Vidierung von Karteieinträgen

Das Konzept der Vidierung dient dazu, dass medizinische Befunde im schnelllebigen Alltag nicht übersehen werden. Die Vidierung von Befunden erlaubt ein asynchrones arbeiten, indem eingehende Befunde z.B. von den MFAs vorsortiert werden und die relevanten Befunde dann im Verlauf gebündelt von Ärzten gelesen und als gelesen bestätigt, also vidiert, werden.

Konfiguration

Für Karteieinträge vom Typ

• Text
• Anhang
• CustomKarteieintrag
• Formular
• Brief
• eArztbrief
• OP
• Tabelle

lässt sich in der Karteieintragstypen-Verwaltung festlegen, ob manuell oder automatisch eine Vidierung (Bestätigung/Sichtung) für Karteieinträge dieses Typs angefordert werden kann.

Nutzer einstellen

Durch welche(n) Nutzer die Vidierung („zu vidieren durch“) erfolgen soll, kann folgendermaßen vorbelegt werden:

• der Erstbehandler des Patienten
• letzter Behandler des Besuchs
• der Hauptbehandler des Besuchs
• alle Behandler des Besuchs
• bestimmte Nutzer oder Nutzergruppen

Weiter ist auszuwählen, ob der Karteieintrag durch alle Nutzer oder nur durch einen der zugeordneten Nutzer zu vidieren ist. 

Hinweis: Wird ein Karteieintrag angelegt, der von allen Nutzern zu vidieren ist, aber im Karteieintrag ist nur ein Vidierer gesetzt, dann wird im Karteieintrag die Option automatisch angepasst auf „durch einen Nutzer zu vidieren“.

Des Weiteren können Nutzer mit Administrator-Rechten unter Admin → Nutzerverwaltung im Reiter „Mitarbeiter“ für jeden Nutzer Vertreter für Vidierungen einstellen. Diese Funktion ist praktisch, um die Vidierungen bei Abwesenheit – z.B. wegen Urlaub – von Nutzern zu organisieren.

Für vidierbare Karteieinträge mit automatischer Vorbefüllung („zu vidieren durch“) kann festgelegt werden, dass, wenn bei Anlage eines Karteieintrags der eingeloggte Nutzer in der Liste „zu vidieren durch“ vorkommt, der Eintrag automatisch auf vidiert gesetzt wird. Dieses Verhalten wird standardmäßig für alle Text- und Anhang-Karteieinträge (bis auf das KonsilEAV) angewendet. Wollen Sie nicht, dass unter Umständen automatisch ein Karteieintrag auf vidiert gesetzt wird, dann deaktivieren Sie dieses Verhalten in der Verwaltung für den jeweiligen Karteieintragstypen.

Vidierung in Abhängigkeit des Karteitextes

Ob ein Karteieintrag automatisch als zu vidieren gekennzeichnet wird, kann in Abhängigkeit des Karteitextes erfolgen. Dafür stehen folgende Optionen in der Karteieintragstypen-Verwaltung zur Verfügung:

• beginnt mit einem der folgenden Texte
• beginnt mit keinem der folgenden Texte
• enthält einen der folgenden Texte
• enthält alle der folgenden Texte
• enthält keinen der folgenden Texte

Welche Texte als „Weiche“ fungieren sollen, ist an der Stelle im Textfeld kommasepariert zu erfassen. So können bestimmte automatisch generierte Dokumente (beispielsweise mpfzertifikate) von der automatischen Vidierungs-Setzung ausgeschlossen werden.

DOK BMP-Karteieintrag

Den DOK BMP-Karteieintrag können Sie in den tomedo® Einstellungen unter Praxis → Mediks/BMP von den zu vidierenden DOK Karteieinträgen ausschließen. Diese Einstellung steht damit in direkter Abhängigkeit von dem DOK-Karteieintrag und der dort hinterlegten Einstellung bezüglich der Vidierung:

• Ist für den DOK Karteieintrag eingestellt, dass dieser nicht zu vidieren ist, dann wird der BMP DOK-Eintrag auch nicht als zu vidieren gekennzeichnet, unabhängig davon, was in den tomedo® Einstellungen gesetzt ist.
• Ist für den DOK Karteieintrag eingestellt, dass dieser zu vidieren ist, dann kann der BMP DOK Karteieintrag über die tomedo® Einstellung davon ausgeschlossen werden.

Aktionsketten durch Vidierung auslösen

In der Aktionsketten-Auslöser-Verwaltung (Admin → Aktionsketten → Aktionsketten-Auslöser) kann jetzt für das Objekt „Karteieintrag“ der Auslöser „Manuelles Vidieren“ definiert werden. So können Aktionsketten durch das Vidieren eines Karteieintrags auslöst werden.

Hinweis: Wird ein Karteieintrag automatisch auf vidiert gesetzt, dann wird die Aktionskette nicht durch den Aktionskettenauslöser angestoßen.

Hinweise

• Wurde einmal ein Karteieintrag angelegt, der zu vidieren ist, anschließend diese Vidierung für den Karteieintragstyp allerdings wieder entfernt, dann bleibt für die bereits erstellten Karteinträge in der Kartei die Vidierungsfunktion erhalten. Die Änderung wird nur für neu erstellte Karteieinträge berücksichtigt.
• Werden Karteieinträge über den Filelistener in den Server-Tools oder tomedo.link erstellt, dann wird die Einstellung für den zu vidierenden Karteieintrag noch nicht berücksichtigt. So werden zum Beispiel diese Karteieinträge nicht automatisch als zu vidieren gekennzeichnet.

Anwendung in der Kartei

Mit Klick auf das Augen-Symbol 1 im Karteieintrag ist das Fenster zum Aktivieren/Deaktivieren zu öffnen.

Die Farbe des Augen-Icons zeigt dabei den Status des Karteieintrags bezüglich der Vidierung an:

• grau – Vidierung wurde nicht angefordert
• rot – Karteieintrag ist noch zu vidieren
• grün – Karteieintrag wurde vidiert

Hinweise:

Sind mehrere Vidierer für einen Karteieintrag ausgewählt und es ist die Option „von allen Nutzer zu vidieren“ gesetzt, dann muss von allen Vidierern der Karteieintrag als vidiert markieren, damit das Auge für alle Nutzer grün erscheint. Wenn ein Vidierer den Karteieintrag vidiert hat und die anderen noch nicht, sehen die Nutzer in Abhängigkeit ihres persönlichen Status das Vidierauge. Hat ein anderer Vidierer den Karteieintrag als vidiert markiert, dann sieht das der anderer Vidierer (Nutzer) im Karteieintrag nicht.

Sind mehrere Vidierer für einen Karteieintrag ausgewählt und es ist die Option „von einem Nutzer zu vidieren“ gesetzt, dann muss nur einer dieser Vidierer den Karteieintrag als vidiert markieren, damit das Auge für alle grün erscheint.

Im Auswahlmenü unten 4 kann die Priorität für den zu vidierenden Karteieintrag definiert werden:

• höchste
• hoch
• normal
• niedrig
• niedrigste

Die Priorität „normal“ wird dabei als Defaultwert gesetzt.

Zu vidierende Karteieintrage werden in der medizinischen Dokumentation ganz oben in einem separaten „Vidierung“-Bereich angezeigt, wenn der eingeloggte Nutzer als zu vidierender Nutzer im Karteieintrag markiert ist oder im zu vidierenden Karteieintrag kein konkreter Nutzer ausgewählt ist.

Über den Button „vidieren“ 5 kann der prüfende Nutzer den Karteieintrag als vidiert markieren. Per Kontextmenü der medizinischen Dokumentation lassen sich Karteieinträge ebenso auf “vidiert” oder “zu vidieren” zu setzen.

Mit dem Button „Übernehmen“ 6 werden die Änderungen bezüglich Vidierer im Popover gespeichert bzw. bestätigt. Diese Bestätigung ist notwendig, wenn Änderungen diesbezüglich erfolgt sind und im Popover der Eintrag direkt als vidiert gekennzeichnet werden soll. Wird also im geöffneten Popover ein Vidierer hinzugefügt/entfernt oder die Option, ob durch alle oder nur ein Nutzer der Eintrag zu vidieren ist, geändert, dann erscheint der „vidieren“-Button als deaktiviert und wird durch das Klicken auf „Übernehmen“ wieder aktiviert.

Vidieraufträge in der Inbox

Vidierliste in der Inbox

In der Inbox werden die vom eingeloggten Nutzer zu vidierenden Karteieinträge aufgelistet. Karteieinträge, die keinen Vidierer haben, erscheinen defaultmäßig bei keinem Nutzer in der Inbox. Mit Aktivierung der Checkbox 1 werden auch die Karteieinträge ohne zugewiesenen Vidierer mit angezeigt,

Relevante Informationen der einzelnen Karteieinträge werden in den Spalten aufgeführt. Diese Spalten sind filter- und sortierbar.

Achtung: Beachten Sie bei der Spalte „vidiert am“, dass für Karteieinträge, die von allen ausgewählten Vidieren zu vidieren sind, das Datum erst gesetzt wird, wenn von allen Vidierern der Karteieintrag als vidiert markiert ist. 

Hinweis: Ist ein Karteieintrag von allen ausgewählten Vidierern zu vidieren, dann sieht der eingeloggten Nutzer entsprechend seines Status den Karteieintrag als vidiert oder zu vidieren in der Inbox. Über den Vergleich der Spalten „zu vidieren durch“ und „vidiert durch“ erhahlten Sie einen Überblick, welcher Nutzer den Karteieintrag noch nicht vidiert hat. 

Im Auswahlmenü 2 kann eingestellt werden, wann die Karteieinträge, die bereits vidiert worden sind, aus der Liste verschwinden:

• sofort
• nach einem Tag
• nach einer Woche

Für die Vidieraufaufträge kann zwischen vier Ansichten gewählt werden: zu vidierende Vidieraufträge, angeforderte Vidieraufträge, als Vertretung zu vidierende Vidieraufträge und alle Vidieraufträge 3. So haben Sie neben dem Überblick über die eigenen zu bearbeitenden Aufträge und der in Vertretung zu vidierenden Aufträge auch einen Überblick über die Aufträge, die Sie selbst gestellt haben. An dieser Stelle haben Sie die Möglichkeit, ggf. den Vidierer zu ändern. Des Weiteren können Sie im 1. Reiter von rechts auch einen Überblick über alle Vidieraufträge erhalten; Nutzer mit Administrator-Rechten können unter diesem Reiter auch Vidieraufträge in Vertretung vidieren, sofern diese Aufträge nicht durch alle Nutzer zu vidieren sind.

Außerdem können Sie in der Tabelle Filter anlegen und über das Filter-Symbol 4 diese Filter speichern oder aufrufen.

Karteieintrag in der Inbox

Mit Doppelklick auf einen Karteieintrag in der Liste öffnet sich die Kartei des zugeordneten Patienten.

Der Inhalt des ausgewählten Karteieintrags wird im Bereich „Beschreibung“ 5 auf der rechten Seite der Inbox aufgeführt sowie gegebenenfalls der Anhang 6 für den Karteieintragstyp „Anhang“. Anhänge können durch Doppelklick mit der Vorschau-App geöffnet werden.

Der Beschreibungstext ist in der Inbox editierbar. Für das Editieren des Beschreibungstextes von den Karteieintragstypen „Text“ und „Anhang“ steht analog zur Kartei die Tabelle mit Textbausteinen oberhalb des Karteieintrags zur Verfügung.

Außerdem finden Sie hier einige Buttons für verfügbare Aktionen:

Mit dem roten Button “vidieren” 7 (bzw. mit dem violetten Button “vidieren als V.“, welcher erscheint, wenn Sie in Vertretung vidieren) oder mit Leertaste können direkt in der Inbox Karteieinträge vidiert werden. Daraufhin wird der Button grün und zeigt den Text „vidiert“ an. Möchte der Nutzer die Aktion rückgängig machen und den Karteieintrag wieder auf zu vidieren setzten, so ist das am selben Tag noch möglich, indem der „vidiert“-Button angeklickt wird. Wird ein Karteieintag in der Inbox als vidiert gekennzeichnet, wird automatisch der nächste Karteieintrag ausgewählt

Soll der Karteieintrag von anderen Nutzern vidiert werden, so können durch Klick auf den button „neu zuweisen“ 8 die Vidierer editiert werden. Ergänzend kann hier in dem Dialog auch die Priorität des Karteieintrags editiert werden.

Mit Klick auf dem Button „Aufgabe erstellen“ 9 wird eine Patienten-Aufgabe (mit zugeordneten Patienten) mit den Vidierern als Verantwortlicher erstellt. Übernommen werden dabei außerdem:

• der Karteitext (als Details der Aufgabe)
• die Anhänge
• die Priorität

Mit den Kartei- und Details-Buttons 10 werden jeweils die entsprechenden Fenster des ausgewählten Patienten geöffnet.

Des Weiteren können Sie per Rechtsklick auf die kleine Abbildung eines Anhangs (siehe Bild oben) den Druck dieser Datei auslösen – hierbei ist der Druck von pdf-Dateien und docx-Dateien möglich. Den Druck dieser Datei können Sie außerdem durch einen Rechtsklick auf die größere Vorabansicht der Datei rechts unten im Inbox-Fenster auslösen.

Über einen Rechtsklick in den Bereich oben rechts in der Inbox an eine freie Stelle, wo kein Textfeld oder keine Dateiabbildungen sind, können Sie ein Menü öffnen, von dem Sie aus den Karteieintrag per E-Mail können. 

Dieses Menü zum Versenden von Karteieinträgen per E-Mail können Sie außerdem durch einen Rechtsklick auf die größere Vorabansicht einer Datei rechts unten im Inbox-Fenster auslösen.

Überblick mit der Statistikabfrage

Eine Übersicht der zu vidierenden Dokumente erhalten Sie außerdem in der Statistik „Vidierungsliste“.