Kalenderwochenansicht benutzen

Aufbau der Kalenderwochenansicht

Im Wochenansichtsfenster gibt es vier grundlegende Elemente:

1. Hier können Sie die Anzeigevarianten des Kalenders umstellen. Alle Häkchen sind arbeitsplatzspezifisch und werden über den Neustart hinaus gespeichert.
   • Die Option „Woche“ ändert die Ansicht zwischen ganzer Woche und nur einem Tag.
   • Die Option „Ressourcen“ zeigt entsprechende Ressourcen im Hintergrund an.
   • Die Option „Ein Kalender“ lässt immer nur einen Kalender angehakt; somit können Sie schnell zwischen einzelnen Kalendern hin und her wechseln.
   • Die Option „Kalenderfarbe“ zeigt nicht die Farbe der Terminarten, sondern die des jeweiligen Kalenders, in welchem der Termin liegt.
   • Die Option „Spaltenweise“ zeigt alle Kalender für einen Tag nebeneinander an.
   • Die Option „Fixierte Termine“ verhindert das Verschieben von Terminen.
2. Hier können Sie den Tag und den Kalender auswählen. Die unten ausgewählte Terminart wird für neu anzulegende Termine genutzt.
3. In der Tages-/Wochenübersicht sehen Sie die Termine und im Hintergrund die Ressourcen. Termine können per Drag-and-drop verschoben werden, wobei die alte Position währenddessen sichtbar bleibt. Auch sehen Sie im verschobenen Termin bis zum Loslassen der Maustaste die Uhrzeit, auf die Sie den Termin legen würden. Neue Termine können durch Doppelklick auf die Uhrzeit oder durch das Ziehen des Terminart-Tokens aus Feld 2 erzeugt werden. Sind Ressourcen eingeblendet, so wird bei Doppelklick in eine Ressource die entsprechend verknüpfte Terminart genutzt (siehe Terminarten und Ressourcen anlegen). Termine können durch Herausziehen aus dem Fenster gelöscht werden. Dazu erscheint eine Wolke als Mauszeiger. Vor jedem Löschen wird aber noch einmal nachgefragt, ob die Aktion wirklich erfolgen soll.
4. Hier können Sie einen Termin mittels Termininfo oder Namen des Patienten suchen. Rechts können Sie die für den Kalender und Tag angezeigten Termine über die Briefschreibung drucken. Die zugehörige Briefvorlage „Kalendertag“ kann hierbei noch angepasst werden, siehe Briefschreibung.

Neues Design der Kalenderwochenansicht

Ab tomedo® Version 1.118 finden Sie den Kalender in neuem Design. Sie finden dabei weiterhin alle Elemente, die Ihnen bisher auch in der alten Ansicht zur Verfügung standen (ggf. an anderer Stelle) und haben zudem zusätzliche Funktionen zur Hand, die Ihnen das tägliche Arbeiten mit dem Kalender erleichtern können.

Die wichtigsten Verbesserungen/Veränderungen auf einen Blick:

1. Die Datumsauswahl können Sie jetzt im oberen Teil des Fensters nutzen. So haben Sie alle wichtigen Funktionen zum Datum an einer Stelle: Datumsauswahl, “Heute”-Button, Umschalt-Pfeile zum Springen zwischen Tagen, Wochen und Quartalen.
2. Ebenfalls im oberen Bereich finden Sie eine etwas präsentere Umschalt-Möglichkeit zwischen der Tages- und der Wochenansicht.
3. Die Auswahl der Terminart finden Sie jetzt ebenfalls oben links. Wie bereits in der alten Ansicht können Sie anschließend die in blau angezeigte Terminart per Drag-and-drop in den Kalender ziehen oder die ausgewählte Terminart per Doppelklick im Kalender anlegen.
4. Die Auswahl der anzuzeigenden Kalender bzw. Kalenderfavoriten finden Sie jetzt unten links. Für beide Anzeige-Einstellungen haben Sie jeweils Filter zur Verfügung, die Sie über den kleinen Button (drei Punkte) im jeweiligen Verwaltungsfenster definieren können. Sie sehen weiterhin die Buttons, um keine, alle oder die jeweiligen Kalender des Nutzers anzuzeigen. Die Einstellung, dass gegebenenfalls nur 1 Kalender angezeigt bleiben soll, wurde sinnvoll in den Bereich zur Kalenderauswahl integriert.
5. Einstellungen zur Anzeige befinden sich jetzt etwas dezenter im unteren Bereich des Kalenders.
6. Sie haben in der neuen Kalenderansicht die Möglichkeit, einen Patienten vorauszuwählen. Legen Sie anschließend einen Termin im Kalender an (durch Drag-and-drop oder Doppelklick), dann ist dieser Patient automatisch dem Termin zugeordnet. Ist in der Tagesliste ein bestimmter Patient angewählt und es wird anschließend der Kalender geöffnet, dann ist der ausgewählte Patient ebenfalls automatisch im Kalender vorausgewählt. Wie auch im Termindetail-Popover kann über den “–”-Button der Patient entfernt werden.
   Hinweis: Sollten Sie die automatische Patientenvorauswahl nicht wünschen, können Sie die Funktion in den tomedo® Einstellungen unter Arbeitsplatz → Kalender → Patientenvorauswahl aktivieren (nur neues Kalenderfenster) durch Entfernen des Häkchens in der Checkbox jederzeit deaktivieren.
7. Sie finden in der neuen Kalenderansicht nun auch die visuelle Terminsuche (siehe nächster Abschnitt). Hier kann ein bestehender Terminsuchefavorit bzw. Kettensuchefavorit ausgewählt und so optisch in der Wochenansicht nach Terminen gesucht werden.

Sollten Sie dennoch Schwierigkeiten haben, Funktionen zu finden oder vorübergehende Fehler feststellen, haben Sie weiterhin über die tomedo® Einstellungen die Möglichkeit, zur alten Kalenderansicht zurückzuschalten. Bitte beachten Sie, dass es dabei notwendig ist, tomedo® einmalig neuzustarten.

Visuelle Terminsuche

Sie finden die optische Terminsuche in der Kalenderansicht links. Hier kann ein bestehender Terminsuchefavorit bzw. Kettensuchefavorit 7 ausgewählt werden. Führen Sie die Suche aus, dann werden freie Slots rechts in der Ansicht mit einem grünen Rahmen angezeigt. Innerhalb des grünen Rahmens können Termine dann per Doppelklick angelegt werden. Während die Suche aktiv ist, können sämtliche andere Funktionen (z.B. Termine öffnen und verschieben) im Kalender nicht genutzt werden. Die Ansicht dient lediglich dem Anlegen eines Termins. Beenden Sie die Suche einfach über das Kreuz. Die visuelle Suche kann sowohl in der Wochen- als auch in der Tagesansicht durchgeführt werden.

Wird die visuelle durchgeführt, allerdings steht in der aktuellen Ansicht kein freier Slot zur Verfügung, so wird eine entsprechende Meldung 8 angezeigt. Dies kann zum Beispiel der Fall sein, wenn in der aktuell ausgewählten Woche keine freien Ressourcen zur Verfügung stehen, der gesuchte Kalender gerade noch nicht angezeigt ist oder in der Ansicht ein Betriebsstättenfilter aktiv ist, der nicht die gesuchten Lokalitäten anzeigt. Achten Sie dazu auf die Hinweise im Abfrage-Popover und springen Sie mit Klick auf den entsprechenden Button zu den nächstmöglichen Terminslots. Auch hier können Sie die Suche beenden, indem Sie den “Abbrechen”-Button nutzen. Alternativ können Sie auch durch Rechtsklick in die Kalenderansicht die Suche beenden.

Ab tomedo® Version 1.135 können auch Ihre vorkonfigurierten Terminkettensuchen in der visuellen Suche genutzt werden. Ist bereits ein Patient vorausgewählt, bevor Sie die Suche durchführen, dann wird dieser für die gesamte Kette automatisch zugewiesen. Um die visuelle Kettensuche durchzuführen, wählen Sie hierzu im Auswahlmenü den Kettensuchefavoriten und klicken Sie auf “Suche durchführen” 7.

Wie bei der Durchführung von Einzelterminsuchen erscheint ein Abfragefenster, falls keine Slots vorhanden sind bzw. freie Slots gerade noch nicht in der Ansicht zu sehen sind. Sie können mir einem Klick zu den nächsten freien Slots 8 springen.

Es öffnet sich bei der Kettensuche dann außerdem ein neues Popover-Fenster 9. In diesem können Sie die einzelnen Kettenglieder per Klick anwählen. Je Kettenglied werden dann die möglichen Terminslots rechts in der Ansicht als grün bzw. blau markierte Zeitblöcke 10 angezeigt.

Um einen Termin auszuwählen, führen Sie zum gewünschten Zeitpunkt in den angezeigten grünen bzw. blauen Slots einen Doppelklick aus. Der gesetzte Termin wird dann mit der Kettenglied-Nummer 11 angezeigt. Die gewählte Position wird im Kettenpopover hinzugefügt. Bereits gewählte Terminpositionen können mit erneutem Doppelklick auf den Termin in der Ansicht oder durch Klick auf das Kreuzchen 12 im Ketten-Popover wieder abgewählt werden.

Hinweis: Ist in Ihrer Suche definiert, dass die Suche Ergebnisse in mindestens 2 Kalendern gleichzeitig haben muss (= “und”-verknüpft, beispielsweise wenn zwingend ArztA und ArztB zum Termin anwesend ein müssen), dann müssen Sie in der spaltenweisen Anzeige gegebenenfalls in der Ansicht auf beide notwendigen Kalender den Doppelklick machen, um zu bestätigen, dass der Termin in beiden Kalender 13 gesetzt sein soll. Ist die nicht-spaltenweise Ansicht aktiv, dann wird der Termin automatisch in die notwendigen/möglichen Kalender gelegt.

Wählen Sie jedes Kettenglied im Ketten-Popover an und setzen Sie per Doppelklick für jedes Kettenglied einen Termin in der Ansicht. Ist für jedes Glied ein Termin gewählt worden, dann wird die Kette automatisch angelegt und es öffnet sich das Termindetail-Popover des ersten Kettentermins. Sie können dann weitere Einstellungen für die Termine (z.B. Infos) hinzufügen.

Eine visuelle Kettensuche komplett abbrechen können Sie in der linken Seite des Kalenders über das Kreuz-Symbol (dort, von wo aus Sie die Suche auch gestartet haben). Alternativ können Sie auch durch Rechtsklick in die Kalenderansicht die Suche beenden.

Achtung: In den in der Kette enthaltenen Suchen können in der Terminsucheverwaltung gegebenenfalls Standardeinstellungen zu Übernachtung und OP-Karteieintrag gesetzt sein (= sollen automatisch bei Terminanlage mit angelegt werden). In Version 1.135 werden diese für die visuelle Kettensuche noch nicht beachtet. Das heißt, Übernachtung und OP-Karteieintrag werden bei der Terminanlage noch nicht automatisch mit angelegt, sondern müssen nach Terminanlage manuell in den Terminen gesetzt werden, falls dies gewünscht ist. Das automatische Anlegen wird erst in einer späteren tomedo® Version möglich sein.

Termindetails

Klicken Sie auf einen Termin, so öffnet sich ein Popover, in dem alle Informationen zu diesem Termin aufgelistet und editierbar sind. Neben den offensichtlichen gibt es noch folgende Möglichkeiten:

1. Hier wird der Patient zum Termin ausgewählt. Durch Klick auf „–“ kann diese Verbindung wieder gelöst werden, woraufhin Sie ein Patientensuchfeld sehen und entsprechend einen anderen Patienten suchen können.
2. Diese Symbole geben eine schnelle Verbindung zu Patientendetails, Kartei, Terminen des Patienten oder die Möglichkeit, den Patienten zur Tagesliste hinzuzufügen.
3. An dieser Stelle kann eingestellt werden, ob es sich um einen Termin mit Wiederholung handelt. Diese kann täglich, wöchentlich, sowie alle 2, 3, 4, 6 oder 8 Wochen stattfinden. Außerdem können Sie ein Ende der Wiederholung ansetzen.
4. Wenn Sie einen gesonderten und detaillierteren OP-Plan benötigen, so können Sie zu einem Termin auch einen OP-Karteieintrag anlegen, welcher dann mehr Informationen beinhalten kann. Hier können Sie so einen Karteieintrag erstellen und mit dem Termin verknüpfen. Genauere Information und Diskussionen finden Sie auch im Forum.
5. Hier sehen Sie Informationen des Patienten, die nicht editierbar sind und aus den Patienteninformationen kopiert werden. Diese Informationen können über den Laden-Knopf aktualisiert werden.
6. Ein Termin kann auch in mehreren Kalendern liegen. Hier wären diese aufgelistet, wobei durch das Klicken auf das Pfeil “>” links die Möglichkeit angezeigt wird, den Termin zu anderen Kalendern hinzuzufügen. Außerdem können weitere Termine angesehen werden, sowie verknüpfte Aufgaben.

Wiederholungstermine

Im Termindetails-Popover kann durch Konfiguration (Rädchen-Symbol oben rechts) der Bereich “Wiederholung” angezeigt werden. Auf diese Weise können für Termine Wiederholungsserien angelegt werden, die den Termin in bestimmten Abständen in gewünschter Anzahl im Kalender vervielfältigen. Die Daten im Termin (zugewiesener Patient, Neupatientendaten, Infos, Terminzeit, Terminart, etc.) werden dabei auf alle Folgetermine übertragen.

Im Bereich “Wiederholung” im Terminpopover können Sie hierzu zunächst festlegen, in welchen Abständen der Termin wiederholt werden soll. Beim Intervall können Sie dazu aus den vorgegebenen Zeiträumen wählen.

Sie können auch individuelle Werte eintragen und dabei die Schnelleingabe-Möglichkeiten nutzen. Hier ein paar Beispiele, wie Werte eingetragen werden können:

• t → wird als “täglich” eingetragen
• 2-täglich → wird als “t-täglich” erkannt und genauso übernommen
• 2-t → wird als “2-täglich” erkannt
• 2t → wird als “2-täglich” erkannt
• 2tgl → wird als “2-täglich” erkannt
• w → wird als “wöchentlich” eingetragen
• 5w → wird als “5-wöchentlich” erkannt
• m → wird als monatlich erkannt und als “30-täglich” eingetragen
• 3m → wird als 3-monatlich erkannt und als “90-täglich” eingetragen
• invalide Werte → werden automatisch auf “täglich” gesetzt

Weiterhin muss nach Eingabe des Intervalls der Endzeitpunkt der Serie festgelegt werden. Aus beiden Eingaben errechnet sich dann automatisch die Anzahl der Folgetermine.

Sie können alternativ auch nur Intervall und Anzahl der Folgetermine angeben. In diesem Fall errechnet sich automatisch das Enge der Serie.

Um die Wiederholungsserie zu erstellen, klicken Sie auf den “Anlegen”-Button. Die Termine erscheinen nun in der Kalenderansicht. Wird beim Anlegen der Folgetermine einer der Termine an einem bestimmten Tag in einen Bereich eingetragen, in dem bereits ein anderer Termin liegt, so wird für die Kollision eine Warnung angezeigt. Der jeweilige Termin wird allerdings trotzdem angelegt.

Sie können, wenn einmal angelegt, die Angaben für die Wiederholungsserie nochmals verändern. Bitte beachten Sie, dass Sie dazu den “Ändern”-Button betätigen müssen. Das Schließen des Termindetails-Popovers allein speichert die Änderung nicht.

Wenn Sie einen Termin der Serie bearbeiten oder verschieben (Ersttermin oder Folgetermin), so erfolgt immer eine Abfrage, wie Sie mit den Folgeterminen ab diesem Termin umgehen möchten. Sie können zum einen nur diesen einen Termin verschieben und ihn dadurch aus der Serie herauslösen. Die Serie bleibt dann ohne diesen Termin weiterhin erhalten und kann weiter als Serie bearbeitet werden.

Zum anderen haben Sie auch die Möglichkeit, alle Folgetermine ab diesem gewählten Termin ebenfalls zu verändern/verschieben. Die Serie wird dann an dieser Stelle aufgebrochen: Alle vorherigen Termine bleiben eine eigene Serie und behalten ihre bisherigen Daten und Position. Alle Folgetermine ab dem bearbeiteten Termin bilden eine neue Serie.

Auch beim Löschen können Sie entscheiden, ob Sie nur diesen einen Termin löschen möchten oder auch alle Folgetermine. Ist den Terminen ein Patient zugewiesen, kann auch, falls gewünscht, für alle Termine der Serie ein Lösch-Karteieintrag angelegt werden.

Bitte beachten Sie:

• Für manche Arten von Termine ist es nicht möglich, Wiederholungsserien anzulegen, wie zum Beispiel für Onlinetermine und Kettentermine.
• Das Kopieren von Teilterminen einer Wiederholungsserie per Rechtsklick im Kalender ist nicht möglich.
• Wenn Sie Terminerinnerungen eingestellt haben, die an die jeweiligen Patienten versendet werden sollen, dann haben Sie im Normalfall die Möglichkeit, bei Verschieben eines Termins, für den bereits eine Terminerinnerung versendet wurde, diese zurückzusetzen und erneut zu versenden. Bei Wiederholungsterminen ist dies momentan noch nicht möglich.

Terminanlage für Neupatienten

Wenn ein Neupatient anruft und einen Termin vereinbart, können Sie direkt in den Termindetails die wichtigsten Informationen über diesen Patienten hinterlegen. In den tomedo® Einstellungen können Sie für diesen Fall unter Praxis → Kalender → Termin für Neupatienten festlegen, ob bei Terminanlage direkt ein neuer Patient angelegt werden soll oder nur die Kontaktdaten für den Termin hinterlegt werden. Als dritte Möglichkeit können Sie auch einstellen, dass bei jedem Neupatienten nachgefragt wird, welche der Optionen Sie jeweils wählen wollen.

Wenn Sie sich für die Option „Kontaktdaten für Termin hinterlegen“ entschieden haben, können Sie direkt bei der Terminanlage durch Klicken des Buttons 1 die wichtigsten Stammdaten des Patienten 2 hinterlegen. Wenn dann erstmals die Karte des Neupatienten gesteckt wird, können Sie die bereits erhobenen Patientendaten direkt in die Kartei übernehmen. Bei vorhandener E-Mail-Adresse bzw. Telefonnummer können Sie die zugehörigen Kommunikationswege 3 auch sofort nutzen. Durch Setzen des Hakens 4 können Sie dem Neupatienten bereits Terminerinnerungen schicken.

Wenn Sie in den tomedo®-Einstellungen die Auswahl “Neuen Patienten anlegen” ausgewählt haben, kommen Sie stattdessen über den Button 1 zu einem neuen Eintrag für die Patientendetails. Bei der Option “Nachfragen” erscheint bei Anklicken des Buttons das folgende Fenster. Wenn Sie Admin-Rechte haben, können Sie auch an dieser Stelle auswählen, ob die Auswahl für zukünftige Neupatienten-Termine gespeichert werden sollen. Danach können Sie, je nach ausgewählter Option, entsprechend die Kontaktdaten für den Termin hinterlegen oder einen neuen Patienten anlegen.