Erweitertes Anforderungsmodell

Es hat sich gezeigt, dass über die bisherige Terminsuche-Konfiguration und auch über die Subterminsuchen sehr komplexe Terminsuchen nicht vollständig abzudecken sind. Sie finden deshalb ab tomedo® Version 1.135 unter dem Menüpunkt Admin → Kalender → Terminsuche-Favoriten neben den Subterminsuchen zusätzlich die Möglichkeit, das erweiterte Anforderungsmodell anzuwählen.

Dies ist je Such-Favoriten einzeln möglich, d.h. Sie können sowohl einfache Suchen als auch komplexere Suchen in Ihren vordefinierten Favoriten anlegen. „Anforderungen“ bedeutet hier: Es kann genau definiert werden, in welchen Ressourcen nach Terminen gesucht werden soll, wie diese verknüpft sein sollen, wie oft welche Ressource vorhanden sein muss und in welchen Zeiträumen. Dies biete somit mehr Möglichkeiten als das einfache Modell. Beispiele für komplexere Suchen finden Sie weiter unten in diesem Kapitel.

Wenn Sie die Checkbox für das erweiterte Anforderungsmodell anwählen, gehen Ihre bisherigen Konfigurationen des einfachen Modells der jeweils angewählten Suche nicht verloren. Sie werden zunächst lediglich in eine andere Anzeige übersetzt, in der Sie diese noch weiter verändern und vertiefen können.

Achtung: Wählen Sie die Checkbox wieder ab und die Einstellung im erweiterten Anforderungsmodell lässt die Übersetzung in das einfache Modell zu, so können Sie die einfache Suchkonfiguration wieder korrekt nutzen, ohne neu konfigurieren zu müssen. Haben Sie jedoch bereits komplexere Konfigurationen vorgenommen, die im einfachen Modell nicht abzudecken sind, so erhalten Sie eine Hinweismeldung. Sie können daraufhin entscheiden, ob Sie im erweiterten Modell bleiben möchten oder ob Sie wieder das einfache Modell nutzen, dabei allerdings bisherige Konfigurationen zurücksetzen möchten. Im einfachen Modell müssen Sie in diesem Fall erneut Ressourcen und Kalender auswählen.

Handhabung des erweiterten Anforderungsmodells

Wenn Sie eine neue Terminsuche über das „+“-Symbol anlegen und dann das erweiterte Anforderungsmodell anwählen, werden Sie statt der Ressourcen-Auswahl nun drei Konfigurationsbereiche sehen. Der obere Bereich bildet die aktuelle Konfiguration ab. Die Ressourcen finden Sie darunter und ganz unten die Verknüpfungsmöglichkeiten. Die Ressourcen und Verknüpfungen können Sie mit der Maus per Drag-and-drop in den oberen Bereich ziehen. Dort können Sie diese auch noch weiter verschieben. Sie können beliebig Anforderungen in verschiedensten Kombinationen hinzufügen.

Für hinzugefügte Ressourcen können Sie jeweils die Anzahl eintragen. Standardmäßig ist diese zunächst immer auf 1 gesetzt.

Für die Verknüpfungen „Eine“ und „Alle“ können Sie ebenfalls Anzahlen eintragen, um zu definieren, wie oft die darunterliegenden Anforderungen erfüllt sein müssen. Wenn Anforderungen mehrfach erfüllt sein müssen (> 1), dann müssen auch mindestens genauso viele Kalender ausgewählt sein (> 1), in denen gesucht werden kann, weil nur dann auch tatsächlich mehrfach (> 1) Ressourcen parallel vorhanden sein können.

Für die Verknüpfungen „Ab“ und „Innerhalb“ können Sie eine Anzahl von Tagen eintragen.

Hinzugefügte Anforderungen (bis auf die oberste) können per Drag-and-drop verschoben oder über das „–“-Symbol gelöscht werden.

Wenn Sie das erste Mal auf das erweiterte Modell umschalten, werden Sie sehen, dass standardmäßig bereits „Eine der Anforderungen“ vorausgewählt ist. Sie haben die Möglichkeit, dies auf „Alle“ umzuschalten. Es ist zwingend erforderlich, dass eines von beiden immer zu oberst gesetzt ist, da dies definiert, wie die Anforderungen verknüpft sein müssen. Der oberste Eintrag kann deshalb nicht gelöscht werden.

Hinweis: Bei den Verknüpfungen „Ab“ und „Innerhalb“ ist es immer nur möglich, eine Ressource darunter zu legen. Es ist Ihnen jedoch auch möglich, mehrere Ressourcen zu setzen, wenn Sie unterhalb der „Ab“- oder „Innerhalb“-Verknüpfung eine „Eine“- oder „Alle“-Verknüpfung setzen und unter diese dann mehrere Ressourcen ziehen. Dadurch ist dann klar definiert, ob der Zeitraum für nur eine der Ressourcen oder für alle erfüllt sein muss.

Übersetzung des einfachen Modells in das erweiterte Anforderungsmodell

Haben Sie eine Terminsuche bereits mit dem einfachen Modell genutzt, so haben Sie bereits Kalender und Ressourcen definiert. Haken Sie nun das erweiterte Anforderungsmodell an, so bleiben diese Einstellungen erhalten, lediglich die Darstellung ist hier eine andere. Führen Sie die definierte Suche mit beiden Varianten aus, so sehen Sie, dass die Suchergebnisse absolut identisch bleiben.

Hatten Sie im einfachen Modell beispielsweise zwei Kalender und zwei Ressourcen angewählt und die Kalender dabei ODER-verknüpft (= die „und“-Checkbox oberhalb der Kalenderliste ist nicht angewählt), so sehen Sie im erweiterten Modell jetzt die Einstellung „Eine der Anforderungen“ mit der Anzahl 1 und darunter liegend die beiden Ressourcen (ebenfalls mit der Anzahl 1). Dies bedeutet folgende mögliche Ergebnisse:

• freier Terminslot in Ressource OP (entweder in Kalender A oder in Kalender B) oder
• freier Terminslot in Ressource Sprech (entweder in Kalender A oder in Kalender B)

Hatten Sie im einfachen Modell beispielsweise zwei Kalender und zwei Ressourcen ausgewählt und die Kalender dabei UND-verknüpft (= die „und“-Checkbox oberhalb der Kalenderliste ist angewählt), so sehen Sie im erweiterten Modell jetzt die Einstellung „Eine der Anforderungen“ mit der Anzahl 2 und darunter liegend die beiden Ressourcen (jeweils mit der Anzahl 1). Dies bedeutet: Es muss 2x eine der beiden Ressourcen gefunden werden. Mögliche Kombinationen sind dabei:

• 2x Ressource OP (dabei 1x in Kalender A und 1x in Kalender B)
• 2x Ressource Sprech (dabei 1x in Kalender A und 1x in Kalender B)
• 1x Ressource OP + 1x Ressource Sprech (dabei eines von beiden in Kalender A und das andere in Kalender B)

Damit dies möglich ist, müssen mindestens zwei Kalender angewählt sein, denn es zählt nicht, wenn in ein und demselben Kalender einfach eine Ressource doppelt hineingelegt wurde. Die Ressource wird trotzdem nur 1x gezählt. Es ist also zwingend erforderlich, dass die Ressourcen-Kombination in zwei verschiedenen Kalendern parallel vorhanden ist.

Hinweise zu den Auswirkungen auf die Terminsuche-Ergebnisse

Folgende Terminsuche-Ergebnisse sind bei folgenden Konstellationen und Konfigurationen am Beispiel der Ressourcen „OP“ und „Sprech“ und den Kalendern „A“ und „B“ möglich:

• „Eine der Anforderungen“ mit Anzahl 2 und darunter 2 Ressourcen mit je Anzahl 1:
  • 2x Ressource OP (je 1x in Kalender A und 1x in Kalender B)
  • 2x Ressource Sprech (je 1x in Kalender A und 1x in Kalender B)
  • 1x Ressource OP + 1x Ressource Sprech (eine davon in Kalender A und die andere in Kalender B)
• „Eine der Anforderungen“ mit Anzahl 1 und darunter 2 Ressourcen mit je Anzahl 2
  • 2x Ressource OP (je 1x in Kalender A und 1x in Kalender B)
  • 2x Ressource Sprech (je 1x in Kalender A und 1x in Kalender B)
• „Alle der Anforderungen“ mit Anzahl 1 und darunter 2 Ressourcen mit je Anzahl 1
  • 1x Ressource OP + 1x Ressource Sprech (eine davon in Kalender A und die andere in Kalender B)
• „Alle der Anforderungen“ mit Anzahl 2 und darunter 2 Ressourcen mit je Anzahl 1
  • Ressource OP + Ressource Sprech muss doppelt erfüllt sein. Dies würde bei nur 2 angewählten Kalendern keine Suchergebnisse ausgeben. Es müssen mindestens 4 Kalender ausgewählt sein, damit die Kombination von Ressourcen (2x OP + 2x Sprech) gefunden werden kann.

Beispiel 1 – OP-Termin

Es wird ein OP-Termin gesucht, bei dem Sie folgendes benötigen:

• 1 bestimmter Arzt (von 3 vorhandenen Ärzten)
• 2 MFAs (egal welche Ihrer 5 möglichen MFAs; jede MFA besitzt ihren eigenen Kalender)
• 1 bestimmtes Gerät (von 2 vorhandenen Geräten)
• 1 bestimmter Raum (von 2 vorhandenen Räumen)

Gehen wir davon aus, in der Schemaverwaltung haben sich die Ärzte eine Ressource „OP“ gesetzt (in der Grafik blau). Für Ihre MFAs liegen lediglich „anwesend“-Ressourcen (grün) im Schema, da diese damit ihre Schichtpläne repräsentieren. Die Ressource „OP“ liegt also nicht in den MFA-Kalendern. Für Raum und Gerät haben Sie jeweils die Ressource „frei“ (pink) gesetzt für die Zeiträume, in denen Raum und Gerät zur Verfügung stehen und nicht gerade vor- oder nachbereitet werden. Die Ressource „frei“ liegt nur in den Raum- und Gerätekalendern, nicht bei den Ärzten und MFAs.

Gehen Sie dann folgendermaßen vor:

1. Wählen Sie zunächst den gewünschten Arzt-Kalender an.
2. Setzen Sie für die oberste Verknüpfung „Alle der Anforderungen“ und lassen Sie die Anzahl auf 1.
3. Ziehen Sie die Ressource „OP“ unterhalb der Verknüpfung in den Anforderungsbereich.
4. Lassen Sie die Anzahl der Ressource auf 1.
5. Wählen Sie alle MFA-Kalender an.
6. Ziehen Sie nun die Ressource „anwesend“ in den Anforderungsbereich.
7. Stellen Sie hier die Ressource auf 2, da zwei MFAs anwesend sein sollen.
8. Wählen Sie den gewünschten Raum-Kalender sowie den gewünschten Geräte-Kalender an.
9. Ziehen Sie die Ressource „frei“ in den Anforderungsbereich.
10. Stellen Sie auch hier die Anzahl auf 2, da die Ressource sowohl im Raum- als auch im Geräte-Kalender gleichzeitig gefunden werden muss.
11. Führen Sie nun die Terminsuche aus.
12. Die Terminsuche gibt lediglich die Ergebnisse aus, die alle Bedingungen erfüllen: 1x Ressource „OP“ beim ausgewählten Arzt (blau), 2x Ressource „anwesend“ (grün; egal welche MFA-Kombination), 2x Ressource „frei“ (pink; 1x Raum und 1x Gerät).

Beispiel 2 – Nachuntersuchung mit optimaler Terminauslastung

Der Patient hatte gerade eine OP und Sie wollen nun den Termin für die Nachuntersuchung festlegen.

Folgende Bedingungen sollen erfüllt sein:

• Die Untersuchung soll entweder von Arzt A oder von Arzt B (von 4 vorhandenen Ärzten) durchgeführt werden.
• Die Untersuchung kann während der normalen Sprechstunde erfolgen oder auch in Zeiträumen, die sich die Ärzte für OP geblockt haben, wenn dort freie Slots sind. Allerdings soll dies nur kurzfristig freie bzw. frei gewordene OP-Slots füllen (beispielsweise nur die nächsten 2 Tage). OP-Ressourcen, die weiter in der Zukunft liegen, sollen nicht durch Nachuntersuchungen blockiert werden, sondern erstmal noch für mögliche OP-Termine zur Verfügung stehen, die noch gebucht werden. Sie wollen so Ihre Terminauslastung optimieren.

Gehen wir davon aus, in Ihrer Schemaverwaltung hat jeder Arzt seinen eigenen Kalender und die Ärzte haben sich jeweils Zeiträume definiert, in denen Sie ausschließlich Sprechstunden abhalten möchten (orange), Zeiträume für OPs (blau) sowie Ressourcen für anderweitige Belegungen.

Gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie zunächst den Kalender von Arzt und den Kalender von Arzt B an.
2. Lassen Sie die oberste Verknüpfung auf „Eine“ und die Anzahl auf 1.
3. Ziehen Sie die Ressource „Sprech“ unter die „Eine“-Verknüpfung und lassen Sie die Anzahl auf 1.
4. Ziehen Sie die Verknüpfung „Innerhalb“ in den Anforderungsbereich unter die Ressource „Sprech“ und geben Sie bei Zeitraum „2“ ein.
5. Ziehen Sie unter „Innerhalb“ nun die Ressource „OP“. Bitte achten Sie darauf, dass die Ressource auch wirklich darunter liegt, also etwas nach rechts eingerückt ist. Lassen Sie die Anzahl auf 1.
6. Führen Sie die Terminsuche aus.
7. Die Suche gibt jetzt freie Slots für die nächsten 2 Wochen aus. Diese können entweder eine Sprechstunde (bei Arzt A oder B) sein oder aber ein „OP“-Zeitraum (bei Arzt A oder B), solange dieser innerhalb der nächsten 2 Tage liegt. Ab dem dritten Suchtag werden die „OP“-Slots nicht als freier Slot zur Verfügung gestellt.

Hinweise und Tipps

• Sie können das erweiterte Anforderungsmodell mit Subterminsuchen kombinieren.
• Sie können das erweiterte Modell je Suche an- oder abwählen.
• Sie können beliebig Anforderungen setzen und verschachteln.
• Ist das erweiterte Modell aktiviert, verschwindet die „und“-Checkbox oberhalb der Kalender-Liste, da die Verknüpfung für das neue Modell nun anders abgebildet werden kann. Schalten Sie zurück auf das einfache Modell, steht die Checkbox wieder Verfügung.
• Bitte achten Sie darauf, dass sich der Such-Zeitraum, den Sie generell für die Terminsuche gesetzt haben (oben im Terminsuche-Favoriten-Verwaltungsfenster) und der Zeitraum, den Sie gegebenenfalls im erweiterten Anforderungsmodell durch die „Ab“- oder „Innerhalb“-Verknüpfung gesetzt haben, sich nicht gegenseitig ausschließen.
• Werden Ressourcen mehrmals zeitlich gebraucht (Anzahl > 1), so muss auch immer in > 1 Kalendern gesucht werden. Wenn eine Ressource 3x angewählt wird, muss auch in drei Kalendern gesucht werden, damit die Bedingung erfüllt werden kann.