Registrierkasse Übersicht

Über die Kassenbuch-Funktion können Sie bei tomedo® auch Ihr Registrierkassenbuch anlegen. Die Konfiguration und Einstellung wird dabei in der Regel vom tomedo®-Support übernommen. Über das Kassenbuch können Sie dann direkt oben im Menü „Aktuelles Kassenbuch“ das Registrierkassenbuch auswählen.

Sie finden diese Funktion unter Verwaltung → Kassenbuch oder den Shortcut 
⇧Shift + ⌘Cmd + K. Daraufhin öffnet sich für das Registrierkassenbuch das folgende Fenster:

In der oberen Hälfte des Fensters sehen Sie die Übersicht des aktuell ausgewählten Kassenbuchs 1. Über das Auswahlmenü können Sie ein beliebiges Kassenbuch auswählen. Außerdem lässt sich über die drei Punkte daneben die Kassenbuchverwaltung öffnen (siehe Unterkapitel Kassenbuchverwaltung).

In der Tabelle werden alle Belege des Kassenbuchs angezeigt, wobei Sie die Spalten über einen Rechtsklick in den Tabellenkopf oder das Zahnrädchen an der rechten Seite anpassen können. Zur Auswahl stehen folgende Spalten:

• Belegnummer
• Datum
• angelegt von
• Text
• % USt.
• Einnahmen
• Ausgaben
• fort. Saldo
• Anhang
• geprüft
• Rechnungsnummer
• Patientenname

Der Reiter unterhalb der Tabelle 2 ermöglicht Ihnen die Suche nach Einträgen sowie das Stornieren ausgewählter Einträge. Rechnungen können Sie direkt über Rechtsklick öffnen.

Außerdem können Sie hier den Beleg drucken. Suchen Sie im Auswahlmenü die Auswahl „Registrierkassenbeleg“ aus. Wenn Sie daraufhin auf den Button „Beleg drucken“ klicken, erscheint der Registrierkassenbeleg in einem neuen Fenster. Dort finden Sie auch den QR-Code des Belegs.

Im Bereich „Registrierkasse Österreich“ 3 können Sie neue Einträge erstellen. Dazu füllen Sie die Felder „Text/Artikel/Dienstleistung“, „Preis“ und „Anzahl“ aus und wählen den entsprechenden Steuersatz. Durch Klicken auf den „+“-Button wird der Artikel dem Eintrag hinzugefügt. Sie können dabei mehrere Artikel nacheinander im selben Eintrag zusammenfassen. Sobald Sie alle gewünschten Artikel hinzugefügt haben, geben Sie optional einen Buchungstext ein (ansonsten in der Tabelle Verweis „kein Buchungstext“) und klicken Sie auf „Eintrag erstellen“, um ihn Ihrer Registrierkasse hinzuzufügen. Prinzipiell können Sie den Eintrag auch als „Trainingsbeleg“ markieren, in diesem Fall wird er zwar in der Tabelle oben angezeigt, aber im internen Saldo nicht berücksichtigt.

Per Button „Monatsabschluss erstellen“  4  lässt sich ein Monatsabschlussbeleg anlegen.

Sollte beim Anlegen eines Kassenbuchbelegs ein Systemfehler aufgetreten sein und der QR-Code für die neusten Einträge nicht gedruckt werden können, gibt es die Möglichkeit über „Einträge neu signieren“ 5 diese Einträge so zu erneuern, dass der Fehler behoben und der QR-Code wieder druckbar ist.

Im Bereich „Kassenbuchaktionen“ 6 können Sie zum einen den aktuellen Kassenbuchstand prüfen. Geben Sie dazu den tatsächlichen Stand ein und klicken Sie auf „Kasse prüfen“. Es wird ein Eintrag erstellt, der das Kassenbuch wieder ausgleicht.

Über den Button „DEP exportieren“ 7 können Sie außerdem das Datenerfassungsprotokoll herunterladen.

Aus diesem Fenster heraus können Sie den Beleg direkt drucken oder speichern. Gespeicherte Belege erscheinen im Bereich „Anhänge“ 8, wenn der Eintrag im Kassenbuch ausgewählt wird.

Ein paar zusätzliche Funktionen stehen Ihnen in der oberen rechten Ecke 9 zur Verfügung. Der Reihe nach aufgelistet handelt es sich dabei um folgende Aktionen:

• Kassenbucheinträge als Statistikergebnis anzeigen (z.B. um nach csv oder xls zu exportieren)
• Tagesumsatz abrufen
• Tabelle drucken/exportieren
• Umschalten zwischen einzeiliger und mehrzeiliger Darstellung

Wichtiger Hinweis zu Registrierkassenbüchern

Einträge im Registrierkassenbuch können nicht rückdatiert oder nachträglich vor andere Einträge eingefügt werden. Die Einträge sind chronologisch fest miteinander verknüpft, um die Manipulationssicherheit des Kassenbuchs zu gewährleisten. Jeder Beleg baut auf dem vorherigen auf.

Monats- und Jahresabschlussbeleg

Ein Monats- oder Jahresabschlussbeleg ist ein sogenannter Nullbeleg, das heißt, es handelt sich um einen Eintrag ohne Einnahmen oder Ausgaben. Der Abschlussbeleg sollte der letzte Eintrag im jeweiligen Monat bzw. Jahr sein. Es ist jedoch auch möglich, ihn zeitlich etwas früher oder später zu setzen – vorausgesetzt, es folgen keine weiteren Buchungen im betreffenden Monat bzw. es existieren keine vorherigen Buchungen im Folgemonat.

Die Beschreibung im Jahres- und Monatsabschlussbeleg kann nachträglich in der Spalte „Text“ editiert werden.

Dieser Eintrag kann in der Zukunft nicht storniert werden.

Automatischer Jahresabschlussbeleg

Ab der tomedo®-Version v1.161 erscheint beim Einlesen der ersten Buchung im laufenden Jahr in einem Kassenbuch, in dem der letzte Kassenbucheintrag im vorigen Jahr kein Jahres- bzw. Monatsabschlussbeleg ist, automatisch die Frage, ob ein Jahresabschlussbeleg erzeugt werden soll:

Wenn der letzte Eintrag im Vorjahr jedoch ein Monatsabschlussbeleg war, wird die Abfrage nicht angezeigt.

Erstellung des Nullbelegs

Variante 1

Ab tomedo® Version v1.161 besteht es die Möglichkeit 4 einen Monatsabschlussbeleg über den Button „Monatsabschluss erstellen“ anzulegen. Die Beschreibung kann nachträglich in der Spalte „Text“ editiert werden. Dieser Beleg kann in der Zukunft nicht storniert werden.

Variante 2

1 Öffnen Sie das Kassenbuch über Verwaltung → Kassenbuch oder per Shortcut ⇧Shift + ⌘Cmd + K und wählen Sie das gewünschte (Registrier-)Kassenbuch über das Auswahlmenü aus.

2 Tragen Sie im Bereich Neuer Eintrag den gewünschten Buchungstext ein, z. B. „Monatsabschluss Dezember“ oder „Jahresabschluss“. Hinweis: Geben Sie keinen Artikel bzw. keine Position an. Dadurch wird automatisch ein Nullbeleg mit 0 € Einnahmen und 0 € Ausgaben erzeugt.

3 Klicken Sie auf Kassenbucheintrag erstellen, um den Abschlussbeleg zu speichern.

4 Wählen Sie anschließend den erstellten Eintrag in der Tabelle aus und klicken Sie auf Beleg drucken. Achten Sie darauf, dass die korrekte Beleg-Vorlage für das Registrierkassenbuch ausgewählt ist – nur so wird auch der gesetzlich erforderliche QR-Code auf dem Ausdruck angezeigt.