Verwaltung der E-Mail-Vorlagen

Um Terminerinnerungen per E-Mail oder aus Statistik-Ergebnislisten per Aktion leicht massenhaft E-Mails verschicken zu können, werden Vorlagen benötigt. Über den Menüpunkt Admin → E-Mail-Vorlagen erreichen Sie die Vorlagenverwaltung. Dort können Sie vorhandene Vorlagen bearbeiten, neue Vorlagen erstellen, sowie diese in Ordnern thematisch ordnen.

Auf der linken Seite 1 sind alle verfügbaren Vorlagen aufgelistet. Mit den Button darunter 2 können Sie neue Vorlagen hinzufügen, Ordner hinzufügen, um Ihre Vorlagen zu sortieren, oder Vorlagen und Ordner wieder löschen.

Der Name der Vorlage 3 dient der internen Wiedererkennung in Schnellauswahllisten und sollte für Sie möglichst eindeutig sein.

Im Feld „Kopie an“ 4 können Sie eine (oder gegebenenfalls kommagetrennt mehrere) E-Mail-Adresse(n) angeben, an die eine Kopie jeder versendeten E-Mail geschickt werden soll. Das Feld kann auch leer bleiben, aber dann erhalten Sie unter Umständen keine direkte Versandbestätigung. Andererseits kann der mehr oder weniger gleichzeitige Empfang von über hundert Versandbestätigungsmails herkömmliche E-Mail-Konten durchaus überlasten, wenn Ihr E-Mail-Anbieter das z.B. als potenziellen Angriffsversuch wertet und erst einmal gar keine Mails mehr verschickt.

Das Betreffsfeld 5 stellt dar, was die Empfänger von Nachrichten, die auf dieser Vorlage basieren, als Betreff angezeigt bekommen und sollte daher nicht leer bleiben, sondern möglichst kurz und konkret den Inhalt der Nachricht zusammenfassen.

In den Bereich Textvorlage kommt der Inhalt der zu versendenden E-Mails. Dabei können Sie die meisten Briefschreibungskommandos in der üblichen $[Schreibweise]$ verwenden. Als Hilfestellung dazu dient der „Kommandos“-Button 6, über den Sie eine Liste aller Kommandos öffnen können. Für Terminerinnerungen können Sie alle Platzhalter des Briefkommandos $[selektierterTermin]$ verwenden. Mit %d erhalten Sie zum Beispiel das Datum des Termins. Vor- und Nachname des Patienten erhalten Sie mit %V und %N und für %g erhalten Sie „Herr“ oder „Frau“. Komplette Patientennamen inkl. Anrede und Titel erhalten Sie mit %M.

Mit dem Button “Schrift” können Sie den Text in der Vorlage im Hinblick auf Schriftart, Schriftgrösse, Farbe, etc. anpassen. Über den Button “HTML Block” können Sie auch direkt html-Code einbauen. Auch das Hinzufügen von Anhängen 7 an die E-Mail ist möglich.

Des Weiteren können Sie unter dem Feld „Header“ 8 die Header für die mit dieser Vorlage versendeten E-Mails angeben. Details zu den verschiedenen Headertypen können Sie unter Versandfenster für E-Mails in tomedo® nachlesen.

Über “Vorschlag für” 9 können Sie ausserdem festlegen, an welchen Stellen die E-Mail Vorlage verwendet werden kann. Diese ist dann in allen angehakten Bereichen verfügbar. Standardmäßig ist nur die Kartei hinterlegt, wenn Sie also die Vorlage an weiteren Stellen nutzen möchten, können Sie dies hier hinterlegen.