Mahnläufe

Mahnläufe werden im Bereich „Mahnungen“ durchgeführt.

Wir empfehlen, vor einem Mahnlauf sicherzustellen, dass für die überfälligen Rechnungen keine Rechnungsantworten vorliegen und dass die Dokumentation der Zahlungseingänge auf dem aktuellen Stand ist.

Der Menüpunkt Mahnungen 1 ist genauso aufgebaut wie der Punkt Rechnungen und unterteilt sich in eine Hauptliste 2 sowie bis zu fünf Arbeitslisten 3.

Im Bereich der Mahnungen können, ähnlich dem Rechnungsbereich, ebenfalls Voreinstellungen 4 getroffen werden. Diese Einstellungen werden für den aktuellen Arbeitsplatz gespeichert und gelten für jede Auswahl einer Kategorie. Genauso können die Voreinstellungen für den Kopiendruck 5 im Bereich Mahnungen getätigt werden.

tomedo® arbeitet mit Ziffern für die jeweiligen Mahnstufen. Dabei handelt es sich um die folgenden Zahlen:

• 0 = Rechnung
• 1 = 1. Mahnung („Zahlungserinnerung“)
• 2 = 2. Mahnung („Mahnung“)
• 3 = 3. Mahnung („Letzte Mahnung“)

Achtung: Diese Bezeichnungsart ist in tomedo® inkonsistent – in den Rechnungsdetails heißt es Zahlungserinnerung usw., in der Rechnungsverwaltung heißt es 1.-3. Mahnung.

Zahlungserinnerungen verschicken

tomedo® bestimmt anhand des Fälligkeitsdatums einer Rechnung, ob diese in den aktuellen Mahnlauf eingehen soll. Das Fälligkeitsdatum wird beim Abrechnung einer Rechnung automatisch gesetzt.

Rechnungen, deren Fälligkeitsdatum überschritten ist, werden als „überfällig“ bezeichnet. tomedo® lädt nun alle „überfälligen Rechnungen“, wenn die Kategorie „Überfällige“ und die Mahnstufe „0“ ausgewählt wurden. Durch Drücken von „Laden“ wird die Hauptliste mit den gesuchten Rechnungen gefüllt.

Die Rechnungen in der Hauptliste können nun genauso in Arbeitslisten verschoben werden wie im Rechnungsbereich. Zum Abrechnen werden die gewünschten Rechnungen markiert und dann einen der Buttons zum Drucken, Erstellen einer PDF, E-Mail-Versand, Online-Briefdienst oder Export gewählt. In allen Fällen erzeugt tomedo® für jede der Rechnungen automatisch eine Zahlungserinnerung, indem es vor dem Versenden die Mahnstufe erhöht (hier von 0 auf 1). Die so erzeugten Zahlungserinnerungen werden nun ausgedruckt oder versandt.

Mahnungen verschicken

Das Verschicken von 1. und 2. Mahnungen erfolgt analog zur Zahlungserinnerung. Es muss lediglich vor dem „Laden“ die entsprechend vorangehende Mahnstufe markiert werden:

• Mahnung verschicken (2. Mahnung) → Überfällige Mahnstufe 1

• Letzte Mahnung verschicken (3. Mahnung) → Überfällige Mahnstufe 2

Bei dieser Vorgehensweise muss die angehakte Mahnstufe immer eins niedriger sein als diejenige, die Sie aktuell verschicken möchten. Der Grund dafür ist, dass tomedo® die Mahnstufe erst kurz vor dem Verschicken erhöht, sodass Sie vorher die aktuelle Mahnstufe in die Hauptliste laden müssen.

Eine Besonderheit bilden die Rechnung mit Mahnstufe 3: Dies ist die letzte Mahnstufe und eine weitere Erhöhung der Mahnstufe ist bisher nicht vorgesehen. Deshalb ist es zwar möglich, Rechnungen mit Mahnstufe 3 durch Setzen des Vorfilters „3“ zu laden, jedoch wird beim Abrechnen dieser Rechnungen die Mahnstufe nicht weiter erhöht.

Er ist auch möglich, die Mahnungen aller Mahnstufen gleichzeitig zu verschicken. Dafür müssen die Vorfilter 0, 1 und 2 gleichzeitig angewählt werden.

Besondere Spalten

Im Mahnungsbereich ist das ursprüngliche Rechnungsdatum weiterhin in der Spalte „Re.-Datum“ ersichtlich. Des Weiteren gibt es Spalten, in denen die Daten, zu denen die Mahnstufen abgerechnet wurden, angezeigt werden: „Datum 1. Mahnung“, „Datum 2. Mahnung“ und „Datum 3. Mahnung“.

Die Spalte „Abgerechnet“ bezieht sich hier nun auf die aktuelle Mahnstufe der Rechnung. Ist die aktuelle Mahnstufe bereits abgerechnet, so wird in der Abgerechnet-Spalte ein grünes Häkchen angezeigt.

Ist die aktuelle Mahnstufe allerdings noch nicht abgerechnet, z.B. weil die Mahnstufe per Hand um eins erhöht wurde, ohne die Mahnung zu drucken, so steht „Abgerechnet“ auf nein und es nur der graue Kreis sichtbar.

Manuelles Setzen von Mahnstufen

Da tomedo® die Erhöhung der Mahnstufe vor dem Versenden automatisch vornimmt, ist ein Setzen oder Verringern der Mahnstufe einer Rechnung in der Regel unnötig. Per Kontextmenü (Rechtsklick auf die gewünschte Rechnung) sind trotzdem folgende Aktionen möglich:

• Mahnstufe um 1 erhöhen
• Mahnstufe um 1 verringern
• Mahnstufe auf 0 setzen

Wurde die aktuelle Mahnstufe der Rechnung bisher noch nicht abgerechnet, so wird vor dem Versenden die Mahnstufe auch nicht noch einmal um eins erhöht. Das heißt, die aktuell offene Mahnstufe wird nun abgerechnet.

Beispiel

Die aktuelle Mahnstufe einer Rechnung ist 1, aber abgerechnet ist „nein“ und das „Datum 1. Mahnung“ ist leer. In diesem Fall wird die 1. Mahnung (Zahlungserinnerung) verschickt. Die Mahnstufe bleibt auf 1.

Inkasso

Sie können außerdem eine weitere, 4. Mahnstufe auswählen: das Inkasso. Diese Stufe können Rechnungen erhalten, bei denen die Mahnungen nicht erfolgreich waren und die nun abgeschrieben werden müssen.

Eine Letzte Mahnung kann ausschließlich in den Rechnungsdetails auf die Stufe „Inkasso“ gehoben werden, nicht in der Abrechnungsverwaltung.

Beim Mahnlauf aus der Abrechnung erfolgt an keiner Stelle eine automatische Erhöhung der Mahnstufe auf 4, d.h. Rechnungen der Mahnstufe 3 behalten diese, falls sie erneut abgerechnet werden.