Anbindung an das e-card-System

Allgemein

Die e-card-Anbindung bietet die Möglichkeit, direkt aus tomedo® heraus mit dem e-card-System zu kommunizieren und e-card-Funktionen wie die Leistungsanspruchsprüfung, die Beantragung von Arzneimittelbewilligung oder die Ausstellungen elektronischer AU-Meldungen und Rezepte zu nutzen. Über die ELGA-Services wie die e-Medikation oder den e-Impfpass können Informationen aus der elektronischen Gesundheitsakte der Patienten abgerufen beziehungsweise dort hinterlegt werden, sodass diese durch ortsunabhängige Speicherung auch anderen Ärzten und dem Patienten selbst zur Verfügung stehen.

Einrichtung

Konfiguration des e-card-Systems

Wenn Sie das e-card-System in tomedo® einrichten möchten, finden Sie das entsprechende Menü unter Admin → Geräteeinstellungen → e-card System. Wenn Sie dieses Menü zum ersten Mal aufrufen und noch keine e-card-Anbindung konfiguriert haben, erscheint das folgende Fenster.

Um eine neue e-card-Anbindung anzulegen, müssen Sie nur Ihre Vertragspartnernummer (VPNR) angeben.

Sollte schon eine e-card-Anbindung innerhalb einer anderen Betriebsstätte bestehen, können Sie diese auch über das Auswahlmenü der aktuellen Betriebsstätte zuordnen.

Steht die e-card-Anbindung, sehen Sie nun das folgende Menü im Fenster der e-card-Konfiguration.

Die e-card-Konfiguration umfasst mehrere Bereiche, welche in den folgenden Abschnitten näher erläutert werden:

1. Übersicht – aktuelle Anbindung und Status
2. Setup – Daten zur aktuellen Verbindung
3. Admin-Karten – mit dem System verbundene Vertragspartnernummern
4. Kartenleser – Anzeige der verbundenen Lesegeräte
5. Services – verfügbare Services über das e-card-System
6. Dialoge – offene und geschlossene Dialoge des Systems
7. ELGA – Übersicht und Anlegen von Rollen zur Nutzung
8. Nachrichten – Fehlermeldungen, Inbox und Outbox

Die aktuelle Darstellung aus dem obigen Bild entspricht dem Unterpunkt „Übersicht“ 1. Hier können Sie anhand der roten, gelben und grünen Punkte den Status ihrer Anbindung überprüfen. Wurde die e-card-Anbindung 11 noch nicht gestartet, erscheint der Kreis links des Buttons in Rot. Sobald Daten übermittelt und empfangen werden können, ändert sich diese Farbe in Grün. Genauso wird die Verbindung zum „Kartenleser Monitor“ angezeigt. In dem Auswahlmenü links oben 9 können Sie zwischen Betriebsstätten wechseln; mit einem Klick auf die Schaltfläche „− entfernen“ können Sie die gesamte Konfiguration löschen.

Nachdem die Verbindung zum e-card-System hergestellt wurde, muss zudem noch die Verbindung zum „Status und Nachrichten Monitor“ 12 manuell gestartet werden, um Nachrichten über das System verschicken und empfangen zu können. In diesem Fall ändert sich die Farbe des Kreises von Gelb zu Grün. Der daneben befindliche „ECard-Server Status“ gibt an, auf welcher Version das Modul läuft, welches die Kommunikation zwischen tomedo® und dem e-card-System ermöglicht.

Zuerst öffnet sich der Dialog, der Sie auffordert, Ihre Admin-Karte zu stecken und Ihre PIN 1 einzugeben.

Anschließend müssen Sie in einem weiteren Dialog Ihre Ordination und Ihr Tätigkeitsbereich ausgewählt werden.

Außerdem können Sie jederzeit den Status Ihrer Verbindung anhand des Symbols rechts oben in der festen Symbolleiste in den Fenstern der Tagesliste, der Kartei und der Patientendetails erkennen. Die Farbe der Karte zeigt dabei an, ob sie verbunden sind oder nicht.

	Sie sind nicht verbunden. Gehen Sie in die e-card-Konfiguration unter Admin → Geräteeinstellungen → e-card System und starten Sie in der Übersicht die e-card Anbindung.
	Die e-card-Anbindung war erfolgreich und Sie sind mit dem Server verbunden. Allerdings müssen Sie noch Ihre Admin-Karte stecken und Ihre PIN eingeben.
	Sie sind vollständig verbunden und können alle Services nutzen.

Der Start der e-card-Anbindung beziehungsweise der PIN-Eingabe kann dabei direkt über das Popover gestartet werden, dass bei Klick auf das Kartensymbol erscheint. Klicken Sie dafür einfach auf „Anbindung starten“ und, sobald die Verbindung steht, auf „Pin eingeben“. Außerdem können Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche „alle Dialoge starten“ 1 sämtliche Dialoge gleichzeitig starten. Über die Schaltfläche mit dem Auslassungseichen im Kreis 2 gelangen Sie außerdem direkt in die e-card-Konfiguration. Mit dem Button „Cache leeren“ können Sie die bisherigen PIN-Eingaben, die gemerkten ELGA-Rollen sowie weitere zwischengespeicherte Parameter, die bei der Verbindung mit dem e-card-System abgefragt werden, 3 zurücksetzen.

Setup

Wenn der Einrichtung des e-card-Systems erfolgreich durchgeführt wurde, können Sie dies unter dem Punkt „Setup“ nachvollziehen: Können Sie die zuvor schreibgeschützten Eingabefelder („Gina Produktversion“, „Gina Version“, „Gina Typ“, etc.) nun bearbeiten, war die Anbindung erfolgreich.

Admin-Karten

Im Untermenü „Admin-Karten“ sehen Sie eine Übersicht über die Admin-Karten, die Sie bereits gesteckt habe. Dabei wird die dazugehörige VPNR angezeigt und optional auch ein Name. Wenn Sie weitere Admin-Karten hinzufügen wollen, gibt es zwei Optionen:

1. Lesen Sie die Admin-Karte in Ihrem Kartenlesegerät ein und drücken Sie dann im Fenster auf den Button „O-Card Daten von Kartenleser holen“.
2. Geben Sie unten eine neue VPNR ein und fügen Sie diese zu Ihrem Admin-Karten hinzu.

Wollen Sie eine Admin-Karte löschen, so ist dies über den „–“-Button möglich.

Kartenleser

Über den Punkt „Kartenleser“ erhalten Sie eine Übersicht der derzeit verbundenen Kartenleser inklusive ihrer Namen. Dabei können Sie für jedes Gerät einzeln entscheiden, ob sein Status permanent überwacht werden soll und welche VPNR bei Anfragen an dieses Gerät verwendet werden soll. Die hinterlegte VPNR wird insbesondere auch zur Erzeugung von Tokens beim Einlesen von Patientenkarten verwendet, welche in der Folge als Kontaktbestätigung für verschiedene e-card-Funktionen verwendet werde. Außerdem kann festgelegt werden, ob Kartendaten an diesem Arbeitsplatz verarbeitet werden sollen.

Services

Im Unterpunkt „Services“ sind alle nutzbaren Dienste des e-card-Systems aufgelistet. Dazu gehören etwa das Anlegen von Konsultationen, das Erstellen von e-Rezepten oder Anfragen für Arzneimittelbewilligungen. Für jeden Service werden Name, Version, Modus und gegebenenfalls Hinweise angezeigt.

Dialoge

Unter „Dialoge“ sind alle potenziellen Dialoge, mit farblicher Kennzeichnung je nachdem, ob sie aktiv (grün) oder inaktiv (rot) sind, aufgeführt. In der Tabelle werden auch hinterlegte Standardwerte für den Ordinationsstandort, den Tätigkeitsbereich beziehungsweise das Fachgebiet der einzelnen Dialoge angezeigt. Die Zuordnung kann über „Zurücksetzen“ aufgehoben werden, um bei erneutem Dialogaufbau die entsprechenden Werte neu auszuwählen. Außerdem haben Sie hier die Möglichkeit, einzelne Dialoge manuell zu öffnen oder zu schließen, sowie die Option, alle Dialoge auf einmal zu schließen. Dialoge können prinzipiell auch aus der Liste entfernt werden.

ELGA

Um auf die Elektronische Gesundheitsakte (ELGA) zugreifen zu können, benötigen Sie eine ELGA-Rolle, welche beim Dialogaufbau als Identitätsausweis dient. Unter „ELGA“ finden Sie die Verwaltung der ELGA-Rollen. Dabei können Sie entweder einem Nutzer mehrere ELGA-Rollen zuweisen oder aber eine ELGA-Rolle mehreren Nutzern. Hat ein Nutzer keine oder mehrere ELGA-Rollen, wird er beim Dialogaufbau aufgefordert, eine ELGA-Rolle auszuwählen.

Durch einen Klick auf den Button „+“ können Sie eine neue ELGA-Rolle hinzufügen; zum Löschen einer bereits vorhandenen ELGA-Rolle klicken Sie auf den Button „-“. Beim Hinzufügen einer neuen ELGA-Rolle sind nachfolgende Angaben obligatorisch:

1. ELGA-Rolle
2. Fachrichtung des GDA
3. Organisation des GDA
4. Vorname und Nachname

Etwaige Zusatzinformationen sind optional. Zur Bearbeitung einer bereits vorhandenen ELGA-Rolle, klicken Sie die gewünschte ELGA-Rolle an und nehmen die Änderungen in den jeweiligen Eingabefeldern vor.

Um nun eine neue angelegte oder bereits vorhandene ELGA-Rolle einem Nutzer zuzuordnen, müssen Sie zunächst in der Übersicht die gewünschte ELGA-Rolle durch Anklicken auswählen und anschließend in der Auflistung der Nutzer in der jeweiligen Checkbox ein Häkchen setzen. Eine Mehrfachauswahl ist möglich.

Nachrichten

Im Menü „Nachrichten“ kann neben Nachrichten des e-card Systems (siehe auch Nachrichtenpanel) eine Liste der Fehlermeldungen im Zusammenhang mit e-card-Funktionen eingesehen werden. Standardmäßig werden hier nur Fehlermeldungen angezeigt, über die Auswahlfelder INBOX und OUTBOX können aber auch ein- und ausgehende Nachrichten eingeblendet werden. In Tabelle und Detailansicht lassen sich Informationen über Datum, Typ, Kategorie und technische Details jedes Eintrages finden.

Services

Nachrichtenpanel

Das Nachrichtenpanel des e-card Systems finden Sie unter Panel → e-card Nachrichten öffnen.

Im Nachrichtenpanel sind alle Anfragen an das e-card System und die entsprechenden Antworten verzeichnet. Der grüne Pfeil am Briefumschlag kennzeichnet dabei eine Anfrage, der blaue Pfeil eine Antwort. In diesem Beispiel sind Anfragen über Arzneimittelbewilligungen dargestellt, sowie Antworten bezüglich dieser Bewilligungen.

Bei Anklicken der Antworten können Sie sofort sehen, ob diese Bewilligungen genehmigt oder abgelehnt wurden. Weitere Antworten, die das System verschickt hat, zeigen an, dass eine Patientenkarte gesteckt oder ein Patient gesucht wurde. Die Symbole werden dabei meist in Kombination angewendet: Das Briefsymbol erläutert, ob es eine ein- oder ausgehende Nachricht ist, und das nebenstehende Symbol gibt einen Hinweis über den entsprechenden Service. Die folgenden Tabellen stellen die Symbole dar:

Briefsymbole

	Anfragen an das e-card System, z.B. Arzneimittelbewilligungen
	Antworten aus dem e-card System, z.B. Genehmigungen, Ablehnungen, Suchen

Symbole zum Service

	Arzneimittelbewilligungen
	Patient hat Karte gesteckt
	Patientensuche

Der „–“-Button unten links ermöglicht Ihnen, einen ausgewählten Eintrag aus der Ansicht zu entfernen. Über den Button rechts (im dargestellte Bild bereits angeklickt) können Sie je nach Präferenz anpassen, welche Einträge Ihnen angezeigt werden sollen. Dabei können Sie „Eingang“ und „Ausgang“ nach Belieben anzeigen oder verstecken, ebenso wie „Kartenleser“, „Konsultationen“, „Patientensuche“ und „Rezepte“ (was sich zum Beispiel auch auf die Anzeige von Arzneimittelbewilligungen bezieht). Außerdem können gelöschte oder bearbeitete Einträge angezeigt werden. Die Checkbox „immer im Vordergrund“ ermöglicht es Ihnen, dieses Nachrichtenpanel immer im Vordergrund zu sehen, unabhängig von anderen geöffneten Fenstern.

Für den Fall, dass ein Patient seine Karte vergisst, gibt es zudem die Möglichkeit, diesen über die Patientensuche im e-card System zu finden. Bei Anklicken der Suchleiste im unteren Teil des Nachrichtenpanels öffnet sich das folgende Menü:

Sollte der Patient seine persönliche Sozialversicherungsnummer wissen, kann direkt über diese im entsprechenden Feld gesucht werden. Ansonsten müssen Vorname, Nachname und Geburtsdatum des Patienten erfragt werden, um diesen im e-card System zu finden und seine Sozialversicherungsnummer zu ermitteln, die für weitere e-card-Funktionen benötigt wird. In jedem Fall muss der Patient mit seiner eindeutig zugeordneten Versichertennummer im System verzeichnet werden.

Karten lesen

Wird eine Patientenkarte gesteckt, wird diese an dem Arbeitsplatz, der zur automatischen Kartenverarbeitung für den entsprechenden Kartenleser vorgesehen ist (siehe Kartenleser), verarbeitet. Ist der Patient bereits in tomedo® bekannt, öffnet sich das Fenster mit den entsprechenden Patientendetails. Sollte der Patient neu in der Ordination sein, kann er an dieser Stelle mit den von der Karte übernommenen Daten direkt angelegt werden.

Der im Zuge des Kartenlesens erzeugte Token wird später in verschiedenen e-card-Funktionen wie der Konsultationsanlage als Bestätigung für den Besuch des Patienten in der Ordination verwendet. Da auf der e-card selbst nur die Stammdaten den Patienten (Name, Geburtsdatum, Sozialversicherungsnummer und Geschlecht) gespeichert sind, ist zur Prüfung der aktuellen Versicherungsdaten stets eine Konsultationsanlage nötig.

Eingelesene Patientenkarten werden außerdem im Nachrichtenpanel angezeigt und können von dort aus weiterverarbeitet werden, falls kein Arbeitsplatz zur automatischen Verarbeitung festgelegt ist.

Zu jeder Inanspruchnahme der Ordination durch einen Patienten wird eine Konsultation angelegt. In dieser werden unter anderem Informationen über Datum und Grund des Besuchs (Behandlungsfall) sowie gegebenenfalls des gewählten Versicherungsträgers (bei Mehrfachversicherung und Erstkonsultation) an das e-card System übermittelt. Als Rückantwort werden die aktuellen Versichertendaten (z.B. das Vorliegen eines Versicherungsanspruches, die Kasse, die Rezeptgebührenbefreiung, etc.) und eventuelle Zusatzmeldungen des Versicherungsträgers zum Patienten in tomedo® gespeichert.

Sollte der Patient keine Karte dabei haben bzw. diese nicht lesbar sein, ist es auch möglich, die Konsultation mit einer Admin-Karte der Ordination anzulegen.

Arzneimittelbewilligungen

Auch Anfragen von Arzneimittelbewilligungen können für teilnehmende Versicherungsträger über das e-card System abgewickelt werden. Arzneimittel, die eine Bewilligung benötigen, erkennen Sie direkt in der Liste dadurch, dass sie mit gelber Farbe hinterlegt sind. Sie tragen außerdem die Kassenzeichen „RE1“ oder „RE2“. Wenn Sie ein solches Medikament verordnen, erscheint ein Popup-Fenster, das Ihnen die Möglichkeit gibt, sofort eine Bewilligung zu beantragen. Wenn Sie diesem zustimmen, ist im Verordnungsteil beim entsprechenden Medikament direkt das Feld „AB“ angekreuzt. Sie können dieses Kreuz aber auch nachträglich manuell setzen.

Wenn Sie ein e-Rezept veranlassen, dass noch auf eine Antwort bezüglich der Arzneimittelbewilligung wartet, wird dieses in der Kartei mit dem Eintragskürzel „MED-Antrag“ vermerkt. Daran erkennen Sie direkt, dass das e-Rezept noch nicht ausgestellt wurde, da die Bewilligung noch nicht vorliegt.

Wenn die Arzneimittelbewilligung genehmigt wurde, erhalten Sie darüber im Nachrichtenpanel des e-card Systems eine Antwort. Wenn Sie auf die entsprechende Nachricht klicken, öffnet sich ein weiteres Fenster, in dem Sie das e-Rezept direkt drucken können. Außerdem können Sie das e-Rezept anzeigen lassen, in die Medikamentenverordnung oder die Kartei des Patienten gelangen. Sobald das e-Rezept gedruckt und damit ausgestellt ist, ändert sich der Kartei-Typ in der medizinischen Dokumentation auf „eMED“ und das Medikament wird in die Liste „Bisher“ in der Medikamentenverordnung eingefügt.

Elektronische Arbeitsunfähigkeitsmeldung

Aktuelle und zurückliegenden elektronische Arbeitsunfähigkeitsmeldungen eines Patienten finden Sie im Menü Patient → elektronische Arbeitsunfähigkeit. Dies können Sie von der Tagesliste oder der Kartei aus tun. Es öffnet sich daraufhin ein Fenster, in dem alle eAUMs aufgelistet sind.

In dieser Tabelle erhalten Sie sofort einen Überblick über die Datierungen (von und bis) jeder Arbeitsunfähigkeitsmeldung, sowie der eindeutigen Identifikationsnummer (ID), den Namen und das Geburtsdatum des Patienten, sowie dessen SV-Nummer. Zusätzlich können Sie sich Informationen anzeigen lassen, beispielsweise über die Art (Arbeitsunfähigkeit oder Arbeitsfähigkeit) oder ob eine Bettruhe vorgesehen ist. Die Ansicht der Tabelle ist über das Zahnrädchen in der oberen Leiste rechts veränderbar.

Abgeschlossene Arbeitsunfähigkeitsmeldungen werden in weiß dargestellt, aktuelle werden grün hinterlegt. Mithilfe des Buttons „AU beenden mit Datum“ kann eine offene eAUM zum Beispiel auf das heutige Datum gesetzt und beendet werden. Jegliche weiteren Änderungen können über den „Ändern“-Button vorgenommen werden. Hier wird jedes Mal, wenn in der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsmeldung eine solche Veränderung vorgenommen wird (zum Beispiel die Änderung des voraussichtlichen Enddatums), eine neue Quittung erstellt und die Versionsnummer erhöht. Eine elektronische Arbeitsunfähigkeitsmeldung in der Version 3 hatte also in der Vergangenheit zwei Änderungen. Prinzipiell kann vor allem das Enddatum jederzeit nachträglich vorverlegt oder verlängert werden. Zu beachten ist dabei, dass nur eAUMs die in der Spalte „Editierbar“ ein Ja stehen haben, von Ihnen verändert werden können.

Über den Button „Anlegen“ kann eine neue eAU ausgestellt werden. In diesem Fall öffnet sich das folgende Popover-Fenster.

Der Name, die SV-Nummer und das Geburtsdatum des Patienten sind dabei bereits eingetragen und können nicht bearbeitet werden. Wichtige Informationen für das Anlegen der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsmeldung sind die Art (Arbeitsunfähigkeit oder Arbeitsfähigkeit), der Kostenträger, sowie der Beginn der Arbeitsunfähigkeit und der Behandlung. Außerdem kann ein festes oder voraussichtliches Datum zum Ende der Arbeitsunfähigkeit angegeben werden. Pflichtmäßig muss auch eine Diagnose angegeben werden, entweder innerhalb des Freitextfeldes „Diagnose“ oder über einen Diagnosecode, wobei ausgewählt werden muss, welches Codierungssystem genutzt wird.

Weitere Angaben beinhalten die Krankenstandadresse, ob es sich um eine Berufskrankheit oder einen Stromunfall handelt, und ob Bettruhe verordnet wird. Zusätzlich gibt es den Button „Optionale Angaben“. Hier können Informationen über einen Anstaltsaufenthalt, die Notwendigkeit eines Gipses, Zusatzdiagnosen, abweichende Ausgehzeiten und in einem Freitext weitere zusätzliche Informationen hinterlegt werden.

Nachdem die Arbeitsunfähigkeitsmeldung angelegt wurde, öffnet sich automatisch eine Quittung. Außerdem wird ein Karteieintrag in der medizinischen Dokumentation des Patienten angelegt, über den die Arbeitsunfähigkeitsmeldung wiederum aufgerufen werden kann.

Zudem wird die elektronische Arbeitsunfähigkeitsmeldung automatisch im e-card System gespeichert, sodass auch andere Ärzte Zugriff zu diesen Informationen haben. Ebenfalls sind entsprechend Fremdmeldungen anderer Ärzte über Arbeitsunfähigkeiten eines Patienten für Sie sichtbar.