Formulare

Formulare dienen der strukturierten Erfassung und Weitergabe von medizinischen Informationen. Patientenformulare in tomedo® sind eine moderne Form der strukturierten digitalen Befunderhebung schon in der Häuslichkeit und können auch sehr gut für strukturierte Anfragen (z.B. Rezeptanfragen) genutzt werden. Custom-Formulare wiederum erlauben die Erstellung praxisspezifischer Formulare zum vor-Ort ausfüllen und sind sehr gut zum Ausdrucken geeignet. Eine sehr schnelle Art der individuellen Formularerstellung ist zusätzlich über die (Brief-)Vorlagen (Brief-als-Formular oder PDF-Formular) möglich.

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Formularverwaltung

Die Formularverwaltung wird über Admin → Formular geöffnet. In der Formularverwaltung befinden sich eine Reihe von Standardformularen 1.

Weiter können Sie Ihre eigenen praxisspezifischen Formulare gestalten, die sogenannten Custom-Formulare. Ob es sich um ein solches oder ein Standardformular handelt, sehen Sie direkt in der Liste in der Spalte „Custom“. Über die „+“- und „–“-Buttons 2 können Formulare erstellt und entfernt werden.

Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, Formulare zu importieren oder exportieren 3 sowie aus dem Tausch-Center herunterzuladen bzw. dem Tausch-Center hinzuzufügen („Upload“) 4. Auf diese Weise können Sie bequem Formulare mit Ihren Kollegen teilen. Formulare die bei den (Brief-)Vorlagen als Formular (Checkbox Formular ist gesetzt) konfiguriert wurden, finden Sie unter Admin → Vorlagen (Briefe, Rechnungen, PDF-Formulare).

Tipp: Für per E-Mail zu versendende Formulare ist der Dateiname jetzt in den tomedo® Einstellungen unter Praxis → Brief/Fax/Tel einstellbar (%d_%n_%p wäre z.B. Datum_Formularname_Patientenname).

Hinweis: Custom-Formulare können durch Ihre Patienten auf dem iPad ausgefüllt werden. Weitere Informationen dazu erhalten Sie im Handbuch von tomedo-iOS.

Allgemeine Konfiguration von Formularen

Wenn Sie ein neues Custom-Formular erstellen oder ein bereits vorhandenes (Custom-)Formular ändern möchten, können Sie dies in der Detailansicht auf der rechten Seite des Fensters tun, nachdem Sie das entsprechende Formular neu angelegt oder in der Liste links ausgewählt haben.

Mit der Definition des Kürzels 1 kann das Custom-Formular in der Kommandozeile aufgerufen werden. Weiter erscheint das Kürzel, wenn Sie das Formular in die Symbolleiste einfügen. Im Namen 2 kann das Formular und dessen Funktion näher erläutert werden. Der Name erscheint außerdem in Form eines Tooltips, wenn Sie mit der Maus über das entsprechende Bild in der Symbolleiste fahren. Ein Bild zur Darstellung in der Symbolleiste kann im Feld „Eigenes Bild“ 3 über Drag-and-drop hochgeladen werden. Wenn hier kein Bild hinzugefügt wird, wird von tomedo® automatisch das Standardbild für Formulare benutzt. Die Text- und Hintergrundfarben 4 beziehen sich hier ausschließlich auf die Visualisierung des Karteieintrags innerhalb der Kartei.

Die Verfügbarkeit des Formulars in den Symbolleisten der Kartei und der Tagesliste sowie der Kommandozeile wird durch Checkboxen 5 geregelt, genauso wie die Angabe, ob ein Formular direkt ohne Anzeige gedruckt werden, nicht in der Kartei gespeichert, oder auf iOS ignoriert werden soll.

Des Weiteren stehen im Bereich 6 für den Druck relevante Einstellungen zur Verfügung:

• Sie können über eine Checkbox den direkten Druck ohne vorherige Anzeige aktivieren.
• Sie können unter „Gruppe“ den Drucker einer Druckgruppe zuordnen. Die Wahl einer Gruppe ordnet das Formular automatisch einem bestimmten Druckprofil zu. Über das Symbol mit den drei Punkten rechts neben dem Feld „Gruppe“ kommen Sie zur außerdem zur Druckgruppenverwaltung, wo Sie Einstellungen für die Druckgruppen vornehmen können (mehr Details dazu unter dem verlinkten Artikel).
• Alternativ können Sie unter „Druckprofil“ das Formular auch direkt einem Druckprofil zuordnen. Dies hat den gleichen Effekt wie in den tomedo® Einstellungen unter Arbeitsplatz → Druckprofile.
• Des Weiteren können Sie über das Fernrohrsymbol rechts neben dem Feld „Druckprofil“ ein Menü öffnen, in dem angezeigt wird, an welchem Client ein Formular über welches Druckprofil gedruckt wird. Die Druckprofile können auch hier verändert werden.

Hinweis: Wenn Sie einzelne Formulare direkt einem Druckprofil zuordnen, so ist diese Zuordnung stärker als die Zuordnung über die Gruppe. Dabei gilt:
1. Die direkte Zuordnung einzelner Formulare zu Druckprofilen kann an jedem Arbeitsplatz individuell vorgenommen werden.
2. Die Einteilung von Formularen in Formulargruppen gilt praxisweit

• Beachten Sie dazu auch die Hinweise im Handbuch in dem nachfolgend verlinkten Kapitel dazu, wie Sie die Zuweisung von Druckprofilen zu einem Formular mit Druckgruppen oder direkten Zuordnungen arbeitsplatzspezifisch konfigurieren können:
  Zuweisung eines Druckprofils zu einem Formular bzw. einer Briefvorlage
• Außerdem können Sie über das Menü unter „ordinationsweit konfigurieren wie“ den Druck für dieses Formular ordinationsweit konfigurieren wie für ein anderes Formular, das sie aus einem Drop-Down-Menü auswählen können.
  Hierfür gelten einige Regeln, die im Folgenden erläutert werden:
  • 1. Regel: Falls für das andere Formular keine direkte Zuweisung zu einem Arbeitsplatz vorliegt sondern diese Zuweisung per Druckgruppe erfolgt, dann wird von dem anderen Formular nicht dessen konkrete Zuweisung zu einem Druckprofil sondern dessen Eigenschaft der Zuweisung per Druckprofil übernommen. Dies soll an einem Anwendungsbeispiel erklärt werden
    
    1. Anwendungsbeispiel:
    Für ein Formular A soll an einem Arbeitsplatz eine direkte Zuweisung zum Druckprofil D vorliegen.
    Eine Druckgruppe DG₁ würde für das Formular A zwar eigentlich eine Zuweisung zum Druckprofil G₁ machen; die zuvor genannte direkte Zuweisung „überstimmt“ aber diese Zuweisung per Druckgruppe, siehe dazu auch
    Zuweisung eines Druckprofils zu einem Formular bzw. einer Briefvorlage.
    
    Für ein Formular B erfolgt an diesem Arbeitsplatz des Weiteren eine Zuweisung per Druckgruppe DG₂ zum Druckprofil G₂.
    
    Wenn man nun über die Funktion „ordinationsweit konfigurieren wie“ die Zuweisung des Druckprofils für das Formular A vom Formular B übernimmt, so übernimmt das Formular A vom Formular B die Eigenschaft der Zuweisung per Druckgruppe:
    D.h. dem Formular A wird wieder über seine Druckgruppe DG₁ sein Druckprofil zugewiesen, d.h. das Formular A hat dann das Druckprofil G₁ (aber nicht G₂).
    
  • 2. Regel: Die Funktion „ordinationsweit konfigurieren wie“ arbeitet außerdem so, dass jeweils an jedem Arbeitsplatz für das aktuell ausgewählte Formular das Druckprofil übernommen wird, das an diesem Arbeitsplatz für das andere Formular ausgewählt wurde.
    Wie unten an einem Beispiel erläutert wird, muss die Nutzung dieser Funktion also nicht dazu führen, dass dann an allen Arbeitsplätzen für das ausgewählte Formular das gleiche Druckprofil vorliegt.
    
    2. Anwendungsbeispiel:
    Wir nehmen für das 2. Anwendungsbeispiel an, dass hier alle Zuweisungen von Formularen zu Druckgruppen direkt sind und nicht per Druckgruppe erfolgen.
    
    Des Weiteren liegt diese Situation vor:
    Am Arbeitsplatz 1 habe das Formular A vor der Nutzung der Funktion das Druckprofil A₁ und das Druckprofil B das Druckprofil B₁.
    Am Arbeitsplatz 2 habe das Formular A vor der Nutzung der Funktion hingegen das Druckprofil A₂ und das Druckprofil B das Druckprofil B₂.
    
    Nutzt man nun die Funktion „ordinationsweit konfigurieren wie“, um die Einstellungen vom Formular B zum Formular A zu übertragen, so hat dies diese Auswirkungen:
    • Dann hat am Arbeitsplatz 1 nach der Nutzung der Funktion das Formular A das Druckprofil B₁.
    • Aber am Arbeitsplatz 2 hat nach der Nutzung der Funktion das Formular A das Druckprofil B₂.

Als weitere Druckeinstellung können Sie noch die entsprechenden zu druckenden Seiten unter 7 angeben, was ordinationsweit zum Tragen kommt. Wie in jedem OSX- bzw. MacOS-Druckfenster können Sie dabei die Seiten mit „,“ (Komma) für Aufzählungen oder mit „–“ (Minus) für Bereiche getrennt angeben, z.B.: 1,2,6 oder 1–4,6 oder 1,2,1,2.
Hierbei gibt es zwei Optionen: Blankodruck (mit Hintergrund) und Direktdruck (ohne Hintergrund). Wenn Sie diese leer lassen, so werden alle verfügbaren Seiten gedruckt. Haben Sie zusätzlich die „sparsamer Blankodruck“-Checkbox (tomedo® Einstellungen) aktiviert, so werden dementsprechend weniger Seiten gedruckt.

Mit der Auswahl „Vorschlag für“ 8 können Custom-Formulare für einen bestimmten Bereich (Kassenbuch, Terminzettel, Armband, Onlinesprechstunde, Umschlagdruck, Medikamentenetikett) direkt ausgewählt werden.

Ausgelieferte Formulare sind einer Kategorie 9 zugeordnet. Standardmäßig stehen folgende Kategorien zur Auswahl:

• Psychotherapie
• Andere
• BG
• Custom-Formulare
• Extern
• KV
• Laborüberweisung
• Privat

Wenn es sich um ein Custom-Formular handelt, haben Sie außerdem die Möglichkeit, dieses entsprechend zu verwalten und anzupassen. Dazu klicken Sie auf den Button „Zur CustomFormular-Verwaltung…“ 10, worauf sich ein neues Fenster öffnet. Weitere Informationen zur Konfiguration von Custom-Formularen finden Sie in den folgenden Abschnitten.

Über das Konfigurationsmenü können auch eigene Kategorie angelegt und entsprechend im Auswahlmenü ausgewählt werden. Über die Hausschaltfläche wird automatisch eine Kategorie, in Abhängigkeit der zugeordneten Betriebsstätte zum Arbeitsplatz (AP) in den tomedo Einstellungen, erstellt bzw. gesetzt. Lautet am AP das Kürzel der Betriebsstätte „Jena“, dann wird eine Kategorie „Betriebsstätte Jena“ angelegt, wenn diese noch nicht existiert und wird direkt dem Formular zugeordnet.

Hinweis: Wird das Kürzel der Betriebsstätte nachträglich geändert, wird nicht automatisch auch die Kategorie angepasst.

In der Formularliste 10 kann nach der Kategorie sowie Name und Kürzel des Formulars gesucht und gefiltert werden.
Außerdem können Sie in der Formularliste einstellen, welche Formulare sichtbar oder unsichtbar sein sollen; unsichtbare Formulare werden im Menü nicht angezeigt.

Über den Button „Editieren“ 11 gelangen Sie zur Custom-Formuar-Verwaltung, dem Konfigurationsfenster für Custom-Formulare, siehe folgenden Abschnitt.

Hier besteht die Möglichkeit, sich gelöschte Formlare anzeigen zu lassen 12und ggf. wieder auf „nicht gelöscht“ zu setzen.

Außerdem können Sie über die Tabelle unten links 13 die Formulare nach Kategorien gruppiert einsehen. Sofern ein Formular in dieser Tabelle von den (Brief-)Vorlagen kommt, ist dieses kursiv ausgeschrieben.

Tipp für Formulardruck

Formulare werden immer auf den eingerichteten Drucker gedruckt. Möchten Sie aber zwischendurch auf einen anderen Drucker/Warteschlange drucken, funktioniert das auch ohne die Druckeinstellungen umständlich zu ändern. Dazu drücken Sie mit der gedrückten ⌥Option-Taste das Drucksymbol im Formularfenster. Anschließend erscheint eine Auswahlliste von allen Druckern in der Praxis (bzw. solche, die im Netzwerk freigegeben sind) sowie eine Fax-Schaltfläche.

Des Weiteren können Sie fast alle Formulare als Leerdruck ausdrucken, d.h. Druck ohne Befüllung der Felder. Dazu muss bei Klick auf das Drucksymbol im Formularfenster die fn-Taste gedrückt werden.

Tipp für Formularbefüllung

In den tomedo® Einstellungen unter Praxis → Sonstiges → Formulardruck ist einstellbar, dass bei Drag-and-drop von Karteieinträgen in ein Formularfeld nur der Text oder mit Karteieintragtyp und Datum eingefügt werden soll.

Vorlagen und Symbolleiste von Formularen

In den geöffneten Formularen, können Sie das Kontextmenü im Formularkopf mit der rechten Maustaste (oder Tastenkombination ⌃ Ctrl + linke Maustaste) öffnen. Dort klicken Sie auf „Symbolleiste anpassen …“, um die verfügbaren Buttons (Favoriten) in der Symbolleiste zu ergänzen. In diesem Fenster „Bewege deine Favoriten in die Symbolleiste…“ können Sie das Symbol „Vorlage…“ via Drag-and-drop zu den anderen Symbolen im Formularkopf hinzufügen.

In geöffneten Formularen befindet sich außerdem oben eine Option „Vorlage…“ (siehe im folgenden Screenshot als Beispiel beim Formular „Bericht des Kurarztes“):

Durch einen Klick auf diese Option „Vorlage…“ öffnet sich die Vorlagenverwaltung:

Hier haben Sie folgende Optionen

• Durch einen Klick auf das „+“-Symbol 1können Sie das gerade genutzte Formular mit den aktuellen Eintragungen als Vorlage anlegen

Bereits vorhandene Vorlagen können Sie durch einen Klick auf diese in der Liste auswählen.

• Eine ausgewählte Vorlage können Sie über das „-„-Symbol 2 löschen
• Eine ausgewählte Vorlage können Sie über den Button „überschreiben mit aktuellen Werten“ 3 mit den aktuellen Eintragungen im gerade genutzten Formular überschreiben
• Für eine ausgewählte Vorlage können Sie deren Namen abändern über einen Klick auf den Button „Name ändern“ 4. Alternativ geht dies auch per Rechtsklick auf eine Tabellenzeile.
• Für eine ausgewählte Vorlage können Sie diese über einen Klick auf den Button „inkl. Kommandos editieren“ 5 öffnen. In dieser Vorlage genutzte Briefkommandos und Textbausteine – mehr dazu siehe unten unter Tipps – sind dann nicht ersetzt und können editiert werden.
• Eine Vorlage kann über die zugehörige Checkbox in der Spalte „Standard“ 6 als Standardvorlage festgelegt werden.
  Dies bedeutet, dass bei der Öffnung dieses Formulars standardmäßig alle Eintragungen aus dieser Vorlage in das Formular übertragen werden.
  • Hinweis: Für die Überweisung gibt es bereits eine „Standardvorlage“ die automatisch „kurativ“ & „Mit-und Weiterbehandlung“ ankreuzt.
• Wenn Sie eine Vorlage ausgewählt haben, können Sie durch einen Klick auf den Button „Auswahl übernehmen“ 7 deren Inhalte in das aktuelle Formular übernehmen.
  Wenn Sie stattdessen ohne diese Übernahme das die Vorlagenverwaltung schließen möchten, ist dies über den Button „Schließen“ 8 möglich.

Tipps:

• Sie können bei Vorlagen auch Briefkommandos und Textbausteine verwenden.
• Standardvorlagen können – insbesondere bei Nutzung von Briefkommandos und Textbausteinen – im Praxisalltag ein wertvolles Werkzeug sein, wenn Sie bei bestimmten Formularen regelmäßig die gleichen Formulierungen verwenden.
  • Beispiel: Wenn Sie im Formular „Bericht des Kurarztes“ im Textfeld „Informationen an weiterbehandelnden Arzt“ wie im Bild oben den Text
    $[if_Frau Die_Patientin Der_Patient]$ $[patient_vorname]$
$[patient_name]$ beklagte sich zu Behandlungsbeginn über
    eintragen und das Formular als Standardvorlage festlegen, dann wird z.B. für den Patienten Max Mustermann bei Öffnung des Formulars in diesem Textfeld dies eingetragen sein:
    

• Für einen schnellen Zugriff können Sie erstellte Vorlagen auch in die Symbolleiste Ihrer Formulare ziehen: