Stammdaten des Patienten

Die Stammdaten des aktuellen Patienten rufen Sie über die Reiter in der Seitenleiste der Patientendetails auf. In dem Reiter „Zusammenfassung“ finden sich alle Angaben zu Name, Adresse, Beruf sowie Kontakte zu Haus- und Fachärzten, Apotheke, Pflegeheim als auch Beziehungen und grundlegende Versicherungsdaten des Patienten.

Zu den Stammdaten gehören außerdem die optionalen Daten Rechnungsanschrift, Daten des Hauptversicherten und ein womöglich vorhandenes Guthaben des Patienten in Ihrer Ordination.

Zusammenfassung

Profil

Dieser Bereich gibt eine Übersicht der Patientenstammdaten. Neben dem Namen des Patienten wird zudem die Patientennummer angezeigt. Es handelt sich dabei um eine systeminterne lebenslange Identifikationsnummer.

Wird eine Versichertenkarte gelesen, werden die meisten Angaben schon vorausgefüllt. Neben Name, Anschrift, Kontaktdaten und Patienteninfos, können auch über Klicken des Symbols  Informationen zum Beruf des Patienten hinterlegt werden. Hier können außerdem Angaben zum Zeitraum der Beschäftigung, der Wochenarbeitszeit, der Art der Tätigkeit oder der Arbeitgeber aufgezeichnet werden.

Um den Beruf zu verändern und eventuell weitere Informationen zum Arbeitsverhältnis (wie Arbeitgeber, Stundenzahl oder Art der Tätigkeit) zu hinterlegen, klicken Sie einfach auf „Beruf“ (falls noch keine eingetragen sein sollte) bzw. auf die Berufsbezeichnung oder das Fabrik-Symbol links daneben.

Tipp: Bei einem Klick auf die jeweilige Textangabe des Patienten öffnet sich die Eingabemaske mit dem entsprechenden Eingabefeld direkt ausgewählt.

Die angegebene Kilometerangabe hinter dem eingetragenen Ort entspricht dabei der Distanz zwischen Ordination und Wohnsitz des Patienten, da dies bei der Abrechnung von Hausbesuchen eine Rolle spielt. Die Adresse der Ordination ist hierbei die Adresse der Betriebsstätte für diesen Rechner (siehe Admin → Ordinationsorganisation → Betriebsstätten). Die angegebene Distanz kann in den tomedo® Einstellungen unter Ordination → Sonstiges entweder als Luftlinie oder als auf Straßen zurückgelegte Distanz eingestellt werden.

Die Patienteninformationen enthalten patientenspezifische Informationen, welche auf bei einem folgenden Besuch an dieser Stelle angezeigt werden (im Gegensatz zu Besuchsinformationen, welche besuchsspezifisch sind).

Weitere Angaben/Anpassungen können Sie mit einem Klick auf das Stiftsymbol vornehmen. Hier öffnet sich eine Eingabemaske für die Daten des Patienten.

Für die Detailansicht und die Bearbeitung des Berufs eines Patienten sieht das Fenster folgendermaßen aus:

Unterhalb des Informationsfeldes können optional für weitere Informationen noch zwei frei konfigurierbare Ja/Nein-Felder und vier frei konfigurierbare Text-Felder verwendet werden. Diese Felder werden in den tomedo® Einstellungen unter Ordination → Tagesliste → Ordinationsspezifische Felder → Patientenabhängige Felder konfiguriert.

Außerdem kann unterhalb des Informationsfelds hinterlegt werden, wie der Patient kontaktiert werden möchte (Telefon, E-Mail, Fax, SMS, arzt-direkt) und welche Informationen (Newsletter, Termindetails, med. Dokumentation, Rechnungen, Recall) er zum Versand freigibt, um diese über die entsprechend ausgewählten Kanäle zu empfangen.

Rufname des Patienten

Ab tomedo® v1.139 können Sie in den tomedo® Einstellungen unter Ordination → Patientendetails die Verwendung von Rufnamen aktivieren. Den Rufnamen können Sie dann direkt in den Patientendetails im Popover für die Stammdaten durch Drücken auf die Sprechblase neben dem Vornamen hinterlegen.

Wenn der ausgewählte Rufname mit einem der offiziellen Vornamen übereinstimmt, wird dieser unterstrichen dargestellt. Ein abweichender Rufname wird unterstrichen und in Anführungszeichen vor dem oder den anderen Vornamen dargestellt. Der Rufname wird in der Kartei (mit Ausnahme des Fenstertitels) überall dort angezeigt, wo auch der Vollname des Patienten angezeigt wird. In der Tagesliste und der darunter befindlichen Auswahlhistorie befindet sich zusätzlich eine Spalte „Rufname“, die bei Bedarf genutzt werden kann.

Hausarzt

Bei den Ziffern unter dem Hausarztfeld handelt es sich um die lebenslange Arztnummer des gewählten Hausarztes.

Beziehungen

Der Punkt „Beziehungen“ ermöglicht es Ihnen, Verwandtschaftsbeziehungen zu anderen Patienten zu hinterlegen.
Hinweis: Wenn Sie anstelle eines Patienten die Details einer Firma betrachten, ändert sich die Überschrift dieses Punktes von „Beziehungen” in „Firma” und Sie können hier für diese Firma Arbeitnehmer hinterlegen.

Über die Suche 1 wählen Sie die Person aus, die verknüpft werden soll.

Dabei können Sie unter 2 konfigurieren, ob Sie unter 1 unter den Patienten (Standardeinstellung) oder unter Ihren sonstigen Kontakten suchen möchten.

Anschließend wählen Sie im Auswahlmenü 3 den entsprechenden Verwandtschaftsgrad.

Sofern Sie unter 2 „Patienten“ ausgewählt haben, können Sie im Auswahlmenü 3 zwischen diesen Optionen wählen:

• Ehepartner, eingetragene Lebenspartner, Partner, Eltern, Kinder, Geschwister, Großeltern und Enkelkinder.

In den Patientendetails des verknüpften Patienten wird automatisch die inverse Beziehung hinzugefügt.

Falls Sie hingegen unter 2 „Sonstige Kontakte“ ausgewählt haben, können Sie im Auswahlmenü 3 zusätzlich zu den bereits im obigen Stichpunkt genannten Optionen noch aus diesen weiteren Optionen auswählen:

• Arbeitgeber, Arbeitnehmer, Betriebsarzt, Sicherheitsbeauftragter, Betriebsrat, HR, Behindertenvertretung, Gleichstellungsbeauftragter, Eingliederungsmanagement, Arbeitsschutzbeauftragter (falls der Sonstige Kontakt ein Firmenpatient ist, ist hier nur die Auswahl Arbeitgeber möglich).

Unter dem Button 4 finden Sie die Kontaktdaten des Kontaktes wie z.B. dessen Adresse, Telefonnummer und E-Mailadresse, durch einen Klick auf das kleine Stiftsymbol oben rechts im Bereich der angezeigten Kontaktdaten (siehe die Pfeilmarkierung in der nächsten Abbildung) können Sie diese außerdem editieren.

Sofern unter 2 die Standardoption „Patienten“ eingestellt ist, können Sie über die in diesem Fall vorhandene Schaltfläche „Neuer Patient“ 5 einen neuen Patienten anlegen. An dieser Stelle können Sie außerdem ein Duplikat des momentan ausgewählten Patienten erstellen. Da in diesem Fall einige Daten direkt übernommen werden, eignet sich diese Funktion besonders für Familienmitglieder, die im selben Haushalt leben, und so unkompliziert und schnell als neue Patienten angelegt werden können. Wählen Sie dafür bei „Patienttyp“ den Punkt „Duplikat“.

Wenn Sie die Eingabe bestätigen, wird ein neuer Patient als Duplikat erstellt. Dabei öffnen sich direkt die neuen Patientendetails inklusive der Eingabemaske der Profildaten. Nachname, Adresse, Kontakte (E-Mail-Adressen und Telefonnummern) werden dabei genauso übernommen wie etwa eingetragene Hausärzte. Lediglich der Vorname und das Geburtsdatum des neuen Patienten müssen ergänzt werden. Sobald zumindest der Vorname eintragen wurde, verschwindet auch das „Duplikate!“ Hinweissymbol auf dem Patientenbild.

Hinweis:  In den tomedo® Einstellungen unter Ordination → Patientendetails finden Sie unter dem Punkt „Patientenduplikat“ die Möglichkeit, für gesetzlich versicherte Patienten bei der Erstellung eines Duplikates den aktuellen Behandlungsausweis als Ersatzverfahren mit anzulegen (hierzu gibt es die Einstellmöglichkeiten “immer”, “nie” und “nachfragen”). Nutzen Sie diese Option, so werden alle Kartendaten (bis auf die in dem Bild unten rot ausgeblendeten persönlichen Daten) für den duplizierten Patienten übernommen.
Sie können die Kartendaten für den duplizierten Patienten erst modifizieren, nachdem Sie für diesen in der Kartei einen Schein angelegt haben – deswegen sind bis zum Anlegen dieses Scheines die so übernommen Daten zunächst grau markiert.

Falls hingegen unter 2 „Sonstige Kontakte“ ausgewählt wurde, ändert der Button 5 seine Beschriftung in „Neuer Kontakt“. Nach einem Klick auf diesen Button „Neuer Kontakt“ öffnet sich die Liste der sonstigen Kontakte, und Sie können hier einen neuen sonstigen Kontakt auswählen als Kontakt hinzufügen.
Die Liste der sonstigen Kontakte können Sie alternativ auch unter Verwaltung → Sonstige Kontakte aufrufen.

Versicherung

Im unteren abgetrennten Bereich der Zusammenfassung wird eine Versicherungsmaske angezeigt. tomedo® zeigt hier eine Versicherung, die gerade für den Patienten wichtig sein könnte. Alle anderen Versicherungstypen, die für den Patienten infrage kommen, sind durch die Menüpunkte links ansteuerbar.

Rechnungsanschrift

Beinhaltet den realen Wohnsitz des Patienten. Dieser kann (z.B. bei Studenten) vom Wohnsitz auf der Versichertenkarte abweichen. Für Postverkehr oder die korrekte Bedruckung einzelner Formulare muss dieses Feld ggf. gefüllt werden.

Hinweis: Zuerst wird die Adresse des Hauptversicherten übernommen, sofern vorhanden, sonst die Rechnungsadresse. Sollten beide Felder leer sein, übernimmt tomedo® die Adresse aus den Kontaktdaten in die Rechnungen.

Hauptversicherter

Dieser wird hauptsächlich eingetragen, wenn eine Rechnung an eine andere Person oder Adresse geschickt werden soll.

Patientenguthaben

Die Funktion „Patientenguthaben“ lässt sich in den tomedo® Einstellungen unter Ordination → Abrechnung → Patientenguthaben ermöglichen aktivieren. Daraufhin haben Sie die Option, in den Patientendetails über den Reiter an der linken Seite den Punkt „Guthaben“ 1 auszuwählen. Das folgende Untermenü öffnet sich:

An dieser Stelle wird zunächst einmal das aktuell verfügbare Guthaben 2 des Patienten angezeigt. Dieses kann für die Begleichung von Rechnungen genutzt werden. Die Tabelle darunter („Einzahlung“ 3) zeigt den Verlauf der eingezahlten Beträge unter Berücksichtigung von Datum, Belegnummer, Betrag in Euro und Beschreibung an. Sie können hier über Klick auf den entsprechenden Button neues Patientenguthaben einzahlen 4. Die untere Tabelle „Verwendung“ 5 stellt dar, wofür Patientenguthaben verwendet wurde. Hier können Sie das Datum, die Rechnungsnummer und den Betrag jeder Verwendung nachvollziehen. Entsprechend können Sie an dieser Stelle auch Guthaben wieder auszahlen 6 lassen, beispielsweise falls der Patient den eingezahlten Betrag zurückerhalten möchte.

Wenn weiteres Guthaben aufgeladen werden soll, kann dies über den Button „Einzahlen“ geschehen. In diesem Fall öffnet sich das folgende Popover-Fenster (diese Fenster ist identisch zum Auszahlen-Fenster):

In diesem Fenster haben Sie die Möglichkeit, den Betrag 1 der Einzahlung des Patienten anzugeben, sowie einen Freitext 2 hinzuzufügen. Über das Auswahlmenü „Kassenbuch“ 3 lässt sich zudem auswählen, in welchem Kassenbuch die Einzahlung hinterlegt werden soll. Der Button am unteren linken Rand des Fensters 4 ist ein Shortcut, der die Kassenbuch-Verwaltung in einem neuen Fenster aufruft. Die Einzahlung können Sie über den „OK“-Button speichern oder mit „Abbrechen“ verwerfen.

Das vorhandene Guthaben eines Patienten kann direkt beim Ausstellen einer Rechnung verwendet werden.

Über den Reiter „Zahlungseingänge“ können Sie für die Zahlungsart nun „Guthaben“ auswählen. Dabei wird Ihnen direkt in Klammern angezeigt, wie viel Guthaben der Patient momentan zur Verfügung hat. Es wird so viel des Guthabens übernommen, wie für das Begleichen der Rechnung nötig ist. Das weitere Guthaben bleibt bestehen. Sollte das Guthaben nicht ausreichen, wird nur das vorhandene Guthaben verwendet und der restliche, noch offene Rechnungsbetrag unter „Verbleibend“ angezeigt. In diesem Fall muss neues Guthaben vom Patienten eingezahlt werden.

Wenn das Guthaben verwendet wurde, können Sie in der Rechnung unten sehen, dass die entsprechende Zahlung geleistet wurde und kein verbleibender Betrag mehr besteht. In den Bemerkungen des Zahlungseingangs wird zudem vermerkt, dass die Rechnung aus dem Guthaben beglichen wurde. Reicht das Guthaben aus, um die komplette Rechnung zu bezahlen, wird außerdem automatisch in den Checkboxen „Gedruckt“ und „Bezahlt“ ein Häkchen gesetzt.