Verwaltung der E-Mail-Konten

Sie haben die Möglichkeit, E-Mails aus Ihrem E-Mail-Account in tomedo® einzulesen. Dazu müssen Sie unter Admin → E-Mail-Konten die Daten Ihres E-Mail-Accounts eingeben. Unterhalb der Felder „Bezeichnung“ und „E-Mail-Adresse“ sehen Sie drei verschiedene Reiter: „Server“, „Konto“ und „Signaturen“.

Im ersten Reiter sind die Servereinstellungen des E-Mail-Services einzutragen. In dem zweiten Reiter hinterlegen Sie dann die Credentials Ihres E-Mail-Kontos bei diesem Provider. Signaturen können Sie entsprechend im dritten Reiter für jedes E-Mail-Konto einzeln einstellen. Alle drei Reiter werden in den nächsten Unterkapiteln genauer erklärt.

Die Einstellungen unter diesen drei Reitern dienen in erster Linie dem nachträglichen Verändern der Einstellungen eines bereits vorhandenen E-Mail-Kontos, aber nicht für das erstmalige Einrichten eines E-Mail-Kontos. Dafür können Sie unseren E-Mail-Konto-Einrichtungsassistenten nutzen.

Servereinstellungen

Um den Empfang und das Versenden von E-Mails einzurichten, benötigen Sie die korrekte Host-Adresse Ihres E-Mail-Anbieters und den zum Protokoll passenden Port, den Sie am besten selber googeln. Gängige Portnummern sind bei IMAP 993, 143, bei SMTP 465, 587, 25 und POP3 995, 110.

Wichtig: Versenden kann tomedo® nur per SMTP-Protokoll, empfangen hingegen nur per POP3 oder IMAP, d.h. Sie brauchen in jedem Fall ein extra E-Mail-Konto zum Versenden mit dem passenden SMTP-Host und -Port Ihres Anbieters und ein anderes E-Mail-Konto in tomedo® mit den gleichen Zugangsdaten aber dem POP3- oder IMAP-Host und -Port Ihres Anbieters. Sie können sich auch an den Support wenden, der Sie bei der Einrichtung unterstützt.

E-Mail-Konto

Nach erfolgter Konfiguration der Servereinstellungen können Sie im Reiter „Konto“ die Zugangsdaten des E-Mail-Kontos hinterlegen. Zur Authentifizierung gibt es 2 Möglichkeiten: Authentifizierung per Passwort oder OAuth 2.0.

Zudem können Sie wählen wie der Anzeigename für die E-Mail-Empfänger angezeigt werden soll. Ab Version v1.155 können Sie dazu mit der Option „Anzeigename UTF8 codieren“ auch festlegen wie die Zeichen „äöüÄÖÜ“ angezeigt werden sollen. Ist die Option deaktiviert, erfolgt eine Ersetzung von z.B. „ä“ → „ae“. Andernfalls werden die Zeichen nicht ersetzt.

Authentifizierung per Passwort

Bei der Authentifizierung per Passwort müssen Sie in das Feld „Passwort“ 2 das Passwort des hinterlegten E-Mail-Kontos eintragen.

Open Authentification (OAuth) 2.0

Bei der Authentifizierung via OAuth 2.0 können Sie nach Drücken auf den Button „Zugangscode“ 3 im Browser einen Zugangscode für das E-Mail-Konto beantragen. Nach Akzeptieren der Authentifikation wird der entsprechende Zugangscode automatisch in tomedo® eingetragen.

Generelle Einstellungen zur Authentifizierung

In beiden Fällen können Sie mittels „Verbindungstest“ 4 überprüfen, ob Sie alle Credentials korrekt eingegeben haben. Wenn das nicht der Fall ist, bekommen Sie eine entsprechende Fehlermeldung.

Wenn der E-Mail-Empfang per IMAP-Protokoll konfiguriert ist, können Sie heruntergeladene Mails automatisch als gelesen markieren 5 und sogar das komplette E-Mail-Konto mit allen Unterordnern synchronisieren. Bitte beachten Sie, dass die initiale Synchronisierung einige Minuten in Anspruch nehmen kann.

Standardmäßig ist für den Abruf von E-Mails ein Intervall von 60 Sekunden eingestellt. Sie können diesen Wert auch anpassen sowie bei Bedarf den Abruf oder Versand von E-Mails deaktivieren 6.

Nach Setzen des Hakens bei „E-Mails mit Patientenbezug in der Akte archivieren“ 7 können Sie eine E-Mail mit Rechtsklick einem vorhandenen oder neuen Patienten zuordnen. Oft werden Ihnen anhand des Absenders und weiterer Schlagwörter mögliche Patienten vorgeschlagen.

Signaturen

Pro E-Mail-Konto können Sie eine oder mehrere Signaturen hinterlegen. Sie haben dort auch die Möglichkeit, html-Blöcke zu verwenden. Diese erstellen Sie am besten mit einem externen html-Editor und fügen sie dann in den html-Block in der Signatur ein.