Nutzerverwaltung

In der Nutzerverwaltung werden Mitarbeiter als tomedo®-Nutzer angelegt. Nutzer können verschiedene Rollen haben (Leistungserbringer, Arzt, Administrator), in Nutzergruppen organisiert werden, Betriebsstätten zugeordnet werden sowie mittels eines aussagekräftigen Kürzels und einer Farbe im System auf einen Blick kenntlich gemacht werden. Für die Abrechnung ist die korrekte Erfassung der Informationen für Leistungserbringer und Ärzte wichtig. Bei Ärzten muss z.B. eine korrekte VPNR sowie die richtigen Fachgruppen und im Speziellen die Hauptfachgruppe korrekt hinterlegt sein. Nutzergruppen sind für gruppenspezifische Einstellungen z.B. bei den Aufgaben, Nachrichten oder auch beim Vidieren relevant. Es können dann beispielsweise Aufgaben für eine Gruppe (z.B. alle Labormitarbeiter) erstellt werden. In den Einstellungen von tomedo® gibt es für einige Themen nutzerspezifische Auswahlmöglichkeiten, wie z.B. nutzerabhängige Darstellungsoptionen in der Kartei.

Verwaltung der Nutzer

Nutzer können nur von einem Nutzer mit Administrator-Rechten verwaltet werden. Über den Menüpunkt Admin → Nutzerverwaltung gelangen Sie in den Dialog zur Bearbeitung vorhandener Nutzer. In der Tabelle oben links 1 können Sie durch einen Klick auf den „+“-Button einen neuen Nutzer erstellen. Angaben wie Kürzel, Namen, Zusätze, Titel oder Geschlecht des Nutzers können Sie im Bereich 2 hinterlegen. Weiter ist es möglich, eine Farbe für den Nutzer zu hinterlegen. In dieser Farbe erscheint schließlich das Nutzertoken des Nutzers in tomedo®.

Mit Aktivierung der Checkbox 3 können Sie einen Nutzer als Behandler/Leistungserbringer markieren. Weiterführende Einstellungen für diesen Nutzer-Typ können unter dem Reiter „Leistungserbringer“ 6 eingerichtet werden.

Mit Aktivierung der Checkbox 4 können Sie einen Nutzer als Arzt markieren. Weiterführende Einstellungen für diesen Nutzer-Typ können unter dem Reiter „Arzt“ 7 eingerichtet werden.

In Abhängigkeit davon, ob ein Nutzer „nur“ Mitarbeiter ist oder auch Behandler oder Behandler und Vertragsarzt wird der Nutzer in verschiedenen Auswahlmenüs aufgelistet oder nicht aufgeführt.

Über den Button unterhalb der Checkboxen können Sie die Ansicht zwischen „Mitarbeiter“ 5, „Leistungserbringer“ 6 und „Arzt“ 7 wechseln und dort konkrete Einstellungen für die jeweiligen Mitarbeiter vornehmen.

Mitarbeiter

Unter dem Reiter „Mitarbeiter“ können folgende Einstellungen für den Nutzer vorgenommen werden:

1 Zuordnung eines Nutzers zu einer oder mehreren Nutzergruppen: Das kann sinnvoll sein, wenn Sie z.B. für eine Nutzergruppe Aufgaben oder Nachrichten erstellen wollen. So müssen nicht alle Nutzer einzeln im entsprechenden Dialog hinzugefügt werden.

2 Passwort für Nutzer hinterlegen. Zusätzlich kann der Admin bzw. Administrator mit Klick auf den Button „Kameralogin“ ein Video für sein Kameralogin in tomedo® (sowie Arzeko) aufnehmen. In den tomedo® Einstellungen unter Nutzer → Anmeldung kann jeder eingeloggte Nutzer in tomedo® Videos für sein Kameralogin speichern. Mehr Informationen zur Passwortverwaltung in tomedo® erhalten Sie hier.

3 Erfassung weiterer Informationen, wie Adresse, Kontaktdaten usw., für die Nutzer: Öffnen Sie dazu die Infos. Karteien der Nutzer werden beim ersten Aufruf über das Menü automatisch angelegt. Analog zur Patientenkartei erfolgt hier die medizinische Dokumentation sowie die Dokumentation von Leistungen und Diagnosen für die Nutzer.

4 Für ausgewählte Laboranbindungen können hier die entsprechenden Zugangsdaten hinterlegt werden. Zur Authentifizierung zum angebundenen Labor, z.B. beim Senden eines Laborauftrags, greift tomedo® auf die hier hinterlegten Anmeldedaten zu.

5 Einstellen von Vertreter für Vidierungen von Karteieinträgen.

6 Mit Aktivierung der Checkbox „Administrator“ können Sie auch einem beliebigen Nutzer Admin-Rechte geben.

7 Hinterlegung nutzerspezifischer Rechte: Klicken Sie dazu auf den Button „Nutzerrechte“. Übergeordnet können für alle Nutzerrechte in der Rechteverwaltung im Admin-Menü vergeben werden. Mehr Informationen zur Rechteverwaltung finden Sie hier.

7 Über die Login Historie können Sie sehen, wann der Nutzer sich über welchen Client eingeloggt und/oder ausgeloggt hat.

Leistungserbringer

Unter dem Reiter „Leistungserbringer“ können folgende Einstellungen für den Nutzer vorgenommen werden:

1 Zuordnung einer oder mehrerer Betriebsstätten (BS) zu dem ausgewählten Nutzer: Die hinterlegte BS findet zum Beispiel bei der Leistungsdokumentation Berücksichtigung und ist somit von Bedeutung. Die Erläuterung, wie die BS für eine Leistung festgelegt wird, finden Sie hier.

2 Ist der Leistungserbringer gleichzeitig Vertragsarzt, wird der Nutzer automatisch unter Default-Abrechnung vorausgewählt. Diese Vorauswahl kann je nach Rahmenbedingung angepasst werden. Das kann notwendig sein, wenn der Vertragsarzt mit der Funktion „Arzt in Vertretung“ angestellt ist. Ist der Leistungserbringer KEIN Vertragsarzt, kann auf diesen Nutzer nicht abgerechnet werden. Somit sind diese Nutzer im Auswahlmenü nicht aufgeführt.

3 Mit Aktivierung der Checkbox kann pro Betriebstätte der abrechnende Arzt für den ausgewählten Nutzer eingestellt werden. Der verantwortliche Arzt wird immer als Abrechner verwendet, wenn nicht explizit ein Arzt als abrechnender Arzt pro Betriebsstätte gewählt ist. Außerdem wird für das E-Rezept unabhängig vom abrechnenden Arzt pro Betriebsstätte immer der verantwortliche Arzt verwendet.

• Hinweis für die Verwendung:Als Erstes wird geprüft, in welcher Betriebsstätte der Patient sein Besuch bzw. „dummy” Besuch (Auswahlliste in der Tagesliste = untere Tabelle in der Tagesliste) hat.
• Auf dieser Grundlage wird der hinterlegte abrechnende Arzt für diese Betriebsstätte gewählt. Wenn kein abrechnender Arzt für die Betriebsstätte ausgewählt ist, wird der verantwortliche Arzt verwendet.
• Anschließend folgt die Bestimmung der zu verwendenden Betriebstätte: Ist für den verwendeten abrechnenden oder verantwortlichen Arzt eine Betriebsstätte hinterlegt, wird diese beispielsweise für die Leistungsdokumentation verwendet. Sind allerdings für den verwendeten abrechnenden oder verantwortlichen Arzt mehrere Betriebsstätten hinterlegt, wird in dem Fall die Betriebsstätte vom Arbeitsplatz verwendet.

4 Diese Option ist für Leistungserbringer, die keine Vertragsärzte sind, aber gerne auf ausgewählten Formularen ihren eigenen Arztstempel drucken wollen. Im Auswahlmenü können Sie wählen, auf welchen Formularen der Arztstempel Anwendung finden soll. In diesen Formularen ist damit der Leistungserbringer aus Verantwortlicher Arzt (Formular-Menü) auswählbar.

5 Konfiguration eines formatierten Arztstempels für die ausgewählte Betriebsstätte und Drucker. Dieser Arztstempel wird mit dem Arztstempelfeld unter dem Reiter „Arzt” synchronisiert.

6 Sind die Anmeldedaten für den arzt-direkt-Account hinterlegt, werden beim Aufruf eines Patienten aus dem Online-Wartezimmer-Panel diese Daten für den Login im Browser verwendet.

Arzt

Unter dem Reiter „Arzt“ können folgende Einstellungen für den Vertragsarzt-Nutzer vorgenommen werden:

1 Zuordnung einer oder mehrerer Fachgruppen zu dem ausgewählten Nutzer. Unter „Haupt“ ist die Hauptfachgruppe des Arztes auszuwählen.

2 Angabe der Vertragspartnernummer (VPNR).

3 Konfigurieren Sie hier Ihren Arztstempel, der auf allen Formularen verwendet wird. Dabei kann für jede Betriebsstätte und Druckart ein individueller Arztstempel hinterlegt werden.

4 Via Drag-and-drop oder den „+“-Button können Sie hier Ihre digitale Unterschrift hinterlegen. Diese Unterschrift kann auf Arztbriefen und Custom-Formularen ausgegeben und gedruckt werden. Aktivieren Sie zusätzlich die Checkbox „geschützt“, dann kann die Unterschrift nur von dem zugehörigen Nutzer verwendet werden.

5 Über den Button „Verträge“ öffnet sich eine Übersicht der verfügbaren und aktivierten Kassenverträge; die Aktivierung erfolgt bei der tomedo®-Einrichtung. Für aktive Verträge können Kassenscheine mit den entsprechenden Honorarkatalogen der Kassen angelegt und die elektronische Abrechnungsdatei gemäß DVP-Datensatz erstellt wird.

6 Um DaMe-Nachrichten (Das Datennetz der Medizin) über tomedo® senden und empfangen zu können, müssen Sie Ihre DaMe-Adresse in der Nutzerverwaltung (Admin → Nutzerverwaltung) für jeden Arzt einzeln hinterlegen.

Wie wird der Leistungserbringer für eine Leistung bestimmt?

1. Ist der eingeloggte Nutzer ein Vertragsarzt oder Leistungserbringer, dann wird dieser ausgewählt.
2. Ist ein Besuch vorhanden, wird der hauptbehandelnde Arzt des Besuches ausgewählt.

Ansonsten gibt es keinen Leistungserbringer.

Wie wird der abrechnende Arzt für eine Leistung und Formulare bestimmt?

Bestimme den Leistungserbringer LE (s.o.).

1. Rechnet der Leistungserbringer auf einen anderen Arzt A ab, dann wird dieser Arzt A ausgewählt.
2. Ist der Leistungserbringer Vertragsarzt, dann wird der LE ausgewählt.

Ansonsten gibt es keinen abrechnenden Arzt.

Wie wird die Betriebsstätte für eine Leistung oder Formular festgelegt?

Bestimme den Leistungserbringer LE. Bestimme den abrechnenden Arzt A.

1. Hat der Leistungserbringer LE genau eine Betriebsstätte B und ist diese Betriebsstätte B in den Betriebsstätten des abrechnenden Arztes A enthalten, dann wird B genommen.
2. Hat der abrechnende Arzt A genau eine Betriebsstätte B, dann wird diese genommen.
3. Ist ein Besuch vorhanden, dann nimm die Betriebsstätte des Besuches.
4. Nimm die eingestellte Betriebsstätte des Arbeitsplatzes.
5. Werden Leistungserbringer oder abrechnender Arzt einer Leistung geändert, so wird die Betriebsstätte nur dann neu bestimmt, wenn sie nicht zur Kombination von Leistungserbringer und Abrechner passt.

Nutzergruppen

Innerhalb der Nutzerverwaltung haben Sie, wie bereits oben erwähnt, die Möglichkeit, Ihre Nutzer in Nutzergruppen einzuteilen. Nutzergruppen ermöglichen es Ihnen, zum Beispiel in der Aufgabenverwaltung, bei Lesebestätigungen oder für die Vidierung direkt eine konkrete Gruppe von Nutzern auszuwählen, ohne diese Nutzer alle einzeln auflisten zu müssen.

Im oberen Bereich 1 sehen Sie, welchen Nutzergruppen der ausgewählte Nutzer bereits zugeordnet worden ist. Darunter 2 sind alle vorhandenen Gruppen aufgelistet. Wenn Sie den Nutzer zu einer weiteren Gruppe hinzufügen möchten, können Sie dies tun, indem Sie den Namen der Gruppe in das obere Feld eintippen oder durch Drag-and-drop aus dem unteren Feld ziehen.

Über die drei Punkte 3 erreichen Sie die Verwaltung der Nutzergruppen, welche alternativ auch über Admin → Praxisorganisation → Nutzergruppen zu finden ist.

In diesem Fenster sind auf der linken Seite 1 alle vorhandenen Nutzergruppen aufgelistet. Über die „+“- und „–“-Buttons 2 können neue Gruppen hinzugefügt oder wieder gelöscht werden. Sobald eine Gruppe ausgewählt oder neu angelegt wurde, können Sie die entsprechenden Nutzergruppendetails einsehen.

An dieser Stelle können Sie der Gruppe einen Namen 3 geben und entscheiden, welche Mitglieder 4 diese haben soll. Die Nutzer können Sie dabei wieder in das Feld eintippen oder per Drag-and-drop aus der Liste vorhandener Nutzer einfügen. Außerdem können Sie angeben, ob es sich bei der Gruppe um Operateure, Anästhesisten oder beides 5 handelt. Dies ist besonders bei der OP-Planung relevant.