Aktionsketten

Allgemein

In tomedo® können Sie ständig wiederkehrende Arbeitsabläufe automatisiert für einen Patienten abarbeiten lassen. Hierbei gibt es folgende grundsätzliche Komponenten, um dies zu gewährleisten:

1. Aktionsketten, um in einer geordneten Reihenfolge z.B. Karteieinträge, Diagnosen, Leistungen, etc. für einen Patienten zu dokumentieren,
2. Aktionskettenauslöser, um Aktionsketten bei bestimmten Interaktionen ausführen zu lassen und
3. Aktionskettenbedingungen, um patientenbezogen zu ermitteln, ob eine oder mehrere Bedingungen erfüllt sind, bevor eine Aktionskette ausgeführt wird.
4. Aktionsketten-Fragen können in Abhängigkeit der Antwortauswahl Aktionsketten in Aktionsketten starten.

Aktionsketten

Unter Admin → Aktionsketten → Aktionsketten können Sie Aktionsketten erstellen. Hier kann im unteren Teil über den Knopf „+Aktion“ eine der vielen Aktionen auswählt werden. Dabei ist zu beachten, dass bei Leistungen und Diagnosen nicht Katalogeinträge, sondern nur deren Favoriten ausgewählt werden können. Diese müssen vorher also konfiguriert werden. Dies hat den Vorteil, dass Sie z.B. die Begründung bei Leistungen oder die Diagnosesicherheit vorkonfigurieren können. Die verschiedenen Elemente haben eigene Konfigurationen, die Sie in der Liste mit angeben können.

Eine Aktionskette kann über verschiedene Wege ausgeführt werden:

1. über einen Symbolleistenknopf in der Tagesliste oder der Kartei,
2. mittels Eingabe des Kürzels in die Kommandozeile der Kartei,
3. über Aktionskettenauslöser,
4. mittels Textbausteinen,
5. aus der Ergebnisliste von Statistiken heraus über die Aktion „Aktionskette für alle Listeneinträge nacheinander ausführen“,
6. durch Anlegen eines Custom-Karteieintrages in dem sich ein Feld der Art „Aktionskette aufrufen“ befindet,
7. beim Aufruf eines Dokumentes welchem eine Aktionskette zugeordnet ist,
8. über die Termindetails und
9. die tomedo® Suche welche Sie mit der Tastenkombination „option + Leertaste“ aufrufen können.
10. durch Aufruf einer URL von außen via tomedo://aktionskette?ak Hier ist „ak“ das Kürzel der Aktionskette die für den aktiven Patient gestartet wird.
    • Man kann auch weitere Parameter übergeben. Zum Beispiel tomedo://aktionskette?ak&patientident=1&val=test mit der Patientennummer „patientident“ für den zu verwendenden Patienten und weitere beliebige Parameter die dann in der Aktionskette als Briefkommando genutzt werden können, z.B. mit $[val]$.

Die Praxis möchte beispielsweise eine einheitliche Behandlungsdokumentation, z.B. für Grippe haben. Dementsprechend wird eine neue Kette 1 für den Befund „Grippe“ beim Anlegen eines ICD Codes J11.1 erstellt. Die Aktionskette wird mit einem entsprechenden Namen und Kürzel versehen 2. Über den Button „+Aktion“ 3 können Leistungen, Diagnosen, etc., hinzugefügt werden. Diese erscheinen dann in der Übersicht 4. Damit ist mit wenigen Klicks die gesamte Behandlung dokumentiert. Zudem besteht die Möglichkeit, den Verlauf zu zeigen 5. In diesem Fall öffnet sich bei Start der Aktionskette ein Popup-Fenster, das den aktuellen Verlauf darstellt. Wenn die Checkbox „zur Auswahl in Kartei“ aktiviert ist, kann außerdem die Aktionskette über die Symbolleiste der Kartei des Patienten gestartet werden.

Aktionskettenauslöser

Unter Admin → Aktionsketten → Aktionskettenauslöser können Sie sich verschiedene Auslöser einrichten. In tomedo® gibt es eine vielfältige Auswahl von Ankerpunkten, in die Sie einen Auslöser setzen können, z.B. das Öffnen der Kartei oder das Verschieben eines ToDos.

Haben Sie dies eingestellt, fehlt noch die Aktionskette, die ausgeführt werden soll. Besteht der Wunsch, dass diese Kette nur an bestimmten Arbeitsplätzen oder nur bei bestimmten Nutzern ausgelöst werden sollen, so müssen Sie den „alle“ Haken herausnehmen und die entsprechenden Nutzer oder Arbeitsplätze einzeln anhaken.

Außerdem besteht die Option, eine Statistik (SQL) Anfrage an die Datenbank zu stellen. Damit können Sie so gut wie alles abfragen; es hat aber den Nachteil, dass es nur bei aktivem Server funktioniert. Zusätzlich gibt es die Möglichkeit, eine Aktionskettenbedingung anzugeben.

Im abgebildeten Beispiel soll die Grippe-Aktionskette ausgeführt werden, wenn eine Diagnose mit einem ICD Code J11.1 angelegt wird.

Möchten Sie einstellen, dass alle Nutzer außer ein konkret ausgewählter Nutzer (z.B. das Kiosk zur Selbstanmeldung) die Aktionskette starten können, haben Sie die Möglichkeit, Ihre Auswahl umzukehren. Statt also alle Nutzer bis auf den ausgeschlossenen einzeln anzuklicken, können Sie die neue Auswahl in zwei schnellen Schritten umsetzen:

1. Klicken Sie den Nutzer an, welcher vom Auslöser ausgeschlossen werden soll.
2. Klicken Sie auf den Button „umkehren“. Nun sind automatisch alle Nutzer bis auf den vorher ausgewählten markiert und können den Auslöser nutzen.

Schritt 1: Nutzer wählen

Schritt 2: „umkehren“

Diese Funktion steht genauso für die Auswahl von Arbeitsplätzen zur Verfügung.

Aktionskettenbedingungen

Das Ausführen von Aktionsketten kann zusätzlich über Aktionskettenbedingungen gesteuert werden. Unter Admin → Aktionsketten → Aktionskettenbedingungen können Sie diese konfigurieren.

Kern dieser Bedingungen ist eine logische Verknüpfung von Briefkommandos. Sie können also zwei Briefkommandos oder festen Text mit Briefkommandos miteinander vergleichen. Diese Bedingungen können auch verschachtelt werden. Über den Kommandoknopf kann das Fenster „Kommandoliste“ zur Hilfe geöffnet werden. Damit haben Sie auf alle Informationen über den Patienten, für die Briefkommandos zur Verfügung stehen, Zugriff und können diese auswerten.

Die hier zur Verfügung stehenden Relationen sind ähnlich denen in Statistikabfragen und stellen Vergleiche von Zeichenketten oder Zahlen dar.

Diese Relationen vergleichen Zeichenketten:

• „ist“
• „ist nicht“
• „beginnt mit“
• „endet mit“
• „enthält“
• „enthält – Groß/Kleinschreibung insensitiv“
• „enthält nicht“
• „enthält nicht – Groß/Kleinschreibung insensitiv“

Diese Relationen vergleichen Zahlen:

• „ist kleiner als“
• „ist größer als“
• „ist kleiner als oder gleich“
• „ist größer als oder gleich“

Weiter muss definiert werden, ob ALLE, EINE oder KEINE der Bedingungen wahr sind. Die Auswahl ALLE bedeutet ein Verknüpfen per „und“ (Bedingung 1 und Bedingung 2 und Bedingung 3 und … sind gleichzeitig wahr), EINE entspricht einem logischen „oder“ (Bedingung 1 oder Bedingung 2 oder Bedingung 3 oder … sind wahr), KEINE bedeutet „weder noch“ (keine der Bedingung 1 oder Bedingung 2 oder Bedingung 3 oder … sind wahr).

Hinweis: Wurde die Bedingung EINE oder ALLE hinzugefügt, verschwindet nach dem Verlassen der Ansicht die Anzeige der ausgewählten bzw. benutzten Relation.

Für komplexere Aktionskettenbedingungen können auch unterschiedliche Bedingungen hinzugefügt werden. Drücken Sie dazu die Opt-Taste, so wird aus dem „+“-Button ein „–“-Button; klicken Sie auf den ausgepunktetem Button, wird eine weitere Bedingung hinzugefügt. Via Drag-and-drop können Sie die Relationen zur gewünschten Bedingung hinzufügen. Das folgende Beispiel zeigt, dass 2 Aussagen (Relationen) wahr sein müssen und nur eine Aussage von 2 weiteren Aussagen wahr sein muss.

Hinweise:

1. Nehmen Sie sich Briefvorlagen bei der Verwendung von Briefkommandos zu Hilfe.
2. Testen Sie vorweg die Konfiguration ihrer Aktionskettenbedingungen mithilfe der Aktionskettenauslöser.

Aktionsketten-Fragen

Die Ausführung von Aktionsketten kann neben den Aktionskettenbedingungen über Aktionsketten-Fragen gesteuert bzw. ausgelöst werden. Dafür können im Verwaltungsfenster „Fragen für Aktionsketten“, welches sich über Admin → Aktionsketten → Aktionsketten-Fragen öffnen lässt, Aktionsketten-Fragen und Antworten mit jeweils zugeordneten Aktionsketten konfigurieren.

Auf der linken Seite 1 sehen Sie alle bereits vorhandenen Aktionsketten-Fragen. Im darunterliegenden Suchfeld 2 können Sie wie gewohnt nach gewünschten Gruppen und Elementen suchen. Außerdem können Sie festlegen, ob alle Gruppen im Verwaltungsfenster auf- oder zugeklappt 3 werden sollen.

Über die Buttons unten 4 können Sie ein neues Element hinzufügen, eine Gruppe anlegen, eine Kopie erstellen, ein Element oder eine Gruppe entfernen und die alphabetische Sortierung einstellen. Wenn Sie bereits gelöschte Elemente und/oder Gruppen wieder sehen möchten, können Sie dies über Aktivierung der entsprechenden Checkbox 5 daneben tun.

Die rechte Fensterseite zeigt Ihnen alle Details zur ausgewählten Aktionsketten-Frage an. An dieser Stelle legen Sie das Kürzel 6 für die Frage fest, welches zum Beispiel in anderen Aktionskettenverwaltungen ausgewählt werden kann. Außerdem formulieren Sie die Frage 7, über welche die „Aktionskettenweiche“ gestellt werden soll. Wenn Sie eine Mehrfachauswahl erlauben möchten, können Sie die Checkbox «Multiselektion» 8 aktivieren.

Als Nächstes können Sie über den «+»-Button 9 unterhalb der Tabelle eine neue Antwortmöglichkeit hinzufügen. Für jede Option verfassen Sie einen Antworttext 10. Zudem kann eingestellt werden, ob mit Auswahl der Antwort, eine Aktionskette oder eine weitere Aktionsketten-Frage 11 ausgelöst werden soll. Möchten Sie an dieser Stelle noch neue Aktionsketten anlegen, können Sie mit dem Einstellungsrädchen schnell in die Konfiguration springen.

Achtung: Ist keine Aktionskette der Antwort zugeordnet, erscheint die Antwortoption auch nicht zur Auswahl im Abfragedialog, wenn die Aktionsketten-Frage in einer Aktionskette ausgelöst wird.

Jeder Antwortoption kann eine Farbe 12 zugeordnet werden. Diese wird im Falle einer Multiselektions-Frage jedoch nicht verwendet.

Soll eine Aktionskettenfrage nicht über die Kommandozeile auswählbar sein, aktivieren Sie die entsprechende Checkbox 13.

In den Frage- und Antworttext können Briefkommandos verwendet werden. Diese Briefkommandos werden allerdings nicht in der Kommandozeile ausgewertet, sondern ausschließlich im Abfragedialog, der durch die Aktionsketten-Frage ausgelöst wird. Die Kommandoliste ist über den Button «Kommando» 14 zu öffnen.

Aktionsketten-Fragen ausführen

Aktionsketten-Fragen können zum Beispiel in der Kommandozeile, über Aktionskettenauslöser und in Aktionsketten ausgelöst werden.

Wird nun diese Aktionskette ausgeführt, erscheint dem Nutzer die Frage als Abfragedialog mit den Antwortoptionen als Buttons. Je nachdem, welche Antwort gewählt (also welcher Button geklickt) wird, wird die zugeordnete Aktionskette ausgeführt.

Im Falle einer Frage ohne Multiselektion erscheint beispielsweise das folgende Fenster:

Die ausgewählten Farben werden übernommen und Sie können nur eine Antwort auswählen.

Im Falle eine Frage mit Multiselektion verändert sich die Ansicht folgendermaßen:

Hier können mehrere Antwortoptionen über Checkboxen angeklickt werden.

Tipps:

• Es ist möglich, sich durch die Aktionsketten-Antworten durch zu tabben.
• Über Nummerneingabe können die Aktionsketten-Antworten ausgewählt werden.
• Über den Button „Abbrechen“ oder die Keyboardtaste „ESC“ kann das Fenster «Aktionsketten-Frage» geschlossen werden.

Beispiele

Die Aktionskettenbedingungen können an 2 Stellen die Ausführung von Aktionsketten steuern.

Möglichkeit 1

Beispiel 1

Sie wollen nur die Aktionskette Grippe ausführen, wenn der Patient älter als 60 Jahre ist. Für diese Einschränkung definieren Sie eine Aktionskettenbedingung: „Patient ist älter als 60 Jahre“. Dazu vergleichen Sie das Patientenalter $[palter]$ mit einer Zahl, z.B. 60. Folglich wird nun die Grippe-Aktionskette nur ausgeführt, wenn die Bedingung „Patient älter als x Jahre“ erfüllt ist.

Beispiel 2

Sie wollen eine Aktionskette nur ausführen, wenn der Geburtstag des Patienten heute ist und in der Patientennotiz das Wort „wichtig“ steht.

In diesem Fall brauchen Sie 2 Bedingungen, die gleichzeitig erfüllt sein sollen. Die erste vergleicht Tag und Monat des Geburtstags $[d G dd.MM]$ mit dem heutigen Datum $[d S dd.MM]$. Die zweite Bedingung nimmt den Inhalt des Feldes „Patinfo“ aus den Patientendetails $[&p.patientenDetails.freitext]$ und überprüft, ob das Wort „wichtig“ enthalten ist.

Möglichkeit 2

Zusätzlich können Sie Aktionskettenbedingungen innerhalb einer Aktionskette hinzufügen, die – sofern die Bedingung erfüllt ist – eine weitere Aktionskette ausführt. Hier können natürlich auch mehrere Aktionskettenbedingungen hinzugefügt werden. Weiter kann die Reihenfolge der auszuführenden Aktionsketten festgelegt werden. Dabei gibt es folgende Optionen:

• Kette kommt in Warteschlange auf Platz 1: Bedeutet, dass zuerst die bereits laufende Aktionskette zu Ende ausgeführt wird und anschließend die Aktionskette, die nur ausgeführt wird, wenn die Bedingung erfüllt ist.
• Aktive Kette wird abgebrochen und danach die Warteschlange abgearbeitet: Bedeutet, dass die Aktionskette direkt ausgeführt wird, wenn die Bedingung erfüllt ist. Die zuvor gestartete Aktionskette wird nicht fortgeführt.
• Kette wird nur einmal in Warteschlange gesetzt: Ermöglicht die Konfiguration von mehreren Bedingungen, die ggf. zur Ausführung derselben Aktionskette führen. Diese Aktionskette soll aber an der Stelle nicht mehrfach ausgeführt werden, sondern nur einmal. Das Aktivieren der Checkbox verhindert das mehrfache Ausführen derselben Aktionskette.

Beispiel 3

Für einen Patienten soll eine extra Überweisung und Untersuchung angeordnet, sowie ein Marker angelegt werden, wenn er eine Grippe-Diagnose mit dem ICD Code „J11.- “ erhält und bereits zuvor an einer Grippe erkrankt war.

Das entsprechende x-Kommando dafür ist:

$[x ddi,dia inf _ 14 NN NNJN NNNN invTimemitICD]$

Beispiel 4: Custom-Karteieintrag verwenden, um eine Aktionskette auszulösen

In einem Custom-Karteieintrag wird das Auswahlfeld „PräLab“ mit „Ja“ oder „Nein“ belegt.

Bei „Ja“ soll das ToDo „BE“ als „anstehend“ eingetragen werden. Danach soll sich die Laboranforderung öffnen. Nachdem diese ausgefüllt und mit OK bestätigt wurde, soll sich ein Arztbrief öffnen, der die Information enthält, dass eine Blutentnahme schon erfolgt ist. Mithilfe des entsprechenden Kommandos kann diese Übernahme in den Arztbrief einfach erfolgen, siehe dazu die folgenden Abbildungen.

Bei „Nein“ soll sich nur der Arztbrief öffnen, der die Information enthält, dass das ToDo „BE“ nicht nötig ist und mit der Angabe eines Termins für das nächste Mal. Für die Informationen in den Arztbriefen soll ein Karteieintrag verwendet werden.

Wenn der Karteieintrag angelegt wird, kann dieser gleich vorbefüllt werden mit der entsprechenden Information, welche in den Arztbrief geschrieben werden soll.

Für die Aktionskette, die bei „Ja“ ausgelöst wird, kann dann auch gleich der Haken gesetzt werden für das direkte Eintragen in die Kartei, da hier nur eine kurze Information angegeben wird ohne weitere Eingaben.

Bei der Aktionskette mit „Nein“ ist es besser diesen Haken nicht zu setzen, da hier noch eine Eingabe für das Datum notwendig ist, bevor die Information in den Arztbrief geschrieben werden soll.

Bei der Konfiguration des Kommandos ist unbedingt auf Groß- und Kleinschreibung in der Verbindung zum Karteieintrag zu achten.

Die Bedingung in diesem Fall lautet:
$[karteiEintragValue_withArgs OPK customKarteiEintragEntries.lab _ N]$

„OPK“ entspricht dem Kürzel des Karteieintrages und „lab“ entspricht dem Variablen Feldnamen in dem Custom-Karteieintrag.

Tipps:

1. Finden können Sie dieses Kommando im Kommandofenster unter „Text mit Parameter“ in der genauen Beschreibung/Stichpunkt: arg. Anpassung durch Einsetzen der Bezeichnung der Aktionskette (in diesem Fall OPK) und Anpassung des FeldNamenKürzels aus dem Custom-Karteieintrag (in diesem Fall lab).
2. Würden Sie eine Aufgabe auslösen wollen, könnten Sie dasselbe Bedingungskommando (mit entsprechender Anpassung) nutzen. Vorher müssten Sie jedoch die Aufgabe definieren, damit diese über die Aktionskette auch vorbelegt werden kann (Wert).
3. Ab Version 1.131.1 können zur Vorbefüllung von Karteieinträgen formatierte Texte verwendet werden. Die Texte müssen dazu bereits im formatierten Zustand in das Feld der Vorbefüllung eingetragen werden.

Hinweis bei Medikamenten bei fehlender Diagnose

Wenn bestimmte Medikamente verordnet werden, muss im entsprechenden Quartal eine passende Diagnose abgerechnet werden, damit es später nicht zu einem Regress kommt. Dafür können Sie sich zum Beispiel über die Aktionsketten einen Hinweis anlegen.

Schritt 1: Legen Sie zunächst eine Aktionskette mit der Aktion „Hinweis“ an und geben einen gewünschten Hinweistext ein.

Schritt 2: Konfigurieren Sie eine Aktionsketten-Bedingung.

$[patient_versichertenstatus]$	ist	gesetzlich
$[x DDI _ _ _ JN NN2N NNNN invTimescheinDiagnosenICDvornauchAbgesetzteDiagnosen U _]$	beginnt mit	entsprechenden Code angeben

Schritt 3: Legen Sie einen Aktionsketten-Auslöser an, welcher greift, sobald ein Medikament mit dem entsprechenden ATC-Code angelegt wird.

Wählen Sie als Objekt 1 „Medikament-ATC-Code“ aus und fügen Sie in das Feld darunter 2 alle relevanten Codes ein. Sie können (kommasepariert) mehrere Codes eingeben. Als Aktion des Objektes 3 wählen Sie dann „Verordnen“. Denken Sie daran, auch die Aktionskettenbedingung 4 und die ausführende Aktionskette 5 mit diesem Auslöser zu verknüpfen.

Wenn Sie nun trotz fehlender Diagnose das Medikament verordnen, erscheint automatisch ein Hinweis: