Patientenformulare

Mit den tomedo® Patientenformularen können Sie Ihre Patienten ein Formular (wie zum Beispiel einen Anamnesebogen) vor dem Ordinationsbesuch oder auch auf dem iPad in der Ordination ausfüllen lassen. Das ausgefüllte Formular wird dann an Ihre tomedo® Inbox geschickt. Dort können Sie die Antworten im Formular nutzen, um neue Patienten anzulegen oder um Stammdaten und Details von Bestandspatienten zu aktualisieren.

Bitte beachten: Damit die Patientenformulare richtig dargestellt werden können benötigen Sie MacOS höher als 10.15.

Wie bekomme ich Zugang zu den Patientenformularen?

Falls Sie uns noch nicht bezüglich Zugangs zu den Patientenformulare kontaktiert haben, dann senden Sie uns bitte eine Email an patientenformulare@zollsoft.de. Sie erhalten dann den Link für das Auftragsformular per Email. Bitte beachten Sie, dass es sich bei den Patientenformularen um ein kostenpflichtiges Modul handelt.

Nach dem Versand des Auftragsformulars erhalten Sie Zugang zu einem Online-Terminkalender, in welchem Sie sich einen Anschalt-Termin aussuchen. Bis zu diesem Anschalt-Termin bereiten wir Ihr arzt-direkt Instanzkonto vor und spielen die Standardformulare für Sie ein. Falls Sie noch kein arzt-direkt Instanzkonto besitzen, richten wir Ihnen eines ein und schicken Ihnen einen Aktivierungslink, mit dem Sie ein Passwort für das Instanzkonto erstellen. Zum Aktivierungs-Termin können Sie (falls zuvor noch nicht geschehen) Ihre arzt-direkt Zugangsdaten als Administrator unter Admin → arzt-direkt → Instanzkonten hinterlegen.

Tragen Sie dabei bitte den Namen des arzt-direkt Instanzkontos unter Praxiserkennung 1 ein, sowie Ihre E-Mail und das Passwort 2, das Sie erstellt haben. Den Anzeigenamen 3 können Sie frei wählen.

Klicken Sie dann auf den Reiter „Einstellungen“ 4.

Hier können Sie die Patientenformulare für Ihre arzt-direkt Instanz aktivieren. Falls Sie mehr als eine Instanz in Ihrer Ordination verwenden, dann achten Sie bitte darauf, dass nur eine Instanz für Patientenformulare aktiviert ist.

Patientenformulare von Patienten manuell per E-Mail anfordern

Unter dem tomedo® Menüpunkt „Aktion“ können Sie nun Patientenformulare via Email versenden.

Entscheiden Sie, ob die Formular-Anfrage an einen Neupatienten oder an einen Bestandspatienten 1 versendet werden soll. Über das „+“-Symbol 2 können Sie die gewünschten Patientenformulare auswählen. Bitte beachten Sie, dass sich die Auswahl der Dokumente unterscheiden kann, abhängig davon, ob es sich um einen Neupatienten oder Bestandspatienten handelt — für Neupatienten werden nur Formulare angeboten, die Name, Vorname und Geburtsdatum abfragen.

Falls Sie keine oder nicht alle Formulare angezeigt bekommen, dann klicken Sie bitte auf das Aktualisierungs-Symbol 3, um die Formulare neu vom Server zu laden.

Nach dem Klick auf „OK“ gelangen Sie in die Email-Vorlage. Hier ist zu beachten, dass die Links nur klickbar sind, wenn Sie tomedo® (und nicht Apple E-Mail) als E-Mail-Client verwenden. Dies können Sie in den tomedo® Einstellungen unter Arbeitsplatz → Brief/Fax/Mail ändern.

Patientenformulare von Patienten automatisch per Terminerinnerung anfordern

Sie können Patientenformulare automatisch per Terminerinnerung anfordern, wenn für eine genutzte Terminart Patientenformulare hinterlegt sind. Dies gilt sowohl für manuell im tomedo® Kalender eingetragene Termine als auch für Termine, die aus dem Online-Terminkalender übernommen wurden.

Ist für diese Terminart ein Terminerinnerungsplan mit einer geeigneten Email-Vorlage eingerichtet, werden nach dem Anlegen eines Termins dieser Terminart im tomedo® Kalender Erinnerungs-Nachrichten verschickt. Einen passenden Terminerinnerungsplan legen Sie in der Terminerinnerungsverwaltung an.

Die für die Terminerinnerung genutzte Email-Vorlage muss für die Erzeugung des oder der Links für die Patientenformulare das Briefkommando $[selektierterTermin %formularlinks]$ enthalten.

Patientenformulare in tomedo® auf MacOS ausfüllen

Sie können die gleichen Formulare auch in tomedo® unter Formular → Patientenformulare einsehen und für den in der Tagesliste ausgewählten Patienten direkt ausfüllen.

Patientenformulare in tomedo® auf iOS ausfüllen

Alternativ können Sie Ihre Patienten diese Formulare auch über den Workflow via iPad ausfüllen lassen.

Ausgefüllte Patientenformulare empfangen und bearbeiten

Ausgefüllte Formulare, die per Email angefordert oder am iPad ausgefüllt wurden, werden in der Inbox unter dem Reiter „Patientenformulare“ gesammelt. In der Inbox sind die Formulare nicht editierbar, sie können aber nach erfolgreicher Zuordnung in der Kartei nachbearbeitet werden.

Über die Buttons oben links können Sie

1. die Sichtbarkeitseinstellungen in der Inbox ändern,
2. ein empfangenes Formular löschen,
3. für einen Neupatienten eine Kartei anlegen,
4. eine bestehende Verbindung zwischen dem Patientenformular und einer Kartei aufheben oder
5. nach einer Patientenkartei suchen, zu der das Formular zugeordnet werden soll.

Patientenformulare von Neupatienten sind in der Inbox noch keiner Kartei zugeordnet. Wenn Sie auf den Button mit dem Fragezeichen zum Suchen klicken, dann wird soweit im Patientenformular vorhanden der Name und das Geburtsdatum aus dem Formular automatisch in die Suchleiste eingetragen.

Beim Anlegen eines Neupatienten aus einem Patientenformular wird Ihnen ab der tomedo® Version 144 eine Duplikats-Prüfung angezeigt. Patientenformulare von Bestandspatienten sind bereits der entsprechenden Kartei zugeordnet.

Über die Buttons oben rechts können Sie

1. Formulardaten in die Stammdaten und die Patientendetails des zugeordneten Patienten übertragen,
2. die zugeordnete Kartei öffnen oder
3. die Patientendetails öffnen.

Welche Daten übertragen werden, hängt davon ab, welche Felder des Patientenformulars als Rückschriebfelder markiert sind. Bei unsere Standardformularen sind das die Stamm- und Kontaktdaten inklusive Telefonnummer und E-Mail. Beim Rückschrieb  wird Ihnen aber der tomedo®-Version 144 ein Vorher-Nachher-Vergleich angezeigt. Nachfolgend sehen Sie ein Beispiel für den Rückschrieb:

Sie können dann entweder alle Änderungen vornehmen oder die gewünschten Änderungen einzeln übernehmen.

Weiteres Verarbeiten von Patientenformularen

Sie können sich das Patientenformular auch in der zugeordneten Kartei ansehen. Wenn Sie dieses in einem eigenen Fenster öffnen, dann können Sie über den Button auch eine editierbare Kopie des Formulars anlegen. Nach dem Editieren wird die Kopie des Patientenformulars in der Kartei des Patienten abgelegt. Bereits vom Patienten geleistete Unterschriften sind in editierten Kopien eines Patientenformulare nicht mehr enthalten.

Patientenformulare auf Ihre Ordination zugeschnitten

Mit Ihrer Aktivierung erhalten Sie Standardformulare, wie zum Ermitteln der persönlichen Daten eines Patienten oder einen Anamnesebogen. Wollen Sie diese anpassen oder benötigen Sie weitere Formulare, dann kontaktieren Sie uns bitte unter patientenformulare@zollsoft.de. Wir arbeiten bereits an einem Editor, mit dem Sie Ihre Formulare künftig auch selbst erstellen und bearbeiten können.