Kettenterminsuche anlegen/konfigurieren

Die Kettenterminsuche (Admin → Kalender → Terminkettensuche-Favoriten) sucht für einen Patienten Termine in einer fest vorgegebenen Reihenfolge mit entsprechenden Zeitspannen zwischen den Terminen. Hierbei ist es erforderlich, dass die Ressourcen und die Kettenterminsuche aufeinander abgestimmt sind, sonst wird höchstwahrscheinlich keine Terminkette gefunden. Je länger die Ketten sind, desto unwahrscheinlicher ist es, dass tomedo® Ergebnisse finden kann.

Das erste Kettenglied hat keine Einstellmöglichkeiten, da hier aus der Terminsuche klar ist, in welchem Zeitraum gesucht werden soll. Alle weiteren Termine haben eine Angabe zu der Zeitspanne zwischen vorangegangenem und diesem Termin und eine Zeitspanne, in der der Termin liegen soll.

Beispiel: Ein Patient soll einen OP-Termin bekommen. Zum OP gehört eine Vorbereitung, die OP selbst und eine Nachuntersuchung. Die Vorbereitung erfolgt 2h vor der OP durch den Anästhesisten Dr. No, die OP ist bei Dr. Yes, wobei Dr. No anwesend sein soll. Die Nachuntersuchung geschieht etwa 7 Tage später bei Dr. Yes.

• Wir benötigen zwei Ressourcen: Sprechstunde (SP) und OP
• Wir benötigen drei Terminarten: Vorbereitung (VB), OP, Nachuntersuchung (NU)
• Wir benötigen drei Kalender: OP, Dr. Yes, Dr. No
• Kalender OP benötigt OP Ressourcen, Kalender Dr. No und Dr. Yes benötigen Ressourcen für Sprechstunde und OP
• Wir benötigen drei vordefinierte Terminsuchen:
  1. Vorbereitung in Kalender Dr. No mit der Ressource SP und der Terminart VB.
  2. OP in Kalender Dr. No „und“ im Kalender Dr. Yes in der Ressource mit Terminart OP.
  3. Nachuntersuchung in Kalender Dr. Yes in Ressource SP mit Terminart NU.
• Wir benötigen den Kettentermin mit den drei vordefinierten Suchen in der Reihenfolge Vorbereitung, OP und Nachuntersuchung. Bei OP wählen wir Stunden aus und geben 2 bei „Ab“ ein und 1 bei „Für“, da wir ab Voruntersuchungsbeginn etwa 2–3h bis zur OP benötigen (nicht länger und nicht kürzer). Bei der Nachuntersuchung wählen wir Tage aus und sagen, dass wir zwischen 5 und 9 Tage nach dem vorherigen Termin suchen. Daher geben wir bei „Ab“ 5 und bei „Für“ 4 an.

Wenn Sie einen neuen Kettentermin anlegen möchten und Sie dafür bereits einen Patienten zum Beispiel in der Tagesliste oder über die Kartei oder Patientendetails ausgewählt haben, erscheint der Name des Patienten 1 direkt oben links im Suchfenster. An dieser Stelle können Sie den Patienten auch über das “–” vor seinem Namen wieder entfernen und über die Patientensuche einen anderen auswählen.

Über den Reiter “Kette” 2 können Sie sich alle von Ihnen angelegten Kettensuchen anzeigen lassen und die entsprechende auswählen. Daraufhin müssen Sie nur noch den Suchzeitraum 3 entweder als “von – bis” eingeben oder über eine Suchspanne auswählen und im Kalender ein Startdatum anklicken. Über den Button “Freie Termine suchen” 4 werden Ihnen in der mittleren Spalte direkt alle Möglichkeiten angezeigt.

In der Tabelle “Suchergebnis” 5 wird Ihnen zunächst angezeigt, welche Termine für den ersten Teil der Kettensuche zur Verfügung stehen. Sobald Sie einen davon ausgewählt haben, ändert sich auch bei dem jeweils darauffolgenden Termin 6 (in diesem Fall 2. Termin bzw. 3. Termin) die Überschrift von “keine freien Termine” zu einer Anzahl möglicher Terminslots. Wenn Sie auf die jeweiligen Überschriften klicken, öffnet sich eine Liste aller Optionen, aus der Sie einen Termin wählen können. So verfahren Sie, bis Sie alle Termine der Kette ausgesucht haben. Auf der rechten Seite wird zusätzlich bei Klick auf einen konkreten Termin direkt der entsprechende Kalender 7 angezeigt.

Wenn alle Termine festgelegt worden sind, klicken Sie auf “Anlegen” 8 oder “Anlegen & Kalender”, wenn Sie direkt in den Kalender springen wollen.

Wurde ein Kettentermin erfolgreich angelegt, dann bleiben die Kettentermine miteinander verbunden, und sind sowohl im Terminpopover als auch in der Terminübersicht des Patienten mit einem entsprechenden Kettensymbol markiert und nummeriert.

Achtung: Dies gilt bisher noch nicht für Termine, die über die tomedo® iOS-App angelegt wurden.

Dies bietet den Vorteil, dass bspw. beim Verschieben oder Löschen eines der Kettentermine auch die Folgetermine beachtet werden und diesbezüglich Abfragen oder Hinweise erscheinen.

Wenn Sie im Terminpopover oder in der Terminübersicht des Patienten einen der Kettentermine anklicken, dann ist die gesamte Kette automatisch farbig hinterlegt. So ist sofort sichtbar, welche Termine miteinander verbunden sind. Sind mehrere Terminketten für den Patienten vorhanden, dann wird immer nur die aktuell ausgewählte markiert. Außerdem ist in der Spalte “Kette” angezeigt, ob der Termin mit anderen verknüpft ist, und wenn ja, in welcher Reihenfolge die Termine abgearbeitet werden.

Sowohl im Terminpopover als auch in der Terminübersicht können Sie durch Klick auf “Umsetzen” die Kettentermine ab dem gewählten Termin verschieben. Eventuell vorherige Teiltermine (die ggf. bereits stattgefunden haben) bleiben davon unberührt. Verschieben Sie die Kette ab dem ersten Teiltermin, so öffnet sich eine erneute Terminsuche. Alle Parameter der ursprünglichen Suche werden dabei beibehalten, Sie legen lediglich eine neue Suchspanne fest, um die Kette zeitlich zu verschieben. Möchten Sie die Kette beispielsweise ab dem zweiten Teiltermin umsetzen, dann öffnet sich hier ebenfalls die Terminsuche, jedoch haben Sie hier die Wahl, ob Sie die Kettenbedingungen zum vorherigen Termin weiter einhalten 1 oder eine neue Suchspanne 2 setzen möchten.

Beim Umsetzen einer Kette sind die gefundenen Terminslots weiterhin korrekt zeitlich sortiert 3 und können wie bei der normalen Suche, wenn gewünscht, gefiltert werden. Jedoch ist hier zu beachten, dass immer der oberste Terminvorschlag den bereits bestehenden Termin 4 anzeigt. Dies ist durch ein kleines Uhrsymbol rechts und einen Tooltipp gekennzeichnet.

Wenn Sie für das Umsetzen bspw. eine neu gewählte Suchspanne festlegen, die Kettenbedingungen zum Vortermin nicht beachten und dann den Termin umsetzen 5, so ist es möglich, dass gesetzte Kettenbedinungen anschließend verletzt sind. Dies ist durch ein kleines Warnsymbol im Terminpopover bzw. in der Terminübersicht sichtbar.

Wenn Sie einen Kettentermin löschen, erscheint das folgende Fenster mit dem Hinweis darauf, dass es sich um einen Termin innerhalb einer Terminkette handelt. Über die Checkbox “Folgende Terminketteneinträge löschen” können Sie direkt alle noch anstehenden Termine der Kette ebenfalls löschen. Wenn Sie die Checkbox nicht aktivieren, bleiben zukünftige Termine bestehen. Außerdem können Sie bei Bedarf angeben, ob ein Karteieintrag erzeugt werden soll. Dies ist in den tomedo® Einstellungen unter Praxis → Kalender → Terminlöschen konfigurierbar. Wenn Sie ausgewählt haben, dass alle Kettentermine gelöscht werden sollen, erscheint eine weitere Checkbox, über die Sie entscheiden können, ob auch für alle weiteren Ketteneinträge jeweils ein Karteieintrag angelegt werden soll.