Dokumentenverwaltung / Qualitätsmanagement

Allgemeines

Die Dokumentenverwaltung eignet sich zur Anlage eines praxisinternen Qualitätsmanagement-Systems (QMS). Sie kann über Verwaltung → Dokumente → Dokumentenverwaltung geöffnet werden.

Das Fenster „Dokumentenverwaltung“ wird in 2 Bereiche unterteilt: links 1 der Verzeichnis-Baum mit allen gespeicherten Ordnern und Dateien und rechts 2 die Details der Dokumente und Ordner angezeigt. Über die Checkbox 3 auf der linken Seite können Sie sich gelöschte Dokumente anzeigen lassen.

Das Anlegen von Ordnern erfolgt über den Ordner-Button 4. Standardmäßig wird kein Ordner-Name vergeben.

Das Erstellen von neuen Schreib-Dokumenten, wie DOCX-Datei oder Textdokument, erfolgt über den „Neu“-Button 5. Der Default-Name ist für DOCX-Dateien „neues DOCX-Dokument“ und für ein Textdokument „neues Textdokument“.

Mithilfe des „Import“-Buttons 6 können Dateien und Verzeichnisse vom Rechner in die tomedo®-Dokumentenverwaltung importiert werden. Der Import ist limitiert mit maximal 100 Dateien und maximal 500 MB in einem Schritt. Beim Überschreiten des Limits wird ein entsprechender Hinweis angezeigt und der Import wird gestoppt. Genauso können Sie natürlich auch Dateien und Verzeichnisse wieder exportieren 7.

Verzeichnisse und Dateien können über den „Löschen“-Button 7 auch systemweit gelöscht werden, was sicherheitshalber mit einem Bestätigungs-Dialog akzeptiert werden muss.

Die Sortierung der Verzeichnisdatei-Struktur erfolgt alphabetisch. Via Drag-and-drop können Dokumente in andere Ordner und/oder Ordner an andere Stellen im Verzeichnisbaum verschoben werden.

Sobald Sie ein Textdokument auswählen, erscheint zudem oberhalb dieser zwei Bereiche eine Werkzeugleiste 9, über welche Sie z.B. die Textgröße. Schriftart oder Farbe von Text in Ihrem Dokument anpassen können.

Verwaltung der einzelnen Dokumente und Ordner

Wenn Sie mit dem Mauszeiger über ein Dokument oder einen Ordner fahren, erscheinen daneben Symbole, über welche Sie die Dateien verwalten können.

Hinweis: Bei Ordner existiert nur das Auge, die anderen beiden Symbole finden sich ausschließlich bei Dokumenten.

1. Schloss: Standardmäßig können nur Nutzer mit den entsprechenden Rechten die Dokumente editieren (siehe Rechteverwaltung). Sollen andere Nutzer die Möglichkeit erhalten, Dokumente zu bearbeiten, muss das Schloss „geöffnet“ werden.
2. Auge: Regelt die Sichtbarkeit von Dokumenten und Verzeichnissen im Panel „Leseaufforderungen/Dokumente“. Standardmäßig sind alle Dokumente für alle Nutzer im Panel sichtbar. Wird ein Dokument oder Ordner als nicht sichtbar eingestellt, kann kein Nutzer mehr die Dateien unter dem Punkt „Dokumente“ sehen.
   Hinweis: Diese Einstellungen sind erst nach erneutem Öffnen des Panels aktiv. Weiter können auch für nicht sichtbare Dokumente Leseaufforderungen gesetzt werden.
3. Buch: Mit Klick auf das Buch-Icon kann die Leseaufforderung für ein Dokument aktiviert, konfiguriert und verwaltet werden. Es öffnet sich das folgende Popup-Fenster:

Dabei existieren die folgenden Parameter zur Konfiguration der Leseaufforderung:

• Modus Leseaufforderung: Hier können Sie entscheiden ob die Leseaufforderung einmalig, einmalig in Zukunft, einmalig dauerhaft oder wiederholt verschickt werden soll.
• (nächste) Aufforderung: An dieser Stelle können Sie für die Optionen „einmalig in Zukunft“ und „wiederholt“ angeben, wann die Aufforderung bei den entsprechenden Nutzern erscheinen soll.
• Periode: Wenn die Leseaufforderung wiederholt geschehen soll, können Sie hier einstellen, nach wie vielen Tagen, Wochen, Monaten oder Jahren diese erneut geschickt werden soll.
• Nutzer: Gibt an, welche Nutzer das Dokument lesen sollen. Es können nur Nutzergruppen oder alle Nutzer hinzugefügt werden und keine einzelnen Nutzer. Werden Nutzer zu einer Nutzergruppe nachträglich hinzugefügt, erhalten diese Nutzer alle folgenden Leseaufforderungen, die der Gruppe zugewiesen sind.
• Bestätigungstext: Es handelt sich hierbei um eine ergänzende Konfiguration und muss nicht zwangsweise gesetzt werden. Dieser Bestätigungstext wird dem Nutzer mit einer Checkbox in dem zu lesenden Dokument angezeigt, was über das Panel geöffnet wurde. Nur nach Aktivierung der Checkbox kann das Dokument als gelesen markiert werden.

Hinweis: Erfolgt die Konfiguration des Bestätigungstextes, nachdem die Leseaufforderung bereits aktiv ist, wird der Bestätigungstext nicht angezeigt!

Drückt der Nutzer den „Gelesen“-Button, erscheint folgender Bestätigungs-Dialog:

Mit Klick auf das Stift-Icon wird das ausgewählte Dokument geöffnet und kann bearbeitet werden. Über Klick auf das Aktionsketten-Icon kann die hinterlegte Aktionskette ausgeführt werden. Zum Ausführen der Aktionskette muss eine Kartei geöffnet sein.

Nutzer mit Zugriffsrechten auf Bearbeitung der Dokumenten-Struktur dürfen das Fenster „Übersicht Leseaufforderungen“ über den Reiter „Verwaltung“ unter Dokumente → Übersicht Leseaufforderungen öffnen. In diesem Fenster erhält der Nutzer einen Überblick, welche Dokumente wann von welchem Nutzer gelesen wurden bzw. welche noch ungelesen sind. Mehr dazu erfahren Sie in den Unterkapiteln Filterung nach Dokumenten und Filterung nach Nutzern.

Bearbeitung von Dokumenten

Im oberen Bereich der linken Seite 1 sehen Sie die Informationen zur Erstellung des Dokuments. Hier wird der Titel, das Erstellungsdatum und der entsprechende Nutzer hinterlegt. Auf der rechten Seite 2 sehen Sie außerdem, wann und durch wen die letzte Änderung vorgenommen wurde. Hier wird auch die Versionsnummer 3 aufgeführt. Diese können Sie mit einem Klick auf den Pfeil ↑ hochsetzen. Über die drei Punkte daneben können Sie allgemein entscheiden, mit welcher Versionsnummer neue Dokumente starten sollen. Standardmäßig ist diese auf „v0.0“ festgelegt.

Um das Dokument direkt im Fenster zu bearbeiten, können Sie in das Textfeld 4 klicken und dort Ihren Text eintippen. Für Textgestaltungen wie zum Beispiel die Textart, die Größe oder die Farbe der Schrift klicken Sie auf den „A„-Button 5. Alternativ können Sie auch die Werkzeugleiste im oberen Bereich des Fensters nutzen. Rechts neben dem „A„-Button finden Sie die Buttons 6 zum Verwerfen oder Speichern der Änderungen.

Bei Bedarf können Sie Ihrem Dokument auch direkt eine Aktionskette 7 zuordnen.

Wenn Sie das Dokument statt im Fenster direkt lieber in einem Textverarbeitungsprogramm bearbeiten möchten, können Sie dies über den Button „Bearbeiten“ 8 tun.

Über den „Historie“-Button 9 können alle gespeicherten Änderungen eingesehen und wiederhergestellt werden. Per Klick können Sie die gewünschte Version (inklusive Informationen über das Erstellungsdatum und den Nutzer) anklicken und bei Bedarf, insofern es sich nicht um die aktuellste Version handelt, unten auf den Button „Wiederherstellen“ klicken.

Hinweis: Mit Doppelklick auf das Dokument in der Verzeichnisübersicht können die Dokumente schreibgeschützt geöffnet werden. Änderungen am Dokument, die dennoch vorgenommen werden, werden allerdings nicht in der Dokumentenverwaltung gespeichert.

Zusätzlich besteht die Möglichkeit, Dokumente in der Dokumentenverwaltung durch Dokumente vom Rechner über den Button „andere Datei zuweisen“ 10 zu ersetzen. Dabei wird der Inhalt des Dokuments in der Dokumentenverwaltung komplett überschrieben, der Name des Dokuments bleibt allerdings erhalten. Das Dokument auf dem Rechner bleibt von dieser Aktion unberührt.

Die drei folgenden Buttons 11 haben dieselben Funktionen wie die Symbole in der Ordnerstruktur in der linken Seite des Fensters. Sie können hier die Rechte zum Editieren, die Sichtbarkeit und eventuelle Lesebestätigungen für das Dokument konfigurieren.

Das Panel Leseaufforderungen

Das Panel → Leseaufforderungen/Dokumente (auch über das Symbol  der festen Symbolleiste, welches auch direkt anzeigt, ob offene Leseaufforderungen ausstehen) untergliedert sich in drei Bereiche „Offen“, „Dokumente“ und „Erledigt“, die einzeln über die entsprechenden Reiter angeklickt werden können. Das Heftzwecken-Symbol oben rechts ermöglicht es Ihnen, dieses Fenster anzupinnen und im Vordergrund zu behalten. Das Einstellungssymbol führt Sie direkt in die Dokumentenverwaltung.

• Offen: Dokumente, die vom eingeloggten Nutzer zu lesen bzw. zu bearbeiten sind. Zusätzlich ist ersichtlich, seit wann die Leseaufforderungen für die Dokumente bestehen. Wird ein Dokument in der Dokumentenverwaltung gelöscht, verschwinden sofort die offenen Leseaufforderungen für dieses Dokument aus dem Panel.

• Dokumente: zeigt die gesamte sichtbare Dokumentenverwaltung. Die Dokumente, die editierbar sind und/oder Aktionsketten auslösen können, sind mit einem entsprechenden Icon gekennzeichnet.

• Erledigt: Dokumente, die vom eingeloggten Nutzer bereits gelesen bzw. bearbeitet wurden. Weiter wird aufgelistet, wann die Dokumente als gelesen markiert wurden. Gelöschte Dokumente, die bereits gelesen wurden, werden an dieser Stelle weiter aufgeführt.

Filterung nach Dokumenten

Als Admin haben Sie außerdem die Möglichkeit, sich über Verwaltung → Dokumente → Übersicht Leseaufforderungen anzeigen zu lassen, wer welches Dokument bereits gelesen hat.

Für das ausgewählte Dokument 1 werden nun die Nutzer 2, die eine Leseaufforderung für das Dokument erhalten haben, aufgelistet.

Unter „Status“ 3 ist ersichtlich, seit wie vielen Tagen die Leseaufforderung aktiv bzw. fällig ist (rot hinterlegt) oder an welchem Tag die Lesebestätigung erfolgte (grün hinterlegt). Besteht eine offene Leseaufforderung für ein Dokument, wird zusätzlich ein roter Briefkasten 4 angezeigt. Mit Klick auf das Icon wird automatisch dem Nutzer eine Standard-Nachricht mit Hinweis auf die offene Lesebestätigung geschickt: „Sie haben eine offene Leseaufforderung für das Dokument … Bitte lesen und bestätigen Sie!“. Über den Button „Alle offenen erinnern“ 5 wird automatisch an alle Nutzer diese Standard-Nachricht versendet.

In der Spalte „Lesedauer“ 6 wird die Zeit, wie lange das Dokument geöffnet war, angezeigt. Die Angabe der Lesedauer bezieht sich stets auf die letzte Leseaufforderung des Dokuments. Wird das Dokument mehrmals pro Leseaufforderung gelesen, wird die Zeit pro Leseaufforderung addiert. Das ist relevant, wenn ein Dokument regelmäßig gelesen werden muss.

Wird für ein Dokument die Leseaufforderung wiederholt, wird nur die Lesedauer vom letzten Lesen bzw. der aktiven Leseaufforderung angezeigt.

In diesem Fenster ist über Aktivieren der entsprechenden Checkbox am unteren Reiter außerdem möglich, gelöschte Nutzer und gelöschte Dokumente anzeigen zu lassen. Die gelöschten Dokumente und Nutzer werden jeweils in roter Schrift hervorgehoben. Für die gelöschten Dokumente kann ebenfalls noch eingesehen werden, wann und von welchem Nutzer für wie lange gelesen wurde.

Filterung nach Nutzern

Um die Leseaufforderung nach Nutzern zu filtern, können Sie das Symbol mit den zwei Pfeilen 1 anklicken, und von dort aus einen beliebigen Nutzer 2 auswählen, um eine Übersicht seiner noch ausstehenden Lesebestätigungen zu sehen. Sie können außerdem nach Nutzergruppen filtern 3. Wenn Sie in diesem Modus auf „Alle offenen erinnern“ 4 klicken, erhält der ausgewählte Nutzer Benachrichtigungen über alle Dokumente, die von ihm noch nicht gelesen worden sind.

Drucken der Leseaufforderungs-Übersicht

Mit dem Button „Drucken“ kann die geöffnete Liste aller Leseaufforderungen (sowohl in der Dokumenten- als auch der Nutzerübersicht) gedruckt werden. Manuell kann eingestellt werden, welche Spalten gedruckt werden und wie der Titel des Dokuments lauten soll. Als Titel wird standardmäßig das gewählte Dokument bzw. Nutzer und an welchem Tag die Lesebestätigungen gedruckt wurden, vorausgefüllt.