Aufgaben erstellen und verwenden

Aufgabe anlegen

Eine neue Aufgabe kann auf zwei Weisen angelegt werden:

• per Klick auf den „Aufgabe anlegen“ innerhalb der Aufgabenübersicht oder
• durch Drücken des Buttons „Neue Aufgabe“ in der Symbolleiste der Tagesliste. Wird der Button „Neue Aufgabe“ noch nicht in der Symbolleiste angezeigt, können Sie diesen durch Rechtsklick → Symbolleiste anpassen einblenden (siehe Tagesliste).

Nach dem Anklicken des „+“- oder „Neue Aufgabe“-Buttons erscheint der Dialog mit den Aufgabendetails.

Auf der linken Seite des Fensters sehen Sie eine Auswahl für die Verantwortlichen einer Aufgabe. Dabei können sowohl einzelne Nutzer 1 als auch vorhandene Nutzergruppen 2 komplett ausgewählt werden. Die ausgewählten Nutzer erscheinen daraufhin im Feld „Verantwortliche“ 4. Hier kann außerdem ein Haken gesetzt werden, der bestimmt, dass alle ausgewählten Nutzer diese Aufgabe erledigen müssen. Nur wenn alle Verantwortlichen die Aufgabe abgearbeitet haben, wird diese als erledigt markiert.

Das Feld „Aufgabe“ 3 ist ein Pflichtfeld. Hier müssen Sie der Aufgabe einen Titel geben, der in der Übersicht erscheint. Wollen Sie eine ausführliche Beschreibung hinzufügen, können Sie dies über das Feld „Details“ 6 tun.

Wenn Sie eine neue Aufgabe erstellen, während ein Patient ausgewählt ist (in der Tagesliste oder durch Öffnen der Patientendetails oder der Kartei) wird dieser automatisch der Aufgabe zugeordnet. Wollen Sie die Aufgabe keinem Patienten zuordnen, so deaktivieren Sie die Checkbox „Patient“ 5.

Achtung: Wenn Sie die Checkbox „Patient“ 5 deaktivieren, nehmen Sie den Bezug auf den Patienten heraus. Nach dem Anlegen einer Aufgabe können Sie diesen nicht mehr wiederherstellen. Alle anderen Felder können jedoch später vom Ersteller oder von Nutzern mit Administrationsrechten bearbeitet werden.

Auf der rechten Seite 7 können weitere sekundäre Einstellungen (Priorität, „sichtbar ab“, „fällig bis“, Benachrichtigungen, Wiederholungen) gesetzt werden. Einzig das Feld „Erstellt von“ ist nicht bearbeitbar und wird automatisch mit dem Kürzel des eingeloggten Nutzers belegt.

Weiterhin können Anhänge 8 über das „+“-Symbol oder über Drag-and-drop zur Aufgabe hinzugefügt werden.

Über den unteren Reiter des Fensters können zusätzlich Vorlagen geöffnet, die momentane Aufgabe als Vorlage gespeichert oder die Aufgabe als „bereits erledigt“ gekennzeichnet werden.

Verantwortliche hinzufügen

Verantwortliche können direkt in dem vorgesehenen Feld 4 eingetragen werden. Dabei werden zur Eingabe passende Nutzer und Nutzergruppen automatisch während des Tippens vorgeschlagen. Alternativ können die Nutzer und Nutzergruppen über einen Klick in auf die Bezeichnung in den Listen (1 und 2) oder per Drag-and-drop dem Feld hinzugefügt werden.

Aufgabendetails

Das Aufgabendetails-Fenster wird per Doppelklick in die Aufgabenliste oder per Klick auf den Button mit Bleistift-Bildchen geöffnet. Die Aufgabe kann nur von einem Verantwortlichen, vom Ersteller oder von Nutzern mit Administrationsrechten bearbeitet werden. Für „unbefugte“ Nutzer besteht nur die Möglichkeit, Kommentare zur Aufgabe anzulegen, alle anderen Felder bleiben fürs Bearbeiten gesperrt.

Im Vergleich zum Erstellfenster sind die Aufgabendetails um eine Statusleiste 1 und einen Kommentarbereich 2 erweitert.

Außerdem können Sie im rechten Bereich die mit dieser Aufgabe verknüpften Termine einsehen und konfigurieren.

Hinweis: Bei der Erstellung von Aufgaben in Aktionsketten werden alle zugehörigen Termine mit der erstellten Aufgabe verknüpft.

Die Statusleiste

In der Statusleiste werden bei Aufgaben, die von allen zugeordneten Verantwortlichen bearbeitete werden müssen, werden die Verantwortlichen nach ihrem individuellen Bearbeitungsstand sortiert angezeigt. Der Status des eingeloggten Nutzers wird – falls er selbst für die Aufgabe verantwortlich ist – grafisch hervorgehoben, indem die entsprechende Überschrift (im Beispiel: „Offen“) grau hinterlegt wird. Die Textfelder „Offen“, „In Bearbeitung“ und „Erledigt“ sind dabei die Buttons, über die der eingeloggte Nutzer bequem seinen Bearbeitungsstatus verändern kann.

Für Aufgaben, die nur von einem Nutzer erledigt werden müssen, aber mehrere (potenzielle) Verantwortliche haben, gilt eine besondere Regel: Sobald ein Verantwortlicher mit der Bearbeitung der Aufgabe beginnt oder die Aufgabe abschließt, erscheinen die anderen Verantwortlichen nicht mehr unter dem Feld „Offen“ und ihnen wird diese Aufgabe auch nicht mehr in der Aufgabenübersicht angezeigt.

Der Kommentarbereich

Um einen neuen Kommentar zu verfassen, können Sie auf den Button oben rechts 1 innerhalb des Kommentarbereichs klicken. Daraufhin öffnet sich ein Freitextfenster 2, indem Sie schreiben können. Ihren verfassen Kommentar können Sie dann nach Belieben verwerfen 3 oder speichern 4.

Unterhalb des Feldes zum Verfassen eines Kommentars (bzw. direkt unterhalb der Überschrift „Kommentare“ falls Sie keinen neuen Kommentar schreiben) sind alle bisherigen Kommentare 5 aufgelistet, mit Verweis auf den Kommentator sowie Verfassungsdatum und -zeitpunkt. Ist ein Kommentar bearbeitet worden, wird auch dies mit „- editiert -“ vermerkt.

Ist ein bereits gespeicherter Kommentar von Ihnen selber geschrieben, können Sie diesen über die Symbole am rechten oberen Rand bearbeiten 6 oder löschen 7. Sollten Sie Administratorrechte haben, können Sie diese Funktionen für jeden Kommentar unabhängig vom Verfasser nutzen.

Über den Pfeil 8 im oberen Button des Kommentarbereichs haben Sie die Möglichkeit, Kommentare chronologisch oder antichronologisch zu ordnen. Außerdem können Sie sich über das Bildschirm-Symbol 9 auch anstelle der Nutzerkommentare die Systemkommentare anzeigen lassen. Bei Anklicken dieses Buttons öffnet sich dann folgende Ansicht: 

Hier finden Sie Informationen über die Aufgabe selber, beispielsweise welche Verantwortlichen hinzugefügt worden sind oder welcher Nutzer zu welchem Zeitpunkt den Bearbeitungsstatus der Aufgabe verändert hat. Systemkommentare können prinzipiell nicht geändert oder gelöscht werden.

Aufgabe löschen

Eine Aufgabe kann nur durch den Ersteller oder einen Nutzer mit Administrationsrechten gelöscht werden. Das Löschen der Aufgabe erfolgt entweder per Klick auf den „–“-Button des Aufgabenpanels oder beim Betätigen des „Löschen“-Buttons im Aufgabendetails-Dialog. Um ein versehentliches Löschen zu vermeiden, erscheint dabei ein Dialogfenster, in dem Sie aufgefordert werden, den Vorgang zu bestätigen.