Verwaltung der Briefvorlagen und Formulare

NUR ADMINISTRATOR

In der Praxis benötigte Briefvorlagen und Dateien lassen sich über Admin → Briefvorlagen einspeisen und sortieren. Die Tabelle 1 gibt eine Übersicht aller vorhandenen Vorlagen. Über die Eigenschaft „sichtbar“ können Sie Briefvorlagen in tomedo® anzeigen lassen. Die Eigenschaft „Formular“ gibt an, ob die entsprechende Datei als Formular (Modus Datei: keine Textersetzungen bzw. keine Kommandos) oder als Brief (Modus Einzel und Modus Serie: Unterstützung von Textersetzungen bzw. Kommandos) verwendet werden soll.

Über die Spalte „Typ“ können Sie sehen, woher die Vorlagen stammen. Das blaue „Z“ zeigt an, dass es sich um eine mitgelieferte Vorlage von zollsoft handelt. Vorlagen mit der roten tomedo®-Tomate stammen aus dem Tausch-Center. Das Ausrufezeichen im grauen Dreieck markiert interne Vorlagen. Für die Funktion von tomedo® ist es wichtig, dass diese Vorlagen nicht gelöscht werden. Wenn kein Symbol zu sehen ist, handelt es sich um selbst hinzugefügte Vorlagen.

Die untere Tabelle „Sichtbar“ 2 zeigt – nach Formularen und Vorlagen sortiert – alle sichtbaren Briefvorlagen an. Auf der rechten Seite ist eine Vorschau 3 des momentan ausgewählten Briefes zu sehen.

Der Bereich unter der Vorschau 4 zeigt zusätzliche Informationen über die ausgewählte Briefvorlage an. Dazu gehören das Datum der Erstellung, die Größe der Datei, zusätzliche Informationen, eventuell zugeordnete Kategorien, sowie welcher Drucker als Standard für diese Vorlage ausgewählt ist. Außerdem kann ein Kartei-Kürzel für die Vorlage angelegt werden.

Über das rechte Feld 5 können Dateien, die nicht vorhanden sind oder repariert werden müssen, über Drag-and-drop in die entsprechende Vorlage eingefügt werden.

Wenn es sich bei der ausgewählten Vorlage um eine interne, durch zollsoft ausgelieferte Vorlage handelt, so stehen Ihnen zwei weitere Buttons 6 zur Verfügung. Über „Serverversionen“ können Sie die aktuellste Version der Vorlage herunterladen. Sollten Sie bereits über diese Version verfügen, erscheint ein Hinweis von tomedo®. Außerdem können Sie über die „Historie“ alle vorherigen Versionen der Vorlage einsehen.

Auf der linken Seite sehen Sie alle Versionen, die aktuell oder in der Vergangenheit in Ihrem tomedo® installiert worden sind. Dabei ist sowohl das Erscheinungsdatum als auch der Nutzer, welcher die Vorlage hinzugefügt hat, ersichtlich.

Wenn Sie eine vergangene Version anklicken, haben Sie die Möglichkeit, diese über den entsprechenden Button unten wieder herzustellen. Über den Button „zurück zur Übersicht“ gelangen Sie wieder in die Vorlagenverwaltung.

Vorbereitung

Bitte lesen Sie vorher die Hilfen zum Erstellen von Briefen und Brief-Popover in der Kartei.

Hinzufügen von Vorlagen

Briefvorlagen-Formulare können (gewöhnlich als .doc-, .docx- oder .pdf-Datei) einfach in die Tabelle 1 gezogen werden. Daraufhin wird eine neue Vorlage erstellt. Alternativ können Sie auch eine Datei in die Drop-Zone (Datei-Symbol 5) schieben. Dann wird die selektierte Vorlage überschrieben. Sie könne auch aus der Drop-Zone die Datei auf den Desktop schieben, um eine Kopie zu erstellen.

Formulare-Dateipool für die Praxis

Für Formulare, auf die über die Briefschreibung zugegriffen werden kann, bieten sich schnelllebige oder seltene Formulare an, deren Implementierung in tomedo® zu aufwendig wäre. Das Praxispersonal kann sich solch eine Vorlage über den Brieferstell-Dialog in die Kartei des Patienten übernehmen, elektronisch ausfüllen und ausdrucken (z.B. für PDF-Dateien die Programme Vorschau oder Adobe Reader). Achten Sie darauf, dass das entsprechende Formular in der Tabelle erscheint und als sichtbar und als Formular markiert ist. Nur dann hat das Praxispersonal den richtigen Zugriff.

Briefvorlagen – Automatisches Ausfüllen von Textmarken

Arztbriefe unterscheiden sich in tomedo® von Formularen durch die Möglichkeit, gesetzte Textmarken gezielt durch spezifische Informationen über den Patienten, Schein, etc. zu ersetzen. Die Adresse des Empfängers soll im Serienbrief beispielsweise individuell angepasst werden, während der Hauptinhalt konstant bleibt. Auch können patientenspezifische Karteieinträge automatisch übernommen werden.

Dafür gibt es in tomedo® einige Kommandos, die bei der Erstellung einer Briefvorlage angewendet werden können. Die (sehr primitive) Skript-Sprache in tomedo® heißt ZSBriefBasic und befindet sich in ständiger Weiterentwicklung, um den Ansprüchen verschiedener Praxen gerecht zu werden.

tomedo® setzt auf DOCX als offenes Datei-Format für formatierten Text. Deswegen ist es möglich, dass jeder seine eigene Lieblings-Textverarbeitung verwenden kann, solange sie .docx zum Lesen und Speichern unterstützt. Microsoft Word und Libre Office unterstützen diesen Standard gut.

Trotzdem muss bei der Erstellung von Briefvorlagen die Kompatibilität geprüft werden. Daher ist es empfehlenswert, dieselbe Textverarbeitung praxisweit einzusetzen. Andernfalls sollte die Vorlage auf allen eingesetzten Textverarbeitungen getestet werden.

Empfohlenes Vorgehen für Textmarker:

1. Wählen Sie die „kompatibelste“ Textverarbeitung für das Erstellen der Vorlage, falls Sie mehrere einsetzen. (Erst MS Word, dann Libre Office, dann alle anderen.)
2. Designen Sie die Vorlage ohne Kommandos (in der Textverarbeitung).
3. Ergänzen Sie die Kommandos möglichst in einem Rutsch (in der Textverarbeitung).
4. Klicken Sie auf „Repariere Vorlage“ in tomedo®, um ggf. automatisch Anpassungen vornehmen zu lassen.

Kommandos von ZSBriefBasic werden durch die Anfangssequenz $[ und die Endsequenz ]$ gekennzeichnet, also allgemein $[Kommandoname]$ oder als Beispiel: $[adressfeld_empfaenger]$ .

Kommandos können im Kontext Briefschreibung (Kontext: Brief), aber auch für interne Vorlagen verwendet werden (interner Kontext).

Folgende interne Vorlagen werden derzeit von tomedo® angewendet:

• Überweisung, Privat
• Medikamentenplan
• Privatrechnung
• Kostenvoranschlag (bezieht sich auf die Privatrechnung)
• BG-Rechnung
• BG-Kostenvoranschlag

Achtung: Interne Vorlagen (orange) müssen zwingend vorhanden sein, damit tomedo® einwandfrei funktioniert.

Achtung: Die Vorlage wird über Ihren Namen identifiziert (wie in der Spalte „Vorlage“ angegeben).

Vollständige Kommandoliste ZSBriefBasic

Info: Eine vollständige Liste aller verfügbaren Briefkommandos finden Sie unter Admin → Briefkommando-Liste sowie dem Button „Kommandos“ im Fenster der Briefvorlagen!

Für den Administrator empfiehlt es sich, mit dem mitgelieferten Testdokument für BriefBasic zu arbeiten. Das Testdokument ist in der Vorlagenverwaltung standardmäßig als „nicht sichtbar“ gekennzeichnet. Zum Testen können Sie hier das Flag auf sichtbar schalten und die Vorlage im Erstell-Dialog ausfüllen lassen. Die normalen Platzhalter-Befehle können so schnell auf Ihre Funktion hin geprüft werden. Die Kommandos mit Argument sind weiter unten erklärt.

Hinweis: Benutzen Sie immer „Repariere Vorlage“. Daraufhin erscheint in der Vorlage ein grünes Ampelsymbol.

Die Kommandoliste ist unterteilt in verschiedene Kategorien von Briefkommandos. Am häufigsten werden Kommandos aus der Kategorie „Platzhalter“ und den dortigen Unterkategorien „Text“, „Text mit Parameter“ und „Tabelle“ verwendet. Für diese drei Kategorien wird in der unteren Leiste jeweils das vollständige Kommando zum kopieren in die Briefvorlage angezeigt. Für die Kategorie „Text“ gibt es zusätzlich die Schaltfläche „Beispielspalte ausfüllen“. Ist eine Kartei geöffnet, so wird nach Klick darauf jedes in der Tabelle angezeigte Kommando ausgeführt.

ACHTUNG: Wenn Sie im Suchfeld keinen Filter angegeben haben, kann dies zum Absturz von tomedo® führen!

Befehle der Kategorie „Text“ können ohne weitere Angaben in Briefvorlagen eingesetzt werden.

Beispiele: $[anrede]$, $[adressfeld_empfaenger]$, $[patient_id]$

Befehle mit Parameter

Bei Kommandos mit Parametern werden die einzelnen Parameter jeweils durch ein Leerzeichen (Space) getrennt. Einige Kommandos akzeptieren als Parameter Befehle die selbst Parameter erfordern. Diese Parameter werden in eckigen Klammern [_ _ _] zusammengefasst. Je nach Kommando können auch optionale Parameter vorhanden sein.

Wird als Parameter ein Text verlangt, so werden auszugebende Leerzeichen durch _ dargestellt.

Im Ausgabeformat bestimmter Kommandos (z.B. if, if_then, kommandorahmen) können nun auch die Steuerbefehle \t (Tabulator) und \r\n (neuer Absatz) verwendet werden.

Diese Befehle können jeweils einzeln getestet werden, indem im Anzeigefeld des Befehls die gewünschten Parameter mit angegeben werden.

Selektion von Karteiereinträgen

Nutzen Sie das x-Kommando (Kategorie Medizinische Dok. → x) um Karteieinträge automatisch oder in Auswahl zu übernehmen. Sie können verschiedene Formatierungseinstellungen vornehmen und in Klammern (_ _ _) angeben welche Karteieinträge zusammengefasst dargestellt werden sollen. Durch Klick auf „Beispiel“ wird das Kommando für die aktuell gewählte Kartei ausgeführt.

Zur Übernahme von Labordaten stehen die Kommandos „lab“ und „labor“ zur Verfügung. Der „lab“-Befehl kann in eine vorgegebene Tabelle eingesetzt werden oder dient für eine blockweise Darstellung der Ergebnisse. Der Befehl „labor“ erzeugt eine eigene Tabelle mit den angegebenen Parametern. Analog zum „labor“-Befehl kann mit dem Kommando „medikamentenplan“ eine Tabelle des Medikamentenplans erstellt werden.

Sofern Sie das Programm ImpfDocNE® zur Dokumentation von Impfungen verwenden, steht Ihnen auch der Befehl für den Impfstatus zur Verfügung. Damit wird eine Tabelle aller geplanten und bereits durchgeführten Impfungen erzeugt.

Expertenteil (für Administratoren und zollsoft-Mitarbeiter)

Es besteht die Möglichkeit, über sogenannte Key-Paths auf bestimmte Attribute zuzugreifen. Die allgemeine Syntax dafür lautet:

$[&some.keypath]$

wobei „some“ eines der Objekte „p“ (Patient), „pr“ (Rechnung) oder „termin“ (Termin) ist, und „keypath“ ein relativer Pfad zu einem Patienten-, Rechnungs- oder Terminobjekt.

Sie finden die Übersicht der Keypaths unter Admin → Briefkommando-Liste im Reiter „Keypath“.

Um Keypaths auszuprobieren, können Sie eine Testperson auswählen. Über den „+“-Button 1 wird von tomedo® ein beliebiger Patient mit vorhandener Rechnung ausgewählt. Sie können allerdings auch zum Beispiel eine konkrete Patientennummer in das entsprechende Feld eintragen, um einen Patienten nach Wahl zu laden.

Über den Konfigurator 2 können Sie nun verschiedene Keypaths testen, die Ihnen unter Einbezug des gewählten Patienten angezeigt werden.

In der ersten Zeile 3 kann der Keypath eingegeben werden. Dabei geht es nur um das Objekt und eventuelle Attribute, da „$[&“ am Anfang und „]$“ am Ende bereits automatisch angegeben sind. Wenn Sie hier zum Beispiel nur das Objekt „p“ oder „pr“ eintragen und die Enter-Taste betätigen, erscheint im Feld „Attribute“ 4 eine Liste von möglichen Attributen, die Sie mit diesem Objekt kombinieren können.

Wenn Sie in den Attributen eine Zeile angeklickt haben, wird diese automatisch oben dem Keypath hinzugefügt 5. In diesem Fall wurde an das „p“ also das Attribut „authorFirstName“ angehängt.

Im Ergebnisfeld 6 unterhalb des Keypaths wird anhand des Testpatienten angezeigt, welche Antwort das System für den entsprechenden Keypath gibt. Im Beispiel ist also „Max“ als Vorname des Patienten „Max Mustermann“ angegeben. So können Sie sich mit den Keypaths vertraut machen und einsehen, wie eventuelle Ergebnisse aussehen, wenn Sie diese in Briefen oder Formularen verwenden möchten.

Um das letzte angehängte Attribut wieder zu entfernen, klicken Sie auf den Pfeil-Button 7. So gelangen Sie auch automatisch zurück in die Auswahl, in welcher Ihnen alle zur Verfügung stehenden Attribute im unteren Feld aufgelistet werden.

Wolle Sie weitere Beispiele für Keypaths und ihre Ergebnisse sehen, können Sie auch auf den Reiter „Beispielliste“ 8 klicken.