigt erneut den „Laden“-Button an. Damit können Sie nachträglich ablesen, welche Einstellungen Sie für das Laden der aktuell angezeigten Rechnungen getätigt haben (solange „Geladen“ angezeigt wird) bzw. ob Sie die Einstellungen zwischenzeitlich verändert haben (dann wird „Laden“ angezeigt).

Arbeitslisten

Arbeitslisten dienen der besseren und übersichtlicheren Organisation von Rechnungen. Es ist möglich, bis zu 5 Arbeitslisten durch Klicken auf den „+“-Button anzulegen. Durch Doppelklick auf ihren Titel kann jede Arbeitsliste individuell umbenannt werden.

Die Reihenfolge und Sichtbarkeit der Spalten sind in allen Arbeitslisten gleich. Verschieben Sie also in einer Arbeitsliste z.B. die Spalte „Re.-Nr.“ an die erste Position, so wird sie fortan in allen Arbeitslisten an erster Stelle angezeigt.

Außerdem können Sie die Spalten der Arbeitslisten synchron zur Hauptliste führen (oder auch nicht), indem Sie die Einstellung „Gleiche Spaltenkonfiguration in allen Listen“ aktivieren oder deaktivieren.

Arbeitslisten werden auf verschiedene Arten mit Rechnungen befüllt.

Drag-and-drop aus der Hauptliste

In der Hauptliste können einzelne oder mehrere Rechnungen markiert und dann mit der Maus nach unten gezogen werden. Dadurch werden sie der Arbeitsliste hinzugefügt, auf welche sie gezogen wurden. Ist die Grundeinstellung „Rechnung(en) nach Verschieben weiterhin in der Hauptliste anzeigen“ nicht aktiviert, so verschwinden die entsprechenden Rechnungen aus der Hauptliste. Dies bietet z.B. eine Möglichkeit, Rechnungen in der Hauptliste nacheinander zu prüfen und die obere Liste „abzuarbeiten“. Die Rechnungen in der Arbeitsliste können dann direkt abgerechnet werden.

Ist die Grundeinstellung „Rechnung(en) nach Verschieben weiterhin in der Hauptliste anzeigen“ angehakt, bleiben die verschobenen Rechnungen in der Hauptliste enthalten.

Rechnungssuche

Über das Suchfeld können Rechnungen direkt in die aktuell sichtbare Arbeitsliste geladen werden, indem ihre Rechnungsnummern eingetragen und durch Enter/Return bestätigt werden. Dabei kann auch eine durch Kommata getrennte Liste von Rechnungen eingetragen und geladen werden.

Aus anderen Arbeitslisten

Zwischen zwei Arbeitslisten können Rechnungen verschoben oder kopiert werden. Dazu werden die gewünschten Rechnungen markiert und per Rechtsklick die Option „In Arbeitsliste verschieben“ oder „In Arbeitsliste kopieren“ ausgewählt. Sie können daraufhin aussuchen, in welche andere Arbeitsliste die Rechnungen verschoben oder kopiert werden sollen.

Tipps & Tricks

• Das Drücken von Enter oder Return öffnet die Kartei des Patienten und wählt die zuvor markierte Rechnung direkt aus. Damit können Sie eine Liste von Rechnungen nacheinander öffnen (Enter/Return), Rechnungen prüfen (Sichtprüfung) und die Karteien wieder schließen (Enter/Return), ohne die Maus benutzen zu müssen.
• Um initial mit gleichen Listenkonfigurationen zu starten, lohnt es sich, das Häkchen „Gleiche Spaltenkonfiguration in allen Listen“ ganz zu Beginn der Arbeit mit dem Abrechnungsfenster zu setzen. Dann können Sie in der Hauptliste nach Belieben Spalten schieben, anzeigen und verstecken. Die Änderungen werden auch direkt mit in die Arbeitslisten übertragen. Danach kann das Häkchen wieder entfernt werden, falls Sie in den Arbeitslisten doch noch andere Spalten sehen möchten – je nach eingesetztem Workflow.