Wie erstelle ich automatisiert Privatrechnungen?

Über eine sogenannte Aktionskette kann die automatische Erstellung einer Privatrechnung eingestellt werden. Der Standard in tomedo® ist so voreingestellt, dass tomedor bei einer Besuchsanlage prüft, ob der Privatpatient bereits eine offene Rechnung hat oder nicht. Falls nicht, fragt tomedo® über ein Popup-Fenster, ob eine neue Rechnung angelegt werden soll. Wird diese Abfrage bestätigt, werden Sie weitergeleitet und können bei Bedarf den Rechnungstypen anpassen.

Wird gewünscht, dass bei mehreren Behandlern und entsprechend mehreren Rechnungstypen automatisiert der korrekte Rechnungstyp und Behandler ausgewählt wird, so muss dies über eine Aktionskette definiert werden. Hierzu muss zusätzlich die Standardeinstellung in den tomedo®-Einstellungen deaktiviert werden.

Dafür im Fenster selbst auf „Nicht mehr fragen“ klicken, oder bereits im Vorhinein in den tomedo® Einstellungen unter Nutzer → Sonstiges die Checkbox „Nachfrage ‚Keine offenen Rechnungen vorhanden‘ unterbinden“ aktivieren.

Daraufhin erscheint die Abfrage nicht mehr und die Aktionskette kann erstellt werden.

Achtung: Die erste Privatrechnung muss für jeden Patienten einmal manuell (wenn gewollt mit Rechnungsvorlage) angelegt werden, bevor kann sie automatisiert erstellt werden kann!

Damit eine Privatrechnung nur dann erstellt wird, wenn ein Patient auch wirklich in der Praxis war, muss als erstes der Auslöser für die Aktionskette definiert werden. Dazu stellen Sie unter Admin → Aktionsketten → Aktionsketten-Auslöser als Objekt 1 „Besuch“ und als Aktion des Objektes 2 „anlegen“ ein. Hier werden noch keine weiteren Bedingungen festgelegt.

Unter „Ausführende Aktionskette“ 3 muss später die allgemeine Aktionskette eingetragen werden.

Tipp: Falls ein Patient ohne Termin in die Praxis kommt und bei der Besuchsanlegung dementsprechend noch ein Behandler manuell eingegeben werden muss, kann unter „Warten vor Ausführen (in ms):“ 4 eine zeitliche Verzögerung eingestellt werden, damit die Aktionskette erst nach der vollständigen Eingabe in Kraft tritt. Dazu einfach die gewünschte Zeit (in Millisekunden) in das Eingabefeld eintragen.

Danach müssen zunächst für alle Behandler unter Admin → Aktionsketten → Aktionsketten-Bedingungen eigene Bedingungen aufgestellt werden, damit die individuellen Rechnungsvorlagen erstellt werden. Das gewünschte Ergebnis lässt sich in diesem Fall über folgende Aktionsketten-Bedingungen erzielen:

Alle der folgenden Einträge ist/sind wahr

• $[besuchHauptbehandler_vorname]$ ist "Vorname" – filtert den Arzt, der beim Besuch als Hauptbehandler angegeben wird, anhand des Vornamens raus
• $[versichertenstatus]$ ist "privat" – filtert nur die Privatpatienten raus

Eines der folgenden Einträge ist/sind wahr

• $[pr.visible]$ ist 1 – Rechnung ist storniert
• $[pr.abgerechnet]$ ist 1 – Rechnung ist abgerechnet

Hinweis: Durch Drücken und Halten der alt/option-Taste wird das „+“Symbol 1 zu drei Punkten, über die sich per Klick Unterkategorien (Bedingungen) erstellen lassen. Via Drag-and-drop können einzelne Bedingungen unter die jeweilige (Unter-)Kategorie gezogen werden.

Jetzt kann über Admin → Aktionsketten → Aktionsketten im Fenster „Verwaltung Aktionsketten“ eine allgemeine Aktionskette angelegt werden. Dazu muss zunächst unter Typ 1 „Abrechnungs-Tab“ mit dem Wert 2 „Privat“ eingestellt werden, damit tomedo® dann später in der Patientenkartei in das Privat-Fenster springt und danach die unterschiedlichen Aktionsketten-Bedingungen nacheinander prüft.

Für jeden Behandler braucht es daher zusätzlich eine spezifische Aktionskette 3, welche wiederum unter der allgemeinen Aktionskette als „Aktionskettenbedingung“ 4 eingeordnet werden. Unter dem Reiter „Wert“ 5 müssen die bereits erstellten Aktionsketten Bedingungen und unter „Konfiguration“ 6 diese spezifischen Aktionsketten mit dem dazu passenden Behandler ausgewählt werden.

Die Checkbox „Zeige Verlauf“ 7 sollte deaktiviert und die Checkbox „in Dropdowns/Kommandozeile ausblenden“ 8 aktiviert werden, damit die Aktionskette zwar automatisch, aber nicht über die Kommandozeile gestartet wird.

Wechseln Sie nun wieder in das erste Fenster „Verwaltung Auslöser für Aktionsketten“ zurück und stellen Sie die allgemeine Aktionskette unter „Ausführende Aktionskette“ ein.

Die einzelnen Aktionsketten pro Behandler erstellen dann die Rechnungen von der jeweils gewünschten Rechnungsvorlage. Dazu fügen Sie unter dem Reiter Typ 1 „Privatrechnung“, unter „Wert“ 2 auch „Privatrechnung“ und unter „Vorbefüllung“ 3 die entsprechende Rechnungsvorlage ein.

Tipp: Durch Anlage einer Muster-Privatrechnung könnten dann auch die Standard-Ziffern direkt mit abgerechnet werden (z.B. die GOÄ 1).