Buchungen ins Kassenbuch einlesen

Neben der oben beschriebenen Option, Einträge direkt über das Kassenbuch hinzuzufügen, gibt es weitere Möglichkeiten, um Buchungen einzulesen. Dabei handelt es sich um das Einlesen von Buchungen über Upload der Dateien, Einlesen der Rechnung, Einlesen über die Abrechnungen und Einlesen über die Kartei eines Patienten.

Einlesen über die Kartei

Wenn Sie in der Kartei eines Patienten bereits eine Rechnung angelegt haben, können Sie von hier aus bequem den Beleg in das Kassenbuch einfügen.

Wählen Sie eine Rechnung in der Kartei des Patienten aus und klicken Sie auf „Drucken“. Sobald die Rechnung ausgedruckt wurde, besteht die Möglichkeit, diese auf „bezahlt“ zu setzen. Wenn Sie die Rechnung einem konkreten Kassenbuch zuordnen möchten, so wählen Sie dieses unter „Kassenbuch“ aus dem Auswahlmenü aus und klicken Sie anschließend auf „Bezahlt Kassenbuch“.

Einlesen über die Rechnung

Buchungen, die dem Kassenbuch hinzugefügt werden sollen, können auch direkt über die entsprechende Rechnung eingelesen werden. Diese können Sie zum Beispiel in der Kartei eines Patienten öffnen, indem Sie eine Rechnung auswählen und auf den Button „Details“ klicken.

Über den Reiter „Zahlungseingänge“ 1 gelangen Sie in die gewünschte Übersicht. Hier können Sie die Rechnung über den Button „Bezahlt Kassenbuch“ 2 direkt komplett bezahlen und automatisch ins Kassenbuch eintragen lassen. Zusätzlich besteht die Option, nur einen Teilbetrag einzuzahlen. Dazu geben Sie den gewünschten Betrag 3 ein, wählen das entsprechende Kassenbuch 4 aus und klicken auf „Zahlung Kassenbuch“ 5.

Einlesen über die Abrechnung

Sie können einzelne Buchungen auch direkt über die Abrechnungen aus dem Übersichtsfenster einlesen, welches Sie über Verwaltung → Privat / BG  Privatrechnungen erreichen. Klicken Sie hier mit rechts auf eine beliebige Rechnung, um die vorhandenen Optionen im Kontextmenü für diese einzusehen.

Klicken Sie auf „Bezahlt – setzen“, um die ausgewählte(n) Rechnungen ins Kassenbuch einzutragen. Es öffnet sich das folgende Popover, indem Sie das gewünschte Kassenbuch und, wenn möglich, das Bezahldatum auswählen können.

Buchungen einlesen

tomedo® bietet außerdem die Möglichkeit, Buchungen direkt hochzuladen und in das Kassenbuch einzutragen. Diese Funktion finden Sie unter Verwaltung → Privat / BG → Buchungen einlesen.

Über das Feld links oben 1 können Buchungsdateien entweder über Drag-and-drop oder durch Anklicken des Feldes, worauf sich der Finder öffnet, hinzugefügt werden. Daraufhin öffnet sich das folgende Fenster, in dem Sie auswählen müssen, in welches Kassenbuch die Belege eingelesen werden sollen:

Die Tabelle rechts oben 2 gibt eine Übersicht über alle eingelesenen Dateien, die in der unteren Tabelle 3 im Detail aufgeführt sind. Hier finden Sie zu jeder Buchung Informationen über den Betrag in Euro, das Buchungsdatum, das Valutadatum, den Typ, Info, Datei, sowie eine Checkbox, um anzuzeigen, ob die Buchung als „erledigt“ markiert werden soll. Ist die Rechnung einem konkreten Patienten bereits zugeordnet, sind auch die Felder „Name“, „Patientennummer“, „Re-Nr.“, „ID“, „Abrechner“ und „Betriebsstätte“ ausgefüllt.

Über die Spalte „Typ“ 4 erkennen Sie den Status der Rechnung, der auch über die farbliche Hinterlegung gekennzeichnet ist:

• Rot: Typ „Fehler“
  • Es wurde keine passende Rechnungsnummer für diese Buchung gefunden. Über Doppelklick auf den entsprechenden Eintrag öffnet sich ein neues Fenster. Dort können Sie eine Referenz- oder Rechnungsnummer eintragen.
• Gelb: Typ „Warnung“
  • Die Buchung wurde einer Rechnungsnummer zugeordnet. Allerdings wurde diese Rechnung bereits verbucht. Daher wird die Buchung nicht hinzugefügt. Mit Doppelklick auf den Eintrag gelangen Sie in die Kartei des zugeordneten Patienten.
• Blau: Typ „Hinweis“
  • Die Buchung wurde einer Rechnungsnummer zugeordnet und die gefundene Rechnung ist bereits bezahlt oder überbezahlt. Die Buchung wurde hinzugefügt. Über Doppelklick auf den Eintrag gelangen Sie in die Kartei des zugeordneten Patienten.
• Weiß: Typ „erfolgreich“
  • Die Buchung wurde einer Rechnungsnummer zugeordnet. Mit Doppelklick gelangen Sie in die Kartei des zugeordneten Patienten.

Wenn Sie nur Buchungen angezeigt bekommen wollen, die noch nicht als „erledigt“ markiert worden sind, klicken Sie auf „Alle nicht erledigten Buchungen laden“ 5. Alle andere Buchungen verschwinden daraufhin aus der Übersicht.

Unterhalb der Tabelle rechts 6 finden Sie außerdem Informationen über die Anzahl der ausgewählten Buchungen. Hier können Sie den addierten Betrag der ausgewählten Buchungen sehen. Auch die Gesamtanzahl und der Gesamtbetrag aller angelesenen Buchungen wird aus dieser Darstellung ersichtlich (im Beispiel oben handelt es sich um 13 Buchungen mit einem Betrag von insgesamt 3.271,65 Euro).