Recall-Briefe/-E-Mails/-SMS an Patienten

Mit bestimmter Untersuchung vor N-Monaten oder einer Wiedervorstellungsmarkierung

Über die tomedo®-Statistik können Sie Serienbriefe, Serien-E-Mails und Serien-SMS an alle oder alle ausgewählten Personen einer Statistik-Ergebnisliste versenden. Wir zeigen Ihnen das hier am Beispiel der mit tomedo® ausgelieferten Statistik „Recall-Liste“.

Tipp: Um Recalls für die Früherkennungs- und Vorerkennungsuntersuchungen zu erstellen, können Sie die Statistik „Recall-Liste-Früherkennung“ verwenden.

Variante A – Suche nach bestimmten in der Kartei dokumentierten Untersuchungen vor N-Monaten

Als Beispiel betrachten wir einen Recall für die Hautkrebsvorsorge bei Privatpatienten, und gehen davon aus, dass Sie die Vorsorge immer mit einem Karteieintrag dokumentieren, der das Wort „Hautkrebsvorsorge“ enthält. Öffnen Sie dazu mit ⌘Cmd + ⌥Opt + S (oder Menüpunkt Verwaltung → Statistiken) die Statistik und wählen Allgemeine Abfragen → Recall-Liste:

Wir lassen uns hier anzeigen, bei welchen Patienten die letzte Hautkrebsvorsorge zwischen 18.03.2021 und 18.03.2022 war. Die Ausblendung von verstorbenen Patienten ist dabei voreingestellt, kann aber auf Wunsch angepasst werden.

Tipp: Diese Vorfilterung können Sie übrigens unter dem Filtersymbol rechts neben „eigene Vorauswahl“ abspeichern (die Datums-Werte werden dann bei der nächsten Benutzung automatisch hochgezählt). In der Auswahl wählen Sie dazu „Filter speichern unter…“. Geben Sie nun den Namen des Filters ein und bestätigen Sie mit „OK“:

Im Statistikfenster drücken Sie abschließend den Button „Ausführen“. Ein Serienbrief kann dann erstellt werden über Aktionen → Aus Listeneinträgen ein Serienbrief-PDF generieren basierend auf DOCXVorlage (analog gibt es hier die Aktionen „E-Mail an alle Patienten der Liste verschicken“ und „SMS an alle Patienten der Liste verschicken“).

Anschließend erscheint eine Auswahlliste, in der Sie die Briefvorlage auswählen müssen, die Sie für den Recall-Serienbrief benutzen möchten (tomedo® merkt sich diese Auswahl für das nächste Mal und selektiert sie dann bereits). Dies generiert die einzelnen Briefe (in Word oder Libre Office) und ein PDF-Dokument, in dem die Briefe hintereinander hängen und gedruckt werden können. Je nach Größe der generierten Patientenliste kann dieser Vorgang eine Weile dauern.

Hinweis: Um eine Recallbriefvorlage zu hinterlegen, gehen Sie zum Menüpunkt Admin → Briefvorlagen. An dieser Stelle können Sie eine neue Briefvorlage durch Drücken des „+“- Buttons einspeisen oder die Vorlage „Recall-Kontaktlinsenkontrolle“ wunschgemäß verändern. Diese Briefvorlage können Sie unter Admin → Statistikverwaltung unter der Gruppe Allg. Abfragen → Recall-Liste unter dem Punkt „Briefvorlage“ im unteren Bereich des Fensters hinterlegen.

Variante B – Sie bestimmen während des Patientenbesuchs explizit, ob und wann ein Recall stattfinden soll

Als Erstes muss ein Karteieintragstyp für Recalls definiert werden. In neuen Versionen von tomedo® ist dieser bereits automatisch enthalten; folgendermaßen können Sie ihn selbst erstellen oder modifizieren:

• Menüpunkt Admin → Karteieintragstypen auswählen.
• Im Fenster „Einstellungen Kartei“ drücken Sie anfangs das „+“  1 im Bereich unten links, um einen neuen Karteieintragstyp erstellen zu können.
• Anschließend geben Sie das „Kürzel“, den „Namen“, den „Standardmedientyp: Custom“ und ggf. die gewünschten Farben 2 ein.
• Danach klicken Sie auf „zur CustomKarteieintragsverwaltung…“ 3, worauf sich ein neues Fenster öffnet, um neue Felder in den Karteieintragstyp zu erstellen. Hier können sie den Karteieintrag nach Belieben anpassen. Unbedingt notwendig ist der Anzeigenname, der Variablenname und ein Datumsfeld, welches als Art „Karteidatum verschieben“ hat. Dies bewirkt, dass Sie im Karteieintrag folgende Auswahl haben: +1 Woche, +2 Wochen, +1 Monat, +2 Monate, +1 Quartal, +2 Quartale, +1 Jahr, +2 Jahre, +3 Jahre, +5 Jahre, +10 Jahre. Nach Anpassung der Breite und ggf. Konfiguration klicken Sie bitte auf „OK“.

Während der Karteidoku für Patienten, für die später ein Recall erwünscht ist, geben Sie in der Kommandozeile das Kürzel für den Recall ein oder wählen Sie das Kürzel durch Drücken des „+“-Buttons in der medizinischen Dokumentation aus. Der Recall-Karteieintrag öffnet sich und Sie können das gewünschte Intervall (z.B. +1 Quartal) des Recalls datieren. Füllen Sie die restlichen Felder ggf. aus und drücken Sie dann „OK“.

Um Recalls durchzuführen, öffnen Sie wie in Variante A mit ⌘Cmd + ⌥Opt + S die Statistik und wählen Allgemeine Abfragen → Karteieintrag. In der Vorfilterung muss bei „Nur Karteieinträge einbeziehen, deren Karteieintragstyp (Kürzel) enthält“ 1 das Kürzel Ihres Karteieintragstypen für Recall eingetragen werden. Dann kann das Intervall bestimmt werden 2, indem jeweils ein Haken für „letzter Karteieintarg zwischen (Anfang Intervall)“ und „und (Ende Intervall)“ gesetzt und das gewünschte Intervall eingetragen wird. Zum Speichern dieses Filters nutzen Sie das Filtersymbol 3 und geben der Auswahl einen Namen.