Ressourcen-Schemata anlegen/konfigurieren

Die Schemaverwaltung ist hauptsächlich für die automatische Terminsuche gedacht. Sie wird für die manuelle Terminvergabe nicht benötigt. Die vorhandenen Ressourcen müssen dabei auf die einzelnen Tage des Jahres verteilt werden, was auf zwei verschiedenen Wegen geschehen kann.

Einerseits kann ein sogenanntes Wochen-Schema, welches eine Standard-Praxiswoche widerspiegelt, auf jede beliebige Woche kopiert werden. Andererseits können Ressourcen auch manuell für jeden Tag separat eingeteilt werden. Zu finden ist die Verwaltung unter Admin → Kalender → Schemaverwaltung.

Am oberen Reiter links 1 können Sie auswählen, welche Ansicht Sie möchten: Schema oder Woche. Über das Auswahlmenü rechts daneben 2 können Sie außerdem entweder die komplette Woche oder einzelne Tage angezeigt bekommen. In der Tabelle darunter 3 können Sie vorhandene Schemata sehen, die Sie durch Anklicken anzeigen und anpassen können. Auch neue Schemata können unten über den “+”-Button hinzugefügt oder über den “–”-Button gelöscht werden.

Der Punkt “Vorhandene Ressourcen” 4 zeigt Ihnen alle angelegten Ressourcen an, die Sie für dieses Schema nutzen können. Diese können Sie per Drag-and-drop an die gewünschte Stelle in die Wochenübersicht rechts 5 einfügen und durch Klicken und Ziehen der Ränder auf die gewünschten Zeiten anpassen. An der rechten oberen Ecke 6 kann ausgewählt werden, für welchen Nutzer dieses Schema angelegt werden soll.

Tipp: Wenn Sie die ⌥Option-Taste gedrückt halten und eine Ressource mit der Maus an eine andere Stelle ziehen, wird diese automatisch dupliziert.

Für jede einzelne Ressource im Kalender kann eine Terminlokalität gesetzt werden. Klicken Sie dazu mit der linken Maustaste auf den Termin und wählen Sie für die Terminart eine Terminlokalität aus, siehe untere Grafik. Je nach konfigurierter Terminlokalität in der Ressource wird die entsprechende Betriebsstätte im Terminbesuch gesetzt.

Wenn Sie die Ansicht von “Schema” zu “Woche” ändern, haben Sie die Möglichkeit, bestehende Schemata in den Kalender einzufügen. Wählen Sie dafür die gewünschte Woche im angezeigten Kalender aus, klicken Sie auf das entsprechende Schema darunter in der Liste und klicken Sie auf den Button “Übernehmen”. Daraufhin erscheint das folgende Popup, das Sie darauf hinweist, dass eventuell bereits eingetragene Termine überschrieben werden.

In der Wochenansicht können Sie jetzt eines der Schemata auf eine Woche kopieren. Dazu wählen Sie eine Ziel-Woche im eingebetteten Kalender aus und entscheidet, ob Sie nur einen Tag oder die gesamte Woche aus einem Schema kopieren wollen. Durch Klick auf einen der drei Schema-Knöpfe werden die Ressourcen kopiert. Meistens sollen aber einfach ein Quartal oder einen bestimmten Zeitraum befüllt werden. Dazu klicken Sie auf „Wochenweise übernehmen“.

Hier erscheint ein neues Fenster für die zu treffende Auswahl. Auf der linken Seite wählen Sie die Quelle (entweder ein Schema oder eine andere Kalenderwoche) und rechts das Ziel aus. Beim Ziel kann nun entschieden werden, ob das Schema wochenweise übernommen werden soll (und falls ja, für welche Wochen/Quartale/Jahre) oder ob dies tageweise durch Auswahl eines Datums erfolgen soll. Unten im Auswahlmenü können Sie festlegen, ob die Ressourcen auch in den Sperrtagen (Feiertagen und Urlaubstagen) übernommen werden sollen. Zusätzlich haben Sie die Option, die Ressourcen aus den Sperrtagen zu entfernen.

Achtung: Das Kopieren funktioniert nur, wenn tomedo® eine Verbindung zum Server hat.